その1 市場価格方式による予定価格作成方法、契約実績と参考見積書

イギリス コッツウォルズ 市場価格方式
イギリス コッツウォルズ

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「市場価格方式」で予定価格を作成する方法の解説です。官公庁の契約手続きの中で、一番多い物品購入契約を例として、予定価格の作成方法を詳しく解説します。市場価格方式では、過去の実績から、定価と値引率を調査します。納入実績がポイントです。

物品購入契約の予定価格作成方法

 

官公庁の契約手続きで一番多い物品購入契約の予定価格作成方法です。

 

既製品(カタログ製品)など、既に製品として販売されている物品を購入するときの予定価格作成方法の解説です。

 

最初に会計法令を確認します。

 

予定価格の作成方法について定めた会計法令は「予算決算及び会計令」(予決令・・よけつれい)です。

予算決算及び会計令
第八十条第二項

予定価格は、契約の目的となる物件又は役務について、取引の実例価格、需給の状況、履行の難易、数量の多寡、履行期間の長短等を考慮して適正に定めなければならない。

 

この条文を細かく分析します。

 

「契約の目的となる物件」

購入しようとする物品のことを意味します。
パソコンなら、本体の他、ディスプレイ、キーボード、WindowなどのOSやOffice等の必要なソフトも含みます。買おうとするもの全てです。

 

「取引の実例価格」

実際に取引が行われた価格です。つまり、過去に行われた購入契約の価格です。購入契約の予定価格作成で一番重要です。

取引の実例価格を調査する方法は、過去の契約実績の調査と入札に参加を希望する会社から提出してもらう参考見積書を基に調査します。調査の目的は、値引率を把握することです。過去の契約時の定価と納入価格、消費税の有無などを調べて値引率を調査します。また、インターネットで価格を調べることもあります。詳細は後述します。

 

「需給の状況」

需要と供給の状況です。通常取引されている既製品では気にする必要はありません。極めて特殊な物品で希少価値があるものや、緊急に買う必要があるのに高い定価のものしか在庫がないなどの特殊な状況下で考慮する部分です。在庫が少なく希少であれば価格が高く、人気がなく売れなくて、在庫過剰であれば値下げで価格が低くなります。

 

「履行の難易」

契約内容が質的に困難なものです。物品売買では稀です。納品場所が高い山の上にあるとか、博士号を持つ専門技術者による高度なデータ解析が必要で人件費が高くなる、などのケースです。

 

「数量の多寡、履行期間の長短」

通常の契約では、数量が多いときや履行期間が長いときは、金額が安くなります。逆に、反対の条件であれば金額が高くなります。緊急に納品が必要のときは、履行期間を短く設定するので、契約金額が高くなる可能性があります。そのときは履行期間を短く設定せざるを得なかった対外的な説明資料が必要です。

 

契約実績の調査、自分の職場を調べる

 

上述の「取引の実例価格」を調査する方法は、入札に参加を希望する会社等から契約実績一覧(納入実績一覧)を提出してもらいます。実績の調査を行うことで値引率を確認します。過去の値引率が判明すれば予定価格の作成は簡単です。

 

実績の調査は、自分の職場の過去の契約実績と他の官公庁関係の契約実績を調べます。

 

自分の職場の契約実績は、パソコンなどで契約のデータベースを調べたり、あるいは物品の管理台帳のデータベースを調べます。官公庁は、会計検査院による実地検査に必要な購入調書を毎年作成しているので、そのデータも利用可能です。

 

また、前任者あるいは長く在籍している周りの人へ、過去に購入した記憶があるか聞くのも効率的です。心当たりを探し調査します。

 

過去の契約実績は、同一物品が望ましいですが、類似品でも可能です。メーカーが同じで、契約金額が同程度のものが理想です。過去の契約実績が見つかれば、当時の契約関係書類の定価と値引き額が記載してある書類をコピーします。

 

納入実績一覧、契約実績一覧の様式

 

自分の職場の契約実績を調べるのと平行して、入札に参加を希望する会社から「納入実績一覧(契約実績一覧)」を提出してもらいます。入札を実施するとき、入札説明書の参加条件の中で提出書類として義務付けます。

 

過去に販売した物品の契約実績について、次のデータを表形式で作成してもらいます。もし、同じ物品の契約実績がない場合は、同一メーカーの類似品で契約実績を提出してもらいます。官公庁関係への納入物品で過去2年以内が望ましいです。

 

効率的な方法として、納入した時の契約書類(契約書や見積書、定価表など)の写しも併せて提出してもらいます。

 

納入実績証明書(納入実績表など呼称は様々です。)

  • 納入年月
  • 納入場所
  • 契約件名(または品名・型式・数量)
  • 契約時の定価(消費税抜き)
  • 契約価格(消費税抜き)

 

契約実績が多数あるときは、同一メーカーで契約金額が同じくらいの実績を10件くらい記載してもらいます。値引率は、メーカーによる差異はありますが、同一メーカーなら製造過程が同じなので、定価を設定する際の原価計算も同じです。同一メーカーなら製品が異なっても値引率は同じくらいと見做せます。

 

他官公庁の「購入実績の照会」

 

納入実績一覧(契約実績一覧)の書類について、納品先の官公庁へ電話をかけて、その当時の契約関係書類のコピーを送ってもらいます。当時の価格が正しいかどうか、契約方式は何かなどの調査を行います。値引率と契約方式を調査するのが目的です。

 

納入先へ事前に電話して、購入実績書類の提出に協力してもらえるか尋ねます。協力してもらえるなら、メールあるいはFaxで「購入実績の照会」として書面で正式に依頼します。当時の契約書の写しや見積書も可能なら送ってもらいます。

 

通常はこれらの書類を提出してもらうのに、最低でも1週間程度は必要なので、早い段階で「購入実績の照会」を依頼します。

 

参考見積書の取り寄せ

 

実績調査は、過去の取引価格を調べるものですが、参考見積書は直近の取引価格を調査するものです。入札(開札)の前段階で提出してもらう書類です。入札説明書の参加条件の中で、入札前の提出書類として義務付けることが多いです。

 

見積書ではなく、参考見積書であることに注意してください。見積書は契約の申込です。入札書と一緒です。発注者が承諾することによって契約が成立します。

 

参考見積書は、入札(開札)前に、取引金額の参考価格を把握するために提出してもらうものです。通常の取引価格(通常値引きの価格)として提出してもらいます。この後に行なう入札は、参考見積金額よりも、さらに特別値引きした安価な金額で提出するのが一般的です。

 

以上の、実績調査、参考見積書の確認は、いずれも定価と値引額を把握するためのものです。集めた書類は必ずクリップなどで整理保存しておくことが大切です。

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