仕事がわからなくて不安なときの解決策！仕事を効率的に覚えるコツ

仕事がわからないと不安です。初めて担当する仕事を効率的に覚える方法です。新人や人事異動で新しい仕事を担当する人にとっては、毎日が不安だらけです。知らない仕事ばかりで悩みます。誰もが通過する試練とわかっていてもツライものです。

初めての仕事は不安の方が大きい

新人のときや人事異動で新しい仕事を担当するときは、とても不安になります。新しいことにチェレンジできるという楽しさもありますが、多くの人は不安感の方が半分以上あるはずです。（私は心配性な性格のため、人事異動のたびに9割が不安でした。いつも不安ばかりで逃げ出したい気持ちになりました。）

 

でも、この不安感は、自然で大切な感覚です。不安感があるからこそ頑張れるのです。心配して悩むことも大切なのです。（これは、後になって思うことで、当時は感じられませんでしたが。）

 

初めての机に座り新しい仕事を始めると、どうすれば良いか、まったくわかりません。新人のときは、わからなくて焦り不安になるでしょう。不安をなくすために、早く仕事を覚えたいと思います。どのように仕事を覚えたら良いか、何を勉強したら良いかと悩みます。でも新人に限らず、事務系の仕事の多くは、人事異動で職場が変わると、まったくわからないのが普通です。そんなときの対処方法を解説します。

 

私自身、40年間の公務員生活で、19回人事異動を経験しました。ほぼ2～3年おきに新しい職場へ異動しました。これらの異動経験から、初めての仕事に取り組むときの不安や悩みを解決する方法です。

なぜ誰も助けてくれない？

 

実際に勤務を始めると、仕事がわからない、あるいは覚えられないと悩むことがあります。しかしその原因は、あなたがサボっているわけではありません。頭が悪いからではありません。あなただけでなく、誰もがわからないのです。それが「初めての仕事」なのです。公務員だけでなく民間企業でも、初めての仕事で悩むのは同じです。

 

そして焦ってくると、先輩や上司がきちんと教えてくれない、と周りに対して不満を持つようになります。最初の頃は自分自身に余裕がなく、いっぱい、いっぱいな状態です。わからないことを聞いて、言われたとおりに進めるしかありません。しかし少し余裕が出て来ると、次のように周りの人へ不満を持ってしまいます。

教えてもらっても、何を言ってるかわからない！

 

聞きたいことを教えてくれない！

 

聞きたいことと、別の話をされて、余計にストレスになる！

 

何を聞いても、わかりやすく教えてくれない！

 

もしかして、外れ上司に当たったのかも！

 

もし自分の近くに、同じような立場の人（新人や人事異動で着任した人）がいればラッキーです。休憩時間や勤務終了後に、お互いの悩みを打ち明けながら、励まし合うことができます。仕事のツラさを、同僚と理解しあうことができます。しかし自分の周りに同じような立場の人がいないときは、ひとりで悩みを抱え、自力で解決するしか方法がありません。

 

上司や先輩の立場からすると、最近（2020年現在）では、「ハラスメント」という言葉があるため、若い人に対して教えづらい時代になっています。しつこく教えたり、厳しく教えればパワハラになってしまいます。ひと昔前なら、仕事が終わった後に、強制的に飲み会へ連れていき、一緒になって大笑いしながら遊ぶことができました。お酒を飲みながら本音で語り合えたのです。日々のプライベートな悩みまで聞いてもらうことができました。

 

しかし今は「アルハラ」という言葉もあり、時間外のつきあいは無理強いすることができません。かなり人間関係が希薄になってしまったのです。（昔は、プライベートはありませんでした。勤務時間外でも、先輩たちについていく時代でした。忍耐こそがすべてです。先輩に意見すれば、すぐに頭を叩かれる時代です。私はコブだらけになった経験もあります。現在の方が健全だと感じていますが少し寂しいです。）

 

そうは言っても、若い人の悩みは、昔も今も変わりません。そこで、少しでも前に進めるような解決策が必要です。

あらゆる情報を浴びる

大学や高校を卒業して公務員になった人は、まず最初に、意識を変えなければなりません。仕事を進める上でテキストや参考書は存在しません。学校に通っていたときは教科書があり、先生が教えてくれました。何もしなくても、わからないことを教えてもらうことができました。

 

しかし社会人になると、教科書がありません。学生時代のような先生もいません。何もしなければ、何も進みません。前に進むためには、自分で仕事を覚えていくしかないのです。

 

学生時代に、うすうす感じていたと思います。しかし実際に、自分がその立場になると、どうして良いかわからず時間だけが進んでしまいます。

 

そして先輩と一緒に仕事をしていると、自分は何もできないことを思い知らされます。電話が鳴り受話器を取るのも怖いです。聞かれても何もわかりません。何を聞けば良いのかもわかりません。「わからない部分がわからない」のです。自己嫌悪に陥り、悩み辛くなります。

 

しかし、これは正常な感覚です。初めての職場では、誰もが感じることです。むしろ不安を感じることで成長します。

 

私の経験からすると、公務員の仕事には正解がありません。毎日、先輩や上司たちも悩みながら仕事をしています。書類の作成についても、この方法で良いのか、法令に違反してないか、組織の方針に反してないか、ほんとに国民に役立つか、などなど迷いつつ仕事をしています。あなただけでなく、みんな悩んでいるのです。心配することありません。悩んでいいのです。不安になっていいのです。

 

私は昔、意地の悪い先輩から「胃潰瘍で入院してこそ一人前だ！」などと、毎日のようにイヤミを言われたことがあります。我慢しきれず、2か月ほど後に大ゲンカになりました。その後に聞いた話では、その先輩は、案の定、みんなに嫌われていました。先輩が人事異動でいなくなった後、みんな大喜びでした。私は、もっと大喜びでした。

 

仕事の悩みを解決する最善の方法は、わからないことをなくすことです。仕事がわからないから不安になり、どうしたら解決できるのかと悩みます。そして、その解決策がないのに見つけようとします。暗い洞窟に迷い込み、出口が見えずに辛くなります。

 

最初のうちは、仕事がわからなくて良いのです。時間をかけて身体で覚えていくうちに、自然と仕事が理解できるようになります。いろいろな書類を作っているうちに、ある時、ふと理解できるようになるのです。

 

今は悩んでいても、深刻にならないことです。わからないときは、先輩や上司に聞き、それでも理解できないときは、「ま、いいか！　そのうち、わかるだろ」とスルーします。すぐに頭を切り替えることです。

 

人事異動のたびに、私がいつも実践してきた仕事の覚え方は次のとおりです。

 

自分の担当の仕事について、時間に余裕があるときは、過去の書類に目を通すのです。どの場所に、どのような書類があるかを把握するのです。書類は１枚１枚目を通します。しかし覚える必要はありません。サッと見て、視覚で捉えるだけです。どのファイルにどんな書類があるか、どのキャビネットにどんなファイルがあるか、過去の書類を見ておくのです。すると実際に書類を作る場面になったときに役立ちます。（あ、この書類なら、たしか、あのファイルに過去のものが綴られていた）と思い出せます。すると徐々に仕事が効率的になります。

 

次に大切なことは、自分の所属する部署の仕事は、すべて自分の勉強になると考えて、積極的に周りの人を手伝うことです。公務員の仕事は、公開されてない事務手続きが多いです。今、自分が所属しているからこそ「見ることのできる書類」がたくさんあります。大変かも知れませんが、同僚や先輩の仕事を積極的に手伝うのです。そうすることで加速度的に仕事を覚えることができます。そして同時に仲間が増えていきます。

 

つまり、あらゆる情報を浴びる（吸収する）という姿勢で仕事をするのです。情報は知識になります。そして自分に役立ちます。仕事を正しく覚えると、実生活でも役立つことが多いです。

 

本サイトを繰り返し読めば、これらのコツが掲載してあります。ひとりで会計実務を勉強できます。

不安が楽しみに変わる

新人のときも、ベテランになり人事異動するときも、やはり初めての職場は不安になるものです。最初の1週間は、何もわからないです。雰囲気に慣れるまでは居心地も悪いです。他人の家にお邪魔しているような感じで、地に足がつかず気が休まらないです。常に緊張していて、仕事にも集中できません。どこかへ逃げ出したい気分になるものです。

 

そのため私は、初めての職場では、3ヶ月間は感情を持たないようにしてました。慣れないうちは、すべてをイヤに感じてしまうのです。職場の環境に慣れてないのですから、イヤだと感じるのが普通です。

 

そこで私は、がむしゃらに働いて、3ヶ月経過した後で「今の仕事は、本当にイヤなのか？」と自分自身に問いかけてました。すると不思議なもので、最初に感じたイヤな感じが薄まっていました。「まあ、思っていたほどイヤでもないか、なんとかなりそう」と落ち着くことがほとんどでした。

 

稀に、ほんとにイヤな職場もあります。仕事の中身よりも人間関係が原因になっていることが多いです。その時は、素直に上司へ異動希望を伝えました。それでも最低1年間は勤務しないと異動希望は叶いませんが。

 

公務員の人事異動は平均して3年です。一部の技術職の人たちを除き、多くの事務職員は3年前後で人事異動になります。これは、ある意味、とてもラッキーなことです。イヤな人と一緒になっても、我慢するのは2年です。運が良ければ1年以内に、自分か相手か、どちらかが人事異動になります。もし今、人間関係で悩んでいるなら、1年後には解決される可能性が高いです。

 

そして我慢することができて、同じポストで1年を経過すると、かなり精神的に楽になります。最初の1年間は、新しい仕事が舞い込む度に、ドキドキしながら過去の書類を調べることになります。前任者と同じように書類を作り、なんとか仕事を終わらせます。

 

2年目に入ると、職場の環境にも慣れ余裕が出てきます。より深く仕事を理解できるようになります。3年目以降は、さらに余裕ができ、仕事がマンネリ化してきます。3年以上いると、ほぼ新しい仕事はなくなります。こうなると人事異動を希望した方が自分のためになります。

 

人事異動になれば、最初から勉強することになります。知識が増えて人間関係も広がります。なるべく多くの職場を経験する方が、不安になる原因（わからないこと）を減らすことができます。不安要素を少しずつ消すことが自分の成長につながるのです。

 

最初は不安でも、時間が経過するにつれ、楽しさに変わっていきます。安心してください。

 

それと仕事で失敗する人の方が、成長が速いです。私は笑ってごまかすタイプでした。失敗すると恥ずかしいし後悔します。でも、ただそれだけです。むしろ失敗から学ぶことの方が断然多いです。失敗することで貴重な経験ができるのです。今は不安かもしれませんが、失敗しても良いのです。

 

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