その2 市場価格方式による予定価格作成方法、購入実績照会と値引率

イギリス コッツウォルズ 市場価格方式
イギリス コッツウォルズ

この記事を読むのに必要な時間は約 11 分です。

市場価格方式で予定価格を作成するときに、他の官公庁へ購入実績を照会する方法の解説です。納入実績一覧から契約担当部署を探し、事前に電話照会する方法を具体的に解説します。また、値引率の考え方を理解し、正確な値引率を把握することが重要です。

購入実績の調査

 

入札に参加を希望する会社から提出された納入実績一覧(証明書)に次のように記載されていると仮定します。

 

納入年月日 2009年6月
納入場所 ○○省会計課
件名(品名)パソコン50台
納入価格 490万円
定価 700万円

 

最初に行う手続きは、上記の納入場所の契約担当部署を調査することです。

 

官公庁関係の組織は、インターネットで電話番号が公開されている場合が多いです。YahooやGoogleなどの検索サイトからインターネットで調べます。キーワードとしては組織名と「調達」、「入札」などのキーワードで見つけることができます。電話番号と担当係名をメモします。

 

見つからない時は、各省庁などの代表電話番号あるいは総務係(庶務係)などへ電話し、自分の所属氏名を伝え、「購入実績の照会を行いたいので、契約担当係を教えてください。」と言えば、親切につないでくれます。今は役所はサービスが良いですから遠慮せず電話します。

 

官公庁などの公的組織が実施する契約手続きは、会計検査院からの指導で、購入実績を調査することが義務付けられています。官公庁相互に情報交換することは仕事の一部です。

 

万が一「そんな協力は出来ない」というような組織があれば、日付、電話番号、組織名、相手の名前をメモしておき、会計検査院の実地検査のときに、その旨を説明すれば問題ありません。

 

一般的に契約を担当する部署名は、「調達課」「契約課」「用度課」「会計課」などです。

 

契約担当部署を探すことができたら、次に電話で詳細を依頼します。

 

電話照会の方法

 

「お世話になっております。私は○○省契約課の高橋と申します。」

 

相手「こちらこそお世話になっております。」

 

「お忙しいところ、大変恐縮ですが、物品の購入実績の照会をさせて頂きたいと思いまして、電話を差し上げました。」

 

ここで恥ずかしくないように、必ず「購入実績の照会」と言います。

納入実績一覧(証明書)は、販売会社が物品を販売した証明です。会社から見ると納品です。品物を納入した証明です。一方、官公庁側は買った側(つまり購入した側)です。

 

簡単に言うと、販売会社から見ると「納入実績」で、購入者の官公庁側から見れば「購入実績」です。この二つを混同してはいけません。言い間違えると、契約実務の素人と思われ、ちょっと恥ずかしいです。(相手に笑われてしまいます。)

 

相手「はい、どのような内容でしょうか?」

 

官公庁関係の契約担当部署は、100万円以上の契約では予定価格を作成しなければななりません。そして「市場価格方式」で予定価格を作成するときは、納入実績の照会が必要になることを知っているので、話は早いです。

 

しかし、時折、契約実務の経験の浅い人などは、なぜ他の官公庁のために、わざわざ購入実績の調査を行う義務があるのかと、疑問に思ってしまう契約担当者もいます。そのときには丁寧に調査の目的と必要性を説明しなくてはなりません。「会計検査院からも他機関の購入実績を調査するよう指導されています。」と言えば、通常は快く応じてくれます。

 

「2009年6月頃に490万円くらいのパソコンを購入されているとのお話をお伺いしまして、購入実績の照会させて頂きました。当時の定価や契約金額について、電子メールかFAXで照会させて頂いてよろしいでしょうか?」

 

相手「はい、確かに購入した記憶がありますので、メールかFAXで照会して頂けましたら、折り返し回答をいたします。」

 

「ありがとうございます。とても助かります。それではFAXで送らせて頂きます。担当の方のお名前とFAX番号を教えて頂けますでしょうか。」

 

相手「はい、担当は私、山田です。○○省会計課調達係あてにお願いします。FAX番号は○○です。」

 

「ありがとうございます。それでは、早速FAXさせて頂きます。」

 

このようなやりとりで、購入実績の照会を行います。回答までには、最低でも1週間程度の期間を設けて依頼します。

 

購入実績の照会が必要な理由

 

購入実績の照会を行う理由は、ほんとに稀ですが、値引率を間違えて算出することがあるからです。販売会社の提出した納入実績一覧(証明書)の定価と契約金額が、実際の金額と異なることがあるのです。値引率が、実際の取引価格で算出する率よりも少ないことがあります。予定価格は、過去の値引率を参考に作成しますので、値引率を間違えると適正な予定価格を作成できません。

 

例えば 定価100万円(税抜き)で契約金額が70万円(税抜き)とすれば、値引率は30%です。この場合、納入実績一覧の契約金額が80万円(税抜き)と誤って記載されていれば、値引率は20%となってしまいます。実際の値引率は30%なのに納入実績一覧の記載ミスにより値引率が20%になると、10%相当の予定価格過大積算となってしまいます。

 

記載ミスの原因として、販売会社は通常値引きが20%なので、特別出精値引きとした10%加算分を忘れていることなどが想定されます。今までの経験では、値引率の相違(事実と違う金額の記載)は、販売会社側で調査ミスのケースがほとんどです。ミスであれば納入実績を提出した販売会社へ再確認し、修正したものと差し替えるのが安全です。

特別出精値引きの合理的な理由

 

よく議論になる部分ですが、「出精値引き」と「特別出精値引き」という考え方があります。

 

売る側からすれば、利益を多く確保したいので値引きが少ない方が有利です。しかし、官公庁との長年の取引などを考えて特別に値引きする場合もあります。その場合、通常の取引は値引率20%ですが、「今回限りの特別出精値引き」として官公庁のみ30%とするケースなどがあります。

 

「特別出精値引き」には、いろいろな理由があります。

 

よくある例は、新製品が発売されたので、旧式の製品の在庫をなくすために、通常の値引きよりも大きく値引く場合です。また、ショールームなどの展示品で在庫限りの場合、あるいは逆に新製品としての販売実績を官公庁で得るために、通常より値引きを多くすることがあります。

 

しかし、一般的には、「特別出精値引きの理由書」が提出されておらず、その理由が合理的でない場合は、特別出精値引きも、通常の値引きと同じと考えられます。

 

例えば、毎回、契約の都度、見積書に「特別出精値引き」と書いてあっても、その理由が明確でない場合(この契約のみにしか適用できない合理的な理由書が提出されていないとき)は、通常の「出精値引き」と同様の扱いになります。

 

「市場価格方式」で予定価格を算出する場合、「参考見積書」に「特別出精値引き」と記載されていれば、その理由を聞き、本当に今回限りの値引き(次回からの取引には使えない特別な理由)があれば、その理由書も併せて提出してもらう必要があります。

 

なぜなら、例えば、通常値引きが20%で、今回限りの特別出精値引きの30%で契約したとしましょう。「特別出精値引きの理由書」が、販売会社から提出されていない場合は、次回以降の入札を実施するときは、特別出精値引きの30%を予定価格として採用することになってしまいます。

 

ところが、販売会社としては、前回の値引率30%は、在庫処分品で特別に事情があったことなので、その後の入札では適用できずに20%しか値引きできないとします。

 

すると、悲劇が起こります。

 

予定価格は30%値引の金額が記載されていますが、入札書は20%までしか値引きできないので、落札しません。

 

つまり契約が出来なくなってしまいます。

 

落札しないので、仕方なく入札を打ち切り、契約を全て見直し最初からやり直すことになります。

 

前回30%の値引率で契約した理由を調べることになります。また逆に、今回の値引率が20%の理由も販売会社へ聞き取り調査しなくてはなりません。これは相当な労力を要する手続きになってしまい、双方にとって大きな負担です。

 

時間の経過と値引率

 

一般的に、市場に多く出回っている、需要の大きい製品は、時間の経過に比例して値引率が大きくなります。いわゆる値崩れ状態です。

 

これは、競争原理の働く取引市場では、ライバル企業や後発企業が、さらに良い製品(安くて質の良い製品)を製造し販売することと、コストの改善(時間と共に原価が安くなること)が図られるので、値引率が大きくなるのが自然な状態です。

 

しかし、需要の小さな特殊な製品は、時間の経過に関係なく値引率が変わらないのが一般的です。

 

特に利用分野が限られている研究用の精密装置や海外からの輸入製品、特殊な技術(特許技術)が用いられている製品などは、年数が経過しても値引率は一定です。特殊な機器は、修理や保守などのアフターサービスの関係からも値崩れを抑えていることが多いです。

 

購入実績の照会という手続き自体は、過去に、会計検査院が強く指導してきた経緯があります。最近は検査の視点が変わってきていますが、20年ほど前までは、かなり厳しく購入実績の照会と値引率の確認を指導していました。

コメント