営業初心者向けの見積書の解説です。官公庁から見積書の提出依頼があったときの対応方法です。官公庁が必要とする見積書の種類は2つあります。契約締結のための見積書と、予算要求用の参考見積書です。使用目的によって見積金額も変わるので注意しましょう。
初めての営業で見積書を依頼されたとき
官公庁向け営業担当者に必須の見積書について解説します。
官公庁の契約担当者から、見積書の提出を依頼されたときの対応方法です。見積書は、必要とする目的によって、見積金額の算出方法が微妙に変わります。依頼する側、依頼される側、双方にとってミスしないための注意点です。
いつも取り引きしている営業担当者であれば、見積書の内容について、細かな打合せは不要です。お互いに遠慮なく会話できる間柄であれば、何を聞いても教えてくれます。しかし初めて官公庁担当の営業になったときは、聞いて良い範囲がわからず、悩むことがあると思います。
営業初心者が、見積書を依頼されたときの対応方法をわかりやすく解説します。
見積書の依頼を受けたときに確認すべきこと
電話やメールで、官公庁側から見積書の提出依頼があったときに、必ず確認したいポイントです。
官公庁側の担当者が、見積書を依頼するときは、その使用目的によって見積書と参考見積書の2つに区分されます。それぞれで作成方法が異なります。見積書を作成するときは、必要とする目的を正確に把握することが重要です。
見積書の使用目的を把握する
契約を締結する前の価格競争のための見積書なのか？
予算要求するための参考見積書なのか？
この2つの違いを理解することが大切です。
見積書の用途を確認、契約用か、予算用か
一般的には、見積書の提出依頼を受けるときに、官公庁側の担当者が依頼目的を説明します。しかし時々何も説明がなく、とりあえず、すぐに見積書が欲しい、というケースがあります。こうなると判断に悩みます。
上述のように、見積書を必要とする目的は、大きく分けて2つです。
ひとつは、実際の契約締結を前提とした、見積もり合わせを目的としたものです。ふたつめは、契約とは全く関係ない、予算要求するための参考資料です。見積書と参考見積書をわかりやすく説明します。
最初に、契約を締結する前段階で必要になる、見積もり合わせ（みつもりあわせ）あるいは合見積（あいみつ）としての見積書です。厳密には、合見積は別の意味ですが、2020年現在は一般的に使われているので併記しています。
見積もり合わせに使う見積書の場合は、値引き額を最大にして提出します。
見積もり合わせは、一番安い金額を提示した会社と契約します。契約を獲得するためには、思い切った値引きの見積書を提出します。
次に予算要求用の参考資料として見積書を依頼される場合です。上級官庁への予算要求資料や、公募型の予算を申請するときに見積書が必要になります。積算内訳を証明するための根拠資料として見積書が使われます。契約を前提としないので参考見積書といいます。
参考見積書は、通常の取り引き価格で提出します。思い切った値引きはしません。
予算要求は、要求した後に査定（減額）を受けます。要求額が減額されることが多いです。例えば、過去の査定率が10%減額なら、実際の契約可能金額よりも10%多い金額で要求する必要があります。最大限値引きした金額で提出してしまうと、さらに減額査定されたら、予算不足で契約不能になります。ギリギリの見積金額でなく、少し余裕のある通常の値引額の見積書を提出する方が安全です。予算要求と契約手続きは別の手続きです。予算が決定した後に、あらためて入札手続きや見積り合わせが実施されます。
見積書の依頼目的が不明なとき
もし見積書の依頼目的が不明なときは、依頼元の担当者へ次のように電話（口頭）で確認します。
「通常の値引き額で提出した方がよろしいでしょうか？それとも見積もり合わせ用でしょうか？」
注意したいポイントは、口頭で確認することです。国の予算は、事業を実施するために最低限必要な予算を組むことになっています。メールなどの記録に残る形で質問してしまうと、できるだけ安い金額でお願いします、などの形式的な返答しか得ることができません。本当の目的はわかりません。「通常の取引金額の見積書を提出してください」と文字で回答することはできないのです。
予算担当係からの見積書提出依頼であれば、担当者へ電話などで「予算要求用ですか？」と確認するのが安全です。まれに、予算要求の段階でも、複数者の見積書を依頼し最低価格のものを予算要求することもあります。念のため、他社様の見積書も取り寄せていますでしょうか？と確認するのも問題ありません。
見積書の日付について
上述したように見積書の使用目的によって、見積書の日付が必要な場合と、日付を空欄にする場合があります。
契約前段階の見積書は、契約の申込みという法的な役割があります。金額が安ければ契約できます。見積書に作成日付が記載されていないと無効扱いになります。見積書の日付については、必ず、記載するかどうか確認が必要です。見積書の日付は、提出年月日を記入して提出した方が良いでしょうか、それとも日付を空欄にした方が良いでしょうか？と口頭で確認しましょう。
メールなどの記録に残る問い合わせでは、政策的に話せないこともあります。電話（口頭）での問い合わせの方が、わかりやすい説明を受けることができます。
日付のない見積書を依頼する理由
契約締結を前提とした見積書は、作成日付が必ず必要です。発注年月日を確定しなければ契約手続きができません。民法上、見積書の提出は契約の申し込みです。申し込み日が不明では契約成立にならないのです。
しかし、予算用の参考見積書は、日付がない方が多いです。
官公庁の運営予算は、多くの組織で慢性的に不足しています。潤沢な財源を持つ組織は稀です。ほとんどの官公庁は経費を切り詰めて運営しています。常に新しい予算獲得を意識しています。予算を確保する方法は、上級官庁等へ要求書を提出して、査定を受けて認められることがほとんどです。
そして、予算要求できる時期が不規則なことが多いのです。
毎年、同じ時期に要求できる予算であれば、事前に参考見積書も用意できます。しかし、急に予算要求が可能となり、提出期限が短いときは、参考見積書を取り寄せる時間さえありません。急に可能となる予算要求では、過去に提出してもらった参考見積書を使用して予算要求することがあるのです。要求書の提出期限が2日後などのときは、参考見積書の依頼はほぼ不可能です。そのため日付が空欄の過去の参考見積書を使用せざるを得ません。
過去の参考見積書が手元にあれば、営業担当者へ電話して、見積金額の変動がないことや、日付を入れて過去の見積書を使用することを伝えるだけで対応できます。仮に、見積金額が大きく異なれば、再度、見積書を取り寄せ、すでに提出した予算要求書の修正等を行います。予算要求が可能な提出期限までに書類を提出できれば、上級官庁の査定期間中（通常１ヶ月ほど）であれば、一部の修正は認められるからです。
しかし参考見積書が手元になければ、予算要求資料が準備できず、提出期限に間に合わなくなってしまうのです。公平性の観点からも、提出期限に遅れた要求書は却下されてしまいます。
このように、官公庁の予算要求の事情（政策上の理由など）から、日付の記載されてない参考見積書を依頼することがあります。
予算の要求金額を積算するための参考資料として、日付のない参考見積書を使用することがあるのです。
見積書の提出部数について
通常、見積書は１部提出するものです。
しかし、予算要求などの用途によっては、上述のとおり複数部必要になる場合があります。実現が困難な予算要求では、数年かけて何回も予算要求します。予算要求のタイミングを逃さないためにも、日付のない参考見積書を手元に準備しておきます。
特に提出部数の指定がなければ１部で差し支えありません。不明なときは、遠慮なく依頼があった部署へ確認しましょう。
見積書の押印について
官公庁が必要とする見積書は、通常、会社の住所、会社名、代表者の役職名、代表者の氏名、会社印と代表者印が必要です。代表者は社長が望ましいです。部長や課長名で作成する場合には、委任状を併せて提出します。契約権限を有しているか確認するために委任状は必須です。
委任状は、代表取締役社長などの法人代表者から、部長や課長などへ、見積書の提出に関することの権限を委任します。
委任状の記載例
参考に、委任状の記載例です。
◯◯年◯◯月◯◯日
◯◯省◯◯課御中
東京都千代田区◯◯◯◯◯◯
◯◯◯◯会社 会社印
代表取締役社長 ◯◯◯◯社長印
委任状
私は、営業課長◯◯◯◯に下記権限を委任します。
記
見積書の提出に関すること
見積書の記載例
例として、物品の売買契約の見積書です。品名、メーカー名、型式、数量、単価、金額を記載します。
内訳の記載欄は、定価と値引額、消費税が含まれているかどうか、搬入据付調整費などの費用を全て含めて記載します。
また、納入期限についても、納入期間は、受注後３週間以内、のように明記します。
見積書（記載例）
◯◯◯◯省 殿
東京都千代田区◯◯◯◯◯◯
◯◯◯◯会社 会社印
代表取締役社長 ◯◯◯◯社長印
品名 デスクトップパソコン ◯◯製 ◯◯型 １台
見積金額 ４２０，０００円（消費税込み）
（内訳）
定価 ５００，０００円
値引 △１００，０００円
本体価格 ４００，０００円
消費税 ２０，０００円
合計 ４２０，０００円搬入・据付調整費を含みます。
納入期間は受注後２週間以内
以上が、見積書の提出依頼を受けたときの対応方法です。
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