仕事がわからなくて不安なときの解決策!仕事を効率的に覚えるコツ

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基礎知識
2006年 セブ島

仕事がわからないと不安です。初めて担当する仕事を効率的に覚える方法です。新人や人事異動で新しい仕事を担当する人にとっては、毎日が不安だらけです。知らない仕事ばかりで悩みます。誰もが通過する試練とわかっていてもツライものです。

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初めての仕事は不安の方が大きい

新人のときや人事異動で新しい仕事を担当するときは、とても不安になります。新しいことにチェレンジできるという楽しさもありますが、多くの人は不安感の方が半分以上あるはずです。(私は心配性な性格のため、人事異動のたびに9割が不安でした。いつも不安ばかりで逃げ出したい気持ちになりました。)

 

でも、この不安感は、自然で大切な感覚です。不安感があるからこそ頑張れるのです。心配して悩むことも大切なのです。(これは、後になって思うことで、当時は感じられませんでしたが。)

 

初めての机に座り新しい仕事を始めると、どうすれば良いか、まったくわかりません。新人のときは、わからなくて焦り不安になるでしょう。不安をなくすために、早く仕事を覚えたいと思います。どのように仕事を覚えたら良いか、何を勉強したら良いかと悩みます。でも新人に限らず、事務系の仕事の多くは、人事異動で職場が変わると、まったくわからないのが普通です。そんなときの対処方法を解説します。

 

私自身、40年間の公務員生活で、19回人事異動を経験しました。ほぼ2~3年おきに新しい職場へ異動しました。これらの異動経験から、初めての仕事に取り組むときの不安や悩みを解決する方法です。

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なぜ誰も助けてくれない?

 

実際に勤務を始めると、仕事がわからない、あるいは覚えられないと悩むことがあります。しかしその原因は、あなたがサボっているわけではありません。頭が悪いからではありません。あなただけでなく、誰もがわからないのです。それが「初めての仕事」なのです。公務員だけでなく民間企業でも、初めての仕事で悩むのは同じです。

 

そして焦ってくると、先輩や上司がきちんと教えてくれない、と周りに対して不満を持つようになります。最初の頃は自分自身に余裕がなく、いっぱい、いっぱいな状態です。わからないことを聞いて、言われたとおりに進めるしかありません。しかし少し余裕が出て来ると、次のように周りの人へ不満を持ってしまいます。

教えてもらっても、何を言ってるかわからない!

 

聞きたいことを教えてくれない!

 

聞きたいことと、別の話をされて、余計にストレスになる!

 

何を聞いても、わかりやすく教えてくれない!

 

もしかして、外れ上司に当たったのかも!

 

もし自分の近くに、同じような立場の人(新人や人事異動で着任した人)がいればラッキーです。休憩時間や勤務終了後に、お互いの悩みを打ち明けながら、励まし合うことができます。仕事のツラさを、同僚と理解しあうことができます。しかし自分の周りに同じような立場の人がいないときは、ひとりで悩みを抱え、自力で解決するしか方法がありません。

 

上司や先輩の立場からすると、最近(2020年現在)では、「ハラスメント」という言葉があるため、若い人に対して教えづらい時代になっています。しつこく教えたり、厳しく教えればパワハラになってしまいます。ひと昔前なら、仕事が終わった後に、強制的に飲み会へ連れていき、一緒になって大笑いしながら遊ぶことができました。お酒を飲みながら本音で語り合えたのです。日々のプライベートな悩みまで聞いてもらうことができました。

 

しかし今は「アルハラ」という言葉もあり、時間外のつきあいは無理強いすることができません。かなり人間関係が希薄になってしまったのです。(昔は、プライベートはありませんでした。勤務時間外でも、先輩たちについていく時代でした。忍耐こそがすべてです。先輩に意見すれば、すぐに頭を叩かれる時代です。私はコブだらけになった経験もあります。現在の方が健全だと感じていますが少し寂しいです。)

 

そうは言っても、若い人の悩みは、昔も今も変わりません。そこで、少しでも前に進めるような解決策が必要です。

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あらゆる情報を浴びる

大学や高校を卒業して公務員になった人は、まず最初に、意識を変えなければなりません。仕事を進める上でテキストや参考書は存在しません。学校に通っていたときは教科書があり、先生が教えてくれました。何もしなくても、わからないことを教えてもらうことができました。

 

しかし社会人になると、教科書がありません。学生時代のような先生もいません。何もしなければ、何も進みません。前に進むためには、自分で仕事を覚えていくしかないのです。

 

学生時代に、うすうす感じていたと思います。しかし実際に、自分がその立場になると、どうして良いかわからず時間だけが進んでしまいます。

 

そして先輩と一緒に仕事をしていると、自分は何もできないことを思い知らされます。電話が鳴り受話器を取るのも怖いです。聞かれても何もわかりません。何を聞けば良いのかもわかりません。「わからない部分がわからない」のです。自己嫌悪に陥り、悩み辛くなります。

 

しかし、これは正常な感覚です。初めての職場では、誰もが感じることです。むしろ不安を感じることで成長します。

 

私の経験からすると、公務員の仕事には正解がありません。毎日、先輩や上司たちも悩みながら仕事をしています。書類の作成についても、この方法で良いのか、法令に違反してないか、組織の方針に反してないか、ほんとに国民に役立つか、などなど迷いつつ仕事をしています。あなただけでなく、みんな悩んでいるのです。心配することありません。悩んでいいのです。不安になっていいのです。

 

私は昔、意地の悪い先輩から「胃潰瘍で入院してこそ一人前だ!」などと、毎日のようにイヤミを言われたことがあります。我慢しきれず、2か月ほど後に大ゲンカになりました。その後に聞いた話では、その先輩は、案の定、みんなに嫌われていました。先輩が人事異動でいなくなった後、みんな大喜びでした。私は、もっと大喜びでした。

 

仕事の悩みを解決する最善の方法は、わからないことをなくすことです。仕事がわからないから不安になり、どうしたら解決できるのかと悩みます。そして、その解決策がないのに見つけようとします。暗い洞窟に迷い込み、出口が見えずに辛くなります。

 

最初のうちは、仕事がわからなくて良いのです。時間をかけて身体で覚えていくうちに、自然と仕事が理解できるようになります。いろいろな書類を作っているうちに、ある時、ふと理解できるようになるのです。

 

今は悩んでいても、深刻にならないことです。わからないときは、先輩や上司に聞き、それでも理解できないときは、「ま、いいか! そのうち、わかるだろ」とスルーします。すぐに頭を切り替えることです。

 

人事異動のたびに、私がいつも実践してきた仕事の覚え方は次のとおりです。

 

自分の担当の仕事について、時間に余裕があるときは、過去の書類に目を通すのです。どの場所に、どのような書類があるかを把握するのです。書類は1枚1枚目を通します。しかし覚える必要はありません。サッと見て、視覚で捉えるだけです。どのファイルにどんな書類があるか、どのキャビネットにどんなファイルがあるか、過去の書類を見ておくのです。すると実際に書類を作る場面になったときに役立ちます。(あ、この書類なら、たしか、あのファイルに過去のものが綴られていた)と思い出せます。すると徐々に仕事が効率的になります。

 

次に大切なことは、自分の所属する部署の仕事は、すべて自分の勉強になると考えて、積極的に周りの人を手伝うことです。公務員の仕事は、公開されてない事務手続きが多いです。今、自分が所属しているからこそ「見ることのできる書類」がたくさんあります。大変かも知れませんが、同僚や先輩の仕事を積極的に手伝うのです。そうすることで加速度的に仕事を覚えることができます。そして同時に仲間が増えていきます。

 

つまり、あらゆる情報を浴びる(吸収する)という姿勢で仕事をするのです。情報は知識になります。そして自分に役立ちます。仕事を正しく覚えると、実生活でも役立つことが多いです。

 

本サイトを繰り返し読めば、これらのコツが掲載してあります。ひとりで会計実務を勉強できます。

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不安が楽しみに変わる

新人のときも、ベテランになり人事異動するときも、やはり初めての職場は不安になるものです。最初の1週間は、何もわからないです。雰囲気に慣れるまでは居心地も悪いです。他人の家にお邪魔しているような感じで、地に足がつかず気が休まらないです。常に緊張していて、仕事にも集中できません。どこかへ逃げ出したい気分になるものです。

 

そのため私は、初めての職場では、3ヶ月間は感情を持たないようにしてました。慣れないうちは、すべてをイヤに感じてしまうのです。職場の環境に慣れてないのですから、イヤだと感じるのが普通です。

 

そこで私は、がむしゃらに働いて、3ヶ月経過した後で「今の仕事は、本当にイヤなのか?」と自分自身に問いかけてました。すると不思議なもので、最初に感じたイヤな感じが薄まっていました。「まあ、思っていたほどイヤでもないか、なんとかなりそう」と落ち着くことがほとんどでした。

 

稀に、ほんとにイヤな職場もあります。仕事の中身よりも人間関係が原因になっていることが多いです。その時は、素直に上司へ異動希望を伝えました。それでも最低1年間は勤務しないと異動希望は叶いませんが。

 

公務員の人事異動は平均して3年です。一部の技術職の人たちを除き、多くの事務職員は3年前後で人事異動になります。これは、ある意味、とてもラッキーなことです。イヤな人と一緒になっても、我慢するのは2年です。運が良ければ1年以内に、自分か相手か、どちらかが人事異動になります。もし今、人間関係で悩んでいるなら、1年後には解決される可能性が高いです。

 

そして我慢することができて、同じポストで1年を経過すると、かなり精神的に楽になります。最初の1年間は、新しい仕事が舞い込む度に、ドキドキしながら過去の書類を調べることになります。前任者と同じように書類を作り、なんとか仕事を終わらせます。

 

2年目に入ると、職場の環境にも慣れ余裕が出てきます。より深く仕事を理解できるようになります。3年目以降は、さらに余裕ができ、仕事がマンネリ化してきます。3年以上いると、ほぼ新しい仕事はなくなります。こうなると人事異動を希望した方が自分のためになります。

 

人事異動になれば、最初から勉強することになります。知識が増えて人間関係も広がります。なるべく多くの職場を経験する方が、不安になる原因(わからないこと)を減らすことができます。不安要素を少しずつ消すことが自分の成長につながるのです。

 

最初は不安でも、時間が経過するにつれ、楽しさに変わっていきます。安心してください。

 

それと仕事で失敗する人の方が、成長が速いです。私は笑ってごまかすタイプでした。失敗すると恥ずかしいし後悔します。でも、ただそれだけです。むしろ失敗から学ぶことの方が断然多いです。失敗することで貴重な経験ができるのです。今は不安かもしれませんが、失敗しても良いのです。

 

本サイトでは、いろいろな悩みについてもアドバイスしてます。メニューの「お問い合わせ」から、匿名でメールできます。

コメント

  1. (補正)予算に悩む3年目公務員 より:

    管理人様の書籍は全て買っています。
    以前、PayPayで有料相談させていただいた者です。

    質問があります。

    補正予算っていつごろから始められるのでしょうか?いろんな本を読んでも実務的なことが書いておらず、モヤモヤしております。

    ご多忙の折、恐縮ですがご回答いただければ幸いです。

    のちほど、書籍レビューさせていただきます。

    いつも有益な記事をありがとうございます!

    • 矢野雅彦管理人 より:

      コメントありがとうございました。

      国の補正予算を準備する時期は、その時の政権によって左右されます。新聞やテレビなどで、補正予算を検討している、と情報が入ったときに準備を始めます。政府や与党の動きを察知して準備することが多いです。

      2020年からは、新型コロナウイルスの感染対策に関係する予算の補正が多いので、頻繁に補正予算を編成しています。今は一年中補正予算を検討していると思います。

      通常のときであれば、景気対策として10月くらいから補正予算の準備を行うことが多いです。ただ本省の予算担当者が、どのタイミングで動き出すかに左右されます。

      現場の予算担当者としては、いつでも補正予算の要求ができるように、いくつかのテーマで要求資料を準備しておくことが重要です。補正予算は、与党の政策に沿った内容で準備します。

  2. 悩める公務員 より:

    読んでいて凄く救われました。

    私は某国家公務員で、今年で入庁7年目ですが、7月の人事異動で未経験の仕事をすることになってしまいました。

    今日からその仕事に取りかかったのですが、全く仕事が分からないのです。

    まず事務手順書を読み、悩みまくり、どうしても分からない場合は隣の先輩に質問していたのですが、それを繰り返しているうちにあっという間に終業時間になってしまいました。

    異動前に「とっても簡単な仕事だよ。」と聞いていたので、「そんな簡単な仕事ですらこんなに理解に時間がかかって、全く仕事を進めることができないなんて、私はなんて駄目な人間なんだ」とずっと落ち込んでいました。

    けど、この記事を拝見し、気持ちがスーッと楽になりました。

    言葉の1つ1つに優しさや温かさを感じました。

    このような素晴らしい記事を書いてくださり、本当にありがとうございます。

    私だけでなく、他の読者さんの気持ちが楽になったと思います。