官公庁で契約業務を行う際、入札が不調になる場合があります。
入札不調とは、参加者がいない、または入札金額が予定価格を超えてしまい落札者が決まらない状況を指します。入札が不調になると、再度公告して入札をやり直すか、あるいは予定価格の範囲内で契約できる相手方を探すことになります。もし入札の際に落札できなかったとしても、再度の価格交渉で予定価格の範囲内になれば随意契約へ移行することが可能です。
入札不調後の随意契約（不落随契）に進む際には、予定価格内での価格交渉が必須で、法令に違反しないように手続きを進めなければなりません。
この記事では、不落随契への移行条件や価格交渉の進め方、随意契約成立後の注意点について、具体的な実務の流れや重要なポイントを交えながら詳しく解説します。官公庁の契約担当者が適切に手続きを進め、透明性と信頼性を確保できるよう、わかりやすく解説していきます。
入札不調とは
入札不調とは、官公庁が実施する入札（一般競争入札、指名競争入札）において、落札者が決定しない状況を指します。具体的には、入札に参加する業者がいなかったり、入札者はいたものの、提示された入札金額が予定価格を上回り、契約が成立しない場合を指します。このような状況は、公共事業の進行に影響を及ぼすため、契約担当者は適切な対応が求められます。
入札不調の主な原因
入札不調が発生する背景には、以下のような要因が考えられます。
1. 技術者や作業員の不足：建設業界などで人手不足が深刻化しており、特に専門的な技術を持つ人材の確保が難しくなっています。これにより、業者が入札への参加を控えるケースが増えています。金額の問題というよりも、契約が履行できない状態です。ただ入札時点での判断なので、入札不調後の価格交渉の段階で、人手を確保できる可能性があります。
2. 労務費や資材価格の高騰：人件費や建設資材の価格、仕入れ価格が上昇し、業者が採算を確保できないと判断することで、入札への参加を見送ることがあります。参加したとしても高い入札金額になってしまいます。
3. 地理的要因：工事現場などの履行場所が遠隔地にある場合、作業員の移動や宿泊などのコストが増加し、業者が参加を躊躇する要因となります。
4. 発注条件の厳しさ：履行期間が短い、仕様が複雑など、発注条件が厳しい場合、業者がリスクを避けるために入札を辞退することがあります。履行遅滞などを回避するためです。
これらの要因が重なることで、入札不調が発生しやすくなります。
入札不調時に契約担当者が確認すべきこと
入札不調が発生した場合、契約担当者は以下の点を確認し、適切な対応を検討する必要があります。
1. 入札条件の再評価：発注条件が厳しすぎないか、予定価格が市場価格と乖離していないかを再評価します。必要に応じて条件の緩和や予定価格の見直しを検討します。入札価格と予定価格の差が大きい場合には、すべてを見直して、予定価格もリセットして、最初から入札をやり直します。進め方としては、再度公告入札になります。
2. 市場動向の把握：労務費や資材価格の変動、仕入れ価格の上昇、人材不足など、現在の市場状況を把握し、入札条件に反映させることが重要です。通常、参考見積書を取っていれば、市場動向を把握できます。
3. 入札参加者へのヒアリング：入札辞退者があったときは、参加者へ理由を尋ね、次回以後の入札条件の改善点を探ります。
4. 再度公告入札の検討：入札金額と予定価格の価格差を考慮し、再度公告入札を実施するか、随意契約に移行するかを判断します。３回の入札でも落札しなかったときは、１回目と２回目の価格差、２回目と３回目の価格差から、価格交渉の余地があるか判断します。あと少しで予定価格の範囲内になりそうなら、価格交渉による随意契約（不落随契）へ移行します。
随意契約への移行の基本的な要件
入札不調後、随意契約に移行するためには、以下の要件を満たす必要があります。
1. 法的根拠の確認：随意契約への移行は、予算決算及び会計令第99条の2に基づきます。この規定では、競争入札を実施しても入札者がいない場合や、再度の入札を行っても落札者がいない場合に、随意契約が可能とされています。再度の入札とは、入札会場で、その場ですぐに入札を繰り返すことです。入札をやり直す再度公告入札ではないことに注意しましょう。
予算決算及び会計令
第九十九条の二 契約担当官等は、競争に付しても入札者がないとき、又は再度の入札をしても落札者がないときは、随意契約によることができる。この場合においては、契約保証金及び履行期限を除くほか、最初競争に付するときに定めた予定価格その他の条件を変更することができない。
地方自治法施行令
第百六十七条の二 （略）随意契約によることができる場合は、次に掲げる場合とする。八 競争入札に付し入札者がないとき、又は再度の入札に付し落札者がないとき。
２ 前項第八号の規定により随意契約による場合は、契約保証金及び履行期限を除くほか、最初競争入札に付するときに定めた予定価格その他の条件を変更することができない。
2. 予定価格の遵守：随意契約を締結する際も、最初の入札時に設定した予定価格を超えない範囲で契約を行う必要があります。予定価格の変更は認められないため、価格交渉を通じて予定価格内での契約を目指します。もし予定価格を変更せざるを得ないなら、随意契約ではなく、再度公告入札になります。入札をやり直すなら、すべての書類を一から作り直すので、仕様書も予定価格も変更（作り直し）できます。
3. 契約条件の維持：価格交渉による随意契約に移行する際も、最初の入札時に定めた契約条件を変更することはできません。これにより、公平性と透明性を確保します。ただ例外として、納入期限や完了期限などの履行期限を変更することは可能です。契約保証金を免除することも可能ですが、ほとんどの入札では、そもそも入札参加資格を設定しているので契約保証金は免除になっています。
これらの要件を満たすことで、入札不調後に随意契約への移行が可能となります。契約担当者は、法令を遵守し、適切な手続きを踏むことが求められます。
入札不調時の選択肢：再度入札か、随意契約か
官公庁が実施する入札において、落札者が決定しない「入札不調」の状況に直面した場合、契約担当者は主に「再度公告入札の実施」と「価格交渉による随意契約への移行」という二つの対応策を検討する必要があります。それぞれの方法には特有のメリットとデメリットが存在し、状況に応じた適切な判断が求められます。
再度公告入札の実施：入札のやり直し
メリット：
競争性の確保：再度公告して入札を行うことで、多数の業者からの提案を受ける機会が増え、公平性と透明性を維持できます。
市場価格の反映：新たな入札により、仕様書と予定価格を作り直し、最新の市場動向や価格を反映させることができます。すべての書類を変更（作り直し）できます。
デメリット：
時間の延長：再度の入札手続きには時間がかかり、契約に関連した事業の開始や完了が遅れるリスクがあります。通常の入札手続きでは、契約締結までに2か月かかります。計画していた事業が2か月以上遅れることになります。
追加の労力：仕様書や入札公告の再作成や資料収集など、担当者の業務負担が増加します。2倍以上の業務負荷になります。入札を2回やることになるので、かなりの負担です。さらに「不調になった」という精神的なショックが大きいです。入札不調は、ある意味で失敗と同じです。
判断ポイント：
事業の緊急性：事業開始までに十分な時間がある場合は、再度公告入札を検討できます。
市場状況の変化：資材価格や仕入れ価格、労務費の変動が激しい場合、再度公告入札でより適切な価格を得られる可能性があります。予定価格を作り直しできます。
入札条件の見直し：前回の入札条件が厳しすぎた場合、条件を緩和して再度公告入札を行うことで、参加者が増える可能性があります。
随意契約への移行：価格交渉で不落随契を目指す
メリット：
迅速な契約締結：特定の業者と直接交渉するため、契約締結までの時間を短縮できます。入札価格と予定価格の差が小さい場合には、すぐに価格交渉がまとまる可能性が高いです。私の経験からすると、価格差が小さければ、入札終了後の価格交渉で2時間程度で合意できます。
柔軟な対応：入札参加者との直接交渉により、気兼ねなく会話できます。入札金額の安い順に交渉を開始するので、入札者のギリギリの契約金額を把握できます。
デメリット：
競争性の低下：競争入札と比べて、公平性や透明性の確保が難しくなる可能性があります。
価格交渉の結果が不明：入札金額が最も有利な者から順番に交渉を行います。最初の入札者で価格交渉がまとまれば良いのですが、予定価格との差が大きい場合、次の会社、次の会社と、交渉が長引く可能性があります。価格交渉しても契約できなければ、再度公告入札せざるを得なくなるので、「それなら最初から再度公告入札した方が良かった」と後悔することになります。
判断ポイント：
予定価格との差額：1回目と2回目、2回目と3回目の入札金額の推移を考慮します。例えば、1回目と2回目で50万円安くし、2回目と3回目で30万円安くした入札があった場合、不調後の価格交渉でさらに50万円以上安くするのは困難でしょう。ギリギリの見積価格を聞いて、無理そうならすぐに断念します。次の会社と価格交渉することになります。
予定価格の遵守：随意契約でも、入札時の予定価格を超えない範囲での契約が求められます。
事業の緊急性：事業の開始が急がれる場合や、再度公告入札を行う時間的余裕がない場合は、随意契約の検討が適切です。
具体的な判断の流れ
例えば、物品購入契約で予定価格が1,000万円の場合、次のような入札結果で考えてみましょう。最も安い入札金額の例です。
1回目の入札 1,500万円
2回目の入札 1,400万円
3回目の入札 1,350万円
この場合、2回目が100万円、3回目が50万円の値引です。この後も50万円以上の値引きは厳しいでしょう。1,300万円くらいまでは、なんとか可能かもしれませんが、予定価格1,000万円との開きは大きく、価格交渉が成功する見込みが極めて低いです。入札をやり直して、予定価格を1,350万円に近づけた方が良いです。価格交渉による不落随契は断念し、再度公告入札へと切り替えましょう。
では次のケースです。
1回目の入札 1,200万円
2回目の入札 1,100万円
3回目の入札 1,050万円
2回目が100万円、3回目が50万円の値引です。上記と同じ値引き幅ですが、予定価格との差は50万円です。この場合は、価格交渉が成立する可能性が高いです。不落随契を目指した方が効率的です。
予定価格の範囲内での価格交渉方法
入札が不調に終わった場合、予定価格との差が大きくなければ、随意契約への移行を検討することになります。以下に、具体的な交渉方法と留意点を解説します。
価格交渉の進め方
最安値入札者との交渉開始
入札不調時には、最も低い価格を提示した入札者（1番札：いちばんふだ）とまず交渉を開始します。3回目の再度入札を終えた後に、落札者がいないことを確認し、開札結果を発表した後、次のように入札を終えることを宣言します。
「３回目の入札で、最も安い金額は〇〇円でした。しかし、まだ当方で作成した予定価格の範囲内ではありません。予定価格を超えてしまっているので、ここで入札は終了します。この後、価格交渉の可能性を検討しますので、最安値の入札をして頂いた〇〇会社さんには会場に残って頂き、打ち合わせをお願いしたいと思います。」
「それ以外の方は、入札は終了になりますので、退室をお願いします。本日は、お忙しい中、お集まり頂き、ありがとうございました。」（入札執行者、契約担当者は丁寧に頭を下げましょう。）
さらに値引き可能か確認
価格交渉では、次のように入札参加者へお願いします。ここでは、協力をして頂く、という低姿勢で臨みます。
「なんとか契約したいと考えています。よろしくご協力をお願いします。」
「今回は、予定価格が秘密扱いなので、金額を伝えることはできないのですが、さらに値引きする余地はありますでしょうか？もちろん持ち帰って再度社内で検討して頂いて大丈夫です。ただ余り時間がなく、明日までにギリギリの金額を提示してもらえますでしょうか？電話かメールで税抜き金額をお願いします。」
「もし、これ以上の値引きが無理な状況であれば、すぐに他の会社との交渉に移りますので、明日までに連絡をお願いします。」
また、価格交渉のときには、必ず、相手方から「内緒にしますので、予定価格を教えてもらえませんか？その金額以下で契約します。」と申し出があります。しかし秘密扱いの予定価格は、絶対に金額を伝えてはいけません。「オレンジジュース200本分」、「800万円なら契約できます」、などと例示してもダメです。伝えられるのは「大きく離れています」「あと少しです」などの抽象的な表現だけです。予定価格を推定できる伝え方は法令違反（予定価格漏洩）を疑われます。次のように伝えましょう。
「申し訳ありません。秘密扱いなので予定価格を教えることはできません。思い切った、最後の値引き金額でお願いします。もし、その金額が予定価格を超えていれば、すぐに他の会社との交渉に移ります。お気持ちはわかりますが、すみません。」
他の入札者との交渉検討
最安値の入札者（1番札）との価格交渉ができなかった場合、次に低い価格を提示した入札者（2番札：にばんふだ）と交渉を行うことも検討します。ただし、予定価格との差が大きい場合は、不落随契よりも再度公告入札の方が効率的かもしれませんので、上司との相談は必須です。
価格交渉は、秘密扱いの予定価格は伝えずに、同じように次のように電話で交渉します。
「先日は、お忙しい中、〇〇の入札に参加して頂き、ありがとうございました。落札者がなく随意契約の交渉を進めているところなのですが、御社では、さらに値引きすることは可能でしょうか？実は〇〇会社様との価格交渉がまとまらず、御社へご連絡した次第です。もし可能であれば、明日までに金額を連絡いただけませんでしょうか？」
留意点
予定価格の厳守：交渉の際、予定価格を超える契約は原則として認められません。予定価格内での契約締結を目指すことが重要です。
交渉記録の作成：交渉内容や経緯を詳細に記録し、後日の確認や監査に備えます。これにより、透明性と公平性を確保できます。特に1番札の会社と随意契約しなかったときは、1番札の金額提示の推移をメモとして残すことが重要です。
法令遵守：随意契約への移行は、法令に基づきます。法令を遵守し、適切な手続きを行うことが求められます。
業者に求めるべき資料
見積書：価格交渉が電話でまとまった際、正式な見積書を提出してもらいます。見積書には、詳細な内訳や価格設定の根拠を明記してもらうことで、価格の妥当性を確認できます。
予定価格の範囲内であることを確認できるまでは、電話ベースで見積金額を提示してもらいます。見積金額は、入札と同じように消費税相当分を除いた税抜き金額で提示してもらいます。
正式な見積書を提出してもらうのは、予定価格の範囲内であることを確認できた後です。契約できる金額なのかわからない状態で正式な見積書を提出してもらうのは、相手方へ余計な負担をかけてしまいます。電話で金額を確認し、予定価格の範囲内であることを確認してから正式な見積書を提出してもらいます。
価格交渉を円滑に進めるための実務ポイント
入札不調後の価格交渉を円滑に進めるためには、契約担当者の適切な準備と交渉姿勢が重要です。以下に、具体的なアドバイスと注意点をまとめました。
事前準備の徹底
市場調査の実施：現在の市場価格や業界動向を把握することで、適正な価格設定が可能となります。例えば、同種の契約事例や市場価格のデータを収集し、交渉の根拠とします。WEB上に公開されているデータなどは資料として用意しておきましょう。予定価格の算出に利用した根拠資料も交渉時に役立ちます。ライバル会社に負けたくないという気持ちから値引きしてくれることもあります。
コスト構造の理解：コスト構造を理解することで、価格引き下げの余地を見極めることができます。材料費、人件費、運送費などの内訳を把握し、交渉材料とします。例えば、安い運送方法や作業方法について意見を聞くなどします。
交渉姿勢とコミュニケーション
誠実な態度の維持：相手方との信頼関係を築くため、誠実で透明性のある態度を心がけます。相手の立場や状況を理解し、共感を示すことで、円滑な交渉が可能となります。低姿勢でペコペコするくらいで対応しましょう。
明確な説明：価格交渉の法令をわかりやすく説明し、相手方の理解を得ることが重要です。特に、価格交渉がまとまらなければ、他の会社と交渉せざるを得ないこと、あるいは再度公告入札になることなどを丁寧に説明します。
柔軟な対応：相手方からの提案や意見を柔軟に受け入れ、双方にとって最適な解決策を模索します。一方的な要求ではなく、対等な関係で、協議を重ねる姿勢が求められます。
交渉記録の重要性
簡単な記録の作成：交渉内容や合意事項をわかりやすく記録し、後日の確認やトラブル防止に役立てます。日時、参加者、議題、合意内容などを明確に記載しておきます。なお、不落随契の交渉では、ICレコーダーなどで録音するのはやめましょう。相手を信頼していないことになります。
記録の保管：作成した記録は適切に保管し、必要に応じて迅速に参照できるようにします。契約関係書類の中へ必ず保存します。また電子データとしても保存し、バックアップも取ることが望ましいです。価格交渉の経緯は重要です。
トラブル回避のための対策
契約条件の明確化：納期、品質、支払い条件など、契約条件を明確に定め、双方の認識を一致させます。仕様書の中では、曖昧な表現は避け、具体的な数値や期限を記載します。
リスクの共有：リスク要因を事前に洗い出し、双方で共有・対策を講じます。例えば、原材料の価格変動や納期遅延のリスクについて協議し、対応策を決めておきます。輸入品の値上げなどの不可抗力では対応せざるを得ません。場合によっては数量を減らしたり、性能をワンランク下げることも検討します。
定期的なコミュニケーション：契約履行中も定期的に営業担当者とコミュニケーションを取り、進捗状況や問題点を共有します。これにより、早期に問題を発見し、適切な対応が可能となります。
随意契約成立後の注意事項と記録
随意契約が成立した後、適切な手続きを行い、必要な記録を残すことは、コンプライアンスの徹底に不可欠です。以下に、契約手続きと記録方法、必要書類、そして契約記録の保存期間について詳しく説明します。
随意契約成立後の契約手続き
入札不調になった後、電話での価格交渉がまとまり、正式な見積書を受け取れば、いよいよ契約を締結することになります。
1. 契約書の作成と締結：契約金額が一定額以上の場合、契約書の作成が求められます。例えば、国の機関では税込み150万円を超える契約で契約書の作成が必要です。契約書には、契約内容、金額、納期、支払い条件などを明記し、仕様書を添付して、双方の押印を行います。
2. 請書の取得：契約書の作成を省略する場合でも、請書（契約の相手方から提出される誓約書）を取得することが望ましいです。これにより、契約内容の確認と証拠を確保できます。
3. 納品と検収：契約内容に基づき、物品やサービスの納品を受け、検収を行います。検収時には、納品物が契約条件を満たしているかを確認し、問題がなければ納品書に検収サインを行います。
4. 請求書の受理と支払い：検収完了後、相手方から請求書を受理し、支払い手続きを行います。請求書の内容を確認し、作成年月日、法人の会社印、代表者印が押印されていることを確認します。
コンプライアンスの徹底
随意契約は、競争性が低いため、法令に沿った適正な手続きを行い、透明性を確保することが重要です。契約担当者は、法令で定められた書類や適切な記録を残すことで、コンプライアンスを徹底することが求められます。また、外部の検査などに備え、必要な書類を整備し、わかりやすく保管することが重要です。わかりやすく、という意味は、担当者以外の人も簡単に書類を取り出せ、契約の経緯などを把握できるということです。担当者しかわからない、という契約書類が一番良くありません。
以上の手続きを適切に行うことで、随意契約の透明性と適正性を確保し、信頼性の高い契約業務を遂行することができます。
コメント