仕事がわからない? これが仕事を効率的に覚えられるコツです!

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基礎知識
2006年 セブ島
基礎知識

初めての仕事について「勉強」する方法です。初めて就職した新人や、人事異動になった人にとっては、新しい仕事は不安だらけです。仕事を覚える方法がわからず悩みます。誰もが通過する試練なのですが、本人にとっては大変です。仕事を覚えるコツ、勉強方法の解説です。

 

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誰もが経験する「初めての不安」

 

初めて就職したとき、人事異動で新しい職場で働くとき、とても「不安」になります。新しいことにチェレンジできるという「楽しさ」もありますが、多くの人は「不安感」が半分以上あるはずです。(私は心配性な性格のため、人事異動のたびに、9割が不安でした。)

 

でも、この「不安感」は自然で大切な感覚です。「不安感」があるからこそ「頑張れる」のです。心配して悩むことも大切なのです。

 

初めての机に座り、実際に新しい仕事を始めると、どうすれば良いか、まったくわかりません。新人のときは、わからなくて焦り、不安になるでしょう。不安をなくそうと「早く仕事を覚えたい」と思います。どのように覚えたら良いか、何を勉強したら良いか、と悩みます。でも新人に限らず、事務系の仕事の多くは、人事異動で職場が変わると、まったくわからないのが自然です。そんなときの対処方法を解説します。

 

私自身、40年間の公務員生活で、19回人事異動を経験しました。ほぼ2~3年おきに新しい職場へ異動しました。これらの異動経験から、初めての仕事に取り組むときの「不安」や「悩み」について、解決する方法を解説します。

 

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「誰も助けてくれない」と思うとき

 

実際に勤務を始めると、(公務員の)仕事が「わからない」、あるいは「覚えられない」と悩むことがあります。しかし、その原因は、あなたが「サボっている」わけではありません。「頭が悪い」からではありません。あなただけでなく、誰もが「わからない」のです。それが「初めての仕事」なのです。公務員だけでなく民間会社でも「初めての仕事に悩む」のは同じです。

 

そして焦ってくると、「先輩や上司が、きちんと教えてくれない」と、周りに対して不満を持つことになります。最初の頃は、自分自身に余裕がなく、「いっぱい、いっぱい」な状態です。わからないことを聞いて、言われたとおりに進めるしかありません。しかし少し余裕が出て来ると、次のように、自分以外の人に対して不満を持つようになります。

教えてもらっても、何を言ってるかわからない!

 

聞きたいことを教えてくれない!

 

聞きたいことと、別の話をされて、余計にストレスになる!

 

何を聞いても、わかりやすく教えてくれない!

 

もしかして、「外れ上司」に当たったのかも!

 

もし自分の近くに、同じような立場の人(新人や人事異動で着任した人)がいれば、ラッキーです。休憩時間や勤務終了後に、お互いの悩みを打ち明けながら、励まし合うことができます。「仕事のツラさ」を、同僚と薄めることができます。しかし、自分の周りに同じような立場の人がいないときは、ひとりで悩みを抱え、自力で解決するしか方法がありません。

 

上司や先輩の立場からすると、最近(2020年現在)では、「ハラスメント」という言葉があるため、若い人に対して教えづらい時代になっています。しつこく教えたり、厳しく教えれば「パワハラ」になってしまいます。また昔なら、仕事が終わった後に、強制的に飲み会へ連れていき、一緒になって大笑いしながら遊ぶことができました。お酒を飲みながら本音で語り合うこともできました。日々のプライベートな「悩み」まで聞いてもらうことができました。しかし今は「アルハラ」という言葉もあり、時間外のつきあいは、無理強いすることはできません。かなり人間関係が「希薄」になってしまったのです。(昔は、プライベートはありませんでした。勤務時間外でも、先輩たちについていく時代でした。忍耐こそがすべてでした。先輩に意見すれば、すぐに叩かれる時代です。現在の方が健全だと感じています。)

 

そうは言っても、若い人の「悩み」は、昔も今も変わりません。そこで、少しでも前に進めるような解決策が必要です。

 

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あらゆる「情報」を浴びる

 

大学や高校を卒業して公務員になった人は、まず最初に、意識を変えなければなりません。仕事を進める上で「テキストや参考書」は存在しません。学校に通っていたときは教科書があり、先生が教えてくれました。何もせずに、わからないことを教えてもらうことができました。

 

しかし社会人になると、教科書がありません。何もしなければ、何も進みません。前に進むためには、自分で「仕事を覚えていく」しかありません。

 

学生時代に、うすうす感じていたと思います。しかし実際に、自分がその立場になると、どうして良いかわからず、時間だけが進んでしまいます。先輩と一緒に仕事をしていると、「自分は何もできない」ことを思い知らされます。受話器を取るのも怖いです。聞かれても何もわかりません。何を聞けば良いのかもわかりません。「わからない部分がわからない」のです。自己嫌悪に陥り、悩み、辛くなります。

 

しかし、これは正常な感覚です。初めての職場では、誰もが感じることです。むしろ、不安を感じることで成長します。

 

私の経験からすると、公務員の仕事には「正解」がありません。毎日、先輩や上司たちも、悩みながら仕事をしています。書類の作成についても、この方法で良いのか、法令に違反していないか、組織の方針に反してないか、ほんとに国民に役立つか、などなど迷いつつ仕事をしています。あなただけでなく、みんな悩んでいるのです。心配することありません。

 

私は昔、意地の悪い先輩から「胃潰瘍で入院してこそ一人前だ!」などと、イヤミを毎日のように言われたことがあります。我慢しきれず、2か月ほどで大ゲンカになりました。その後に聞いた話では、その先輩は、案の定、みんなに嫌われていました。

 

仕事の「悩み」を解決する最善の方法は、「わからないこと」をなくすことです。仕事がわからないから「不安」になり、どうしたら解決できるだろうかと「悩み」ます。そして、その解決策がないのに見つけようとします。暗い洞窟に迷い込み「つらく」なります。

 

最初のうちは、仕事がわからなくて良いのです。時間をかけて身体で覚えていくうちに、自然と仕事が理解できるようになります。いろいろな書類を作っているうちに、ある時、ふと理解できるようになります。悩んでも、深刻にならないことです。わからないときは、先輩や上司に聞き、それでも理解できないときは、「ま、いいか!そのうち、わかるだろ」とスルーします。すぐに頭を切り替えて忘れることです。

 

私が、初めての職場に異動したとき、いつも実践してきた「仕事の覚え方」は、次のとおりです。

 

自分の担当の仕事について、時間に余裕があるときは、過去の書類に目を通すのです。「どの場所に、どのような書類があるか」把握するのです。書類は1枚1枚目を通します。しかし覚える必要はありません。サッと見て、視覚で捉えるだけです。どのファイルにどんな書類があるか、どのキャビネットにあるか、過去の書類を見ておくのです。すると、実際に書類を作る場面になったときに、役に立つのです。(あ、この書類なら、たしか、あのファイルに過去のものが綴られていた)と思い出せます。すると仕事が効率的になります。

 

次に大切なことは、自分の所属する部署の仕事は、すべて「自分の勉強」になると考えて、「積極的に手伝う」のです。公務員の仕事は、公開されてない事務処理が多いです。今、自分が所属しているからこそ「見ることのできる書類」があります。大変かも知れませんが、同僚や先輩の仕事を積極的に手伝うのです。そうすることで加速度的に仕事を覚えることができます。そして同時に仲間が増えていきます。

 

つまり、いかに「情報を得るか」という姿勢が大切です。情報は、知識になります。そして仕事に役立ちます。公務員の仕事を正しく覚えると、実生活でも役立つことが多いです。

 

もちろん、本サイトを繰り返し読めば、会計実務を勉強できます。

 

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「不安」が「楽しみ」に変わる

 

新人のときも、ベテランになり人事異動するときも、やはり初めての職場は、不安になるものです。最初の1週間は、何もわからないです。雰囲気に慣れるまでは、居心地も悪いです。「他人の家にお邪魔している」ような感じで、気が休まらないです。常に緊張していて、仕事にも集中できません。どこかへ「逃げ出したい」気分になるものです。

 

そのため私は、初めての職場では、「3ヶ月間は感情を持たない」ようにしてました。慣れないうちは、すべてが嫌に感じてしまいます。最初の頃は、すべてが嫌になるのです。職場の環境に慣れてないのですから、嫌に感じるのが普通です。何しろ、「がむしゃら」に働いて、3ヶ月経過したときに「今の仕事は、本当に嫌なのか?」と自分自身に問いかけるのです。すると、不思議なもので「まあ、それほど嫌でもないか、なんとかなりそう」と落ち着くことがほとんどでした。

 

稀に、ほんとに嫌な職場もあります。その時は、素直に上司へ異動希望を伝えました。それでも最低2年間は勤務しないと異動希望は叶いません。

 

公務員の人事異動は、平均して3年です。一部の専門的な知識が必要な技術職の人たちを除き、多くの事務職員は3年くらいで人事異動になります。これは、ある意味、とてもラッキーなことです。運悪く「嫌な人」と一緒になっても、我慢するのは2年程度です。運が良ければ1年以内で、自分か相手か、どちらかが人事異動になります。もし今、人間関係で「悩んでいる」なら、1年後には解決される可能性が高いでしょう。

 

そして我慢することができて、同じポストで1年を経過すると、かなり精神的に楽になります。最初の1年間は、新しい仕事が舞い込む度に、ドキドキしながら過去の書類を調べることになります。前任者と同じように書類を作り、なんとか終わらせます。

 

2年目に入ると、職場の環境にも慣れ、余裕が出てきます。より深く仕事を理解できるようになります。3年目以降は、さらに余裕ができます。徐々に仕事がマンネリ化してきます。3年以上いると、新しい仕事はなくなります。こうなると人事異動を希望した方が自分のためになります。最初から勉強することになりますが、知識が増えて、人間関係も広がります。なるべく多くの職場を経験する方が、不安になる原因「わからないこと」を減らすことができます。不安要素を少しずつ消して行くことが、自分の成長になるのです。

 

最初は「不安」でも、時間が経過するにつれ、「楽しさ」に変わっていきます。安心してください。

 

それと、仕事で失敗する人の方が、成長が速いです。私は「笑ってごまかす」タイプでした。たしかに失敗すると恥ずかしいです。でも、ただそれだけです。むしろ失敗から学ぶことの方が、断然多いです。「貴重な経験」ができるのです。そうです、安心してください。


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初めての仕事は、誰にとっても不安なものです。この不安は、経験がなく知識が不足していることが原因です。知識として「書類の作り方」を知っていれば、不安になりませんし、ミスもしません。そして、経験に基づく知識は、自分で学ぶことができます。書類作りのコツやノウハウをマスターすれば、仕事に追われることがなくなり、余裕が生まれます。その結果、毎日が楽しくなってきます。さらに同僚や上司からも信頼され、不思議なことに、友人まで増えてきます。


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