官公庁が物品を購入する場合の入札手続きにおいて、「同等品」での入札を認めることは、入札の公平性を確保し、競争を促進するために重要な役割を果たします。
同等品とは、メーカーや型式などが機種指定された製品と、同等以上の性能や品質を持つ製品を指します。同等品を認めることで、ライバル製品など多くの事業者が入札に参加できるようになります。
しかし、同等品を認める場合には、入札説明書や仕様書の確認、必要書類の準備、提出期限の厳守など、正確な手続きが求められます。本記事では、官公庁の入札で同等品を認める場合の定義と基準から、具体的な手順や注意点までを詳しく解説します。
官公庁の入札で同等品を認めるための詳細ガイド
官公庁の入札では、公正な競争を通じて最適な契約相手を選定することが重要です。このために、入札の過程で透明性や公平性を確保し、国民の税金が適切に使用されるよう努める必要があります。入札における「同等品」を認める制度は、競争の幅を広げ、より多くの事業者が参加できるようにするための重要な仕組みです。
官公庁入札における同等品の重要性
同等品とは、例示品として機種指定された製品と、形状、材質、大きさ、品質、性能が同等であると認められる製品のことを指します。官公庁の入札において同等品を認めることは、以下のような理由から重要です。
1. 競争の促進：特定の製品やメーカーに依存することなく、多数の事業者が入札に参加できるようになります。これにより、価格競争が活性化し、官公庁にとってより有利な条件（最も安い価格）で契約を結ぶことができます。
2. 品質の向上：同等品を認めることで、より高品質な製品やサービスを提供する企業が入札に参加しやすくなります。結果として、官公庁はより高品質な物品やサービスを入手できる可能性が高まります。
3. 技術革新の促進：同等品を認めることで、新しい技術や製品を導入する機会が増えます。これにより、官公庁が最新の技術を活用することができ、業務の効率化や質の向上が期待できます。
官公庁入札での同等品制度の目的
同等品を認める制度は、官公庁の入札において以下の目的を達成するために設けられています。
1. 公平性の確保：同等品を認めることで、特定のメーカーや製品に偏らず、広く競争を促進します。これにより、入札における公平性が確保されます。
2. コスト削減：同等品を認めることで、多くの事業者が入札に参加し、価格競争が激化します。その結果、官公庁はコストを削減し、予算の有効活用が可能になります。
3. 最適な選択の実現：同等品を認めることで、官公庁は複数の選択肢から最も適した製品やサービスを選ぶことができます。これにより、必要な機能や性能を満たす最適な選択が可能となります。
官公庁の入札で同等品を認める場合には、入札説明書や仕様書に明記されています。入札参加者が同等品を提案する際には、技術提案書やカタログなどの証明書類を提出し、機種指定された例示品と同等の性能や品質を証明する必要があります。
このように、官公庁の入札における同等品の制度は、公平性を高め、より良い製品やサービスを適正な価格で調達するための重要な仕組みとなっています。次のセクションでは、具体的な同等品の定義と基準について詳しく説明します。
同等品の定義と基準
官公庁入札における同等品の定義
官公庁の入札における「同等品」とは、メーカー名や型式が機種指定された製品と同等以上の性能や品質を持つ製品を指します。具体的には、形状、材質、大きさ、品質、性能が指定品と同等以上であることが求められます。例えば、特定のメーカーのパソコンが指定されている場合、そのパソコンと同じか、それ以上の性能を持つ別のメーカーのパソコンが同等品として認められます。
同等品として認められる範囲や基準は、入札ごとに異なります。使用目的によって基準が変わるのが一般的です。主に以下のような点が考慮されます。仕様書へ記載する際には、具体的な基準（数値など）を明記しなければなりません。
形状: 指定品と同じ形状であること、または機能的に同じ役割を果たすことができる形状であること。
材質: 指定品と同じ材質、または同等以上の耐久性や機能を持つ材質であること。
大きさ: 指定品と同じ大きさ、または設置場所や使用条件に適した大きさであること。〇cm以下など。
品質: 指定品と同じ品質基準を満たしていること、またはそれ以上の品質を保証できること。
性能: 指定品と同じ性能を持っていること、またはそれ以上の性能を発揮できること。
これらの要素を満たすことで、同等品として認められ、入札に参加することができます。
官公庁入札で同等品が認められる具体的基準
同等品として認められるためには、いくつかの基準を満たす必要があります。以下に主な基準を挙げます。
1. 市販製品で多くの人に品質が認められていることの証明
同等品として認められる製品は、すでに販売されている製品であることが前提になります。これは多くの人が購入して満足していれば、不具合のない良質な製品であることが客観的に市場で証明されているからです。つまり逆にいえば、入札のためだけに新たに製造するような製品は認められないことを意味します。仕様書に記載された条件を満たすために、安価な低品質な部品をよせ集めて製品としても、保証期間の1年を経過してすぐに壊れるような製品では困るわけです。
この市販製品であることの証明は、全国チェーンの大手販売店で市販されていたり、WEBサイトで検索したときに、多数の販売状況が確認できれば問題ありません。製品の主な販売先などを記載した「市販製品証明書」と共にWEB上の該当部分のハードコピーで確認できます。有名メーカーのカタログに記載されていれば問題ありません。
2. 技術的な証明
同等品として認められるためには、技術的な証明が必要です。具体的には、仕様書に記載した条件を満たすことを、技術提案書、カタログ、メーカーの技術仕様書などを提出し証明する必要があります。これにより、官公庁は入札前に同等品の妥当性を確認することができます。
4. 審査と認定
同等品であることの証明書類やカタログの写しを提出した後、官公庁側で技術審査を行います。技術審査は、公平性の観点から、契約担当者を除く人たちが担当します。高額な契約になると、大学の教授など高度な専門知識を有する人たちが審査します。
通常は、官公庁が示した仕様書の範囲内で提案書を提出するので、よほどのこと（ニュースで大きな社会問題になっているなど）がない限り同等品として認められます。ただ、まれに記載が不十分な場合、書類だけでは判断できないときには技術審査員から質問することがあります。質問にすぐに返答しないと不合格になります。そのため、同等品であることを示す書類は、誰が見てもすぐにわかる書類でなければなりません。書いてあることが曖昧な書類は、それだけで不合格になります。
これらの基準を満たすことで、同等品として認められ、官公庁の入札に参加することが可能になります。ここで注意したいのが、同等品として認められなかった製品があったとしても、その製品の品質が悪いということではないことです。たまたま条件が合わなかっただけです。同等品として提出した同じ製品が、ある入札では合格したが、別の入札では不合格になったということも十分にあり得ます。つまり同等品として認めるのは、官公庁の条件に合致しているかどうかだけです。製品の良し悪しではありません。
官公庁の仕様書に同等品を記載する場合の注意点
同等品制度が普及した背景とその理由
同等品という考え方は、1979（昭和54）年から始まった国際入札から広く導入されるようになりました。それ以前は、メーカー名や型式を指定した機種指定で入札する方が品質を確保できるので安全だったのです。
国際入札は、「政府調達に関する協定」という国際協定が適用されます。当時はアメリカやヨーロッパとの貿易摩擦が激しく、日本政府は国内製品ばかりを購入し、海外製品を購入しないと責められていました。そのために、国際入札では機種指定（主に日本製品を指定することを許さないという趣旨）を原則として禁止し、止むを得ず機種指定する場合には「例示品」として同等品を認めなければならない制度が導入されたのです。
当時は、金額の大きい（２千万円以上）契約のみ同等品を認めていましたが、その後、次第に一般的な入札にまで拡大され、現在では入札の対象にならない金額の小さい「少額随意契約」のときにも仕様書へ同等品と明記することが多くなりました。
仕様書で同等品を認める際の必須ポイント
入札説明書や仕様書の中で「同等品」を認める記載をする場合には、次の点を厳守しなければなりません。
例示規格品を明記すること
仕様書などの入札書類で示した条件を満たす市販製品を、例示規格品として明記しなければなりません。メーカー名、型式を次のとおり記載します。例示規格品であれば、官公庁側が求める条件に合致しているので、入札へ参加する企業も安心して入札へ参加できます。
例示規格品：メーカー名、〇〇型
例示規格品で入札する場合には、同等品の審査は必要ありません。技術提案書にその旨を記載して提出してください。例示規格品でない場合は、技術審査を行います。技術審査に合格した場合のみ入札へ参加できます。
もし、例示規格品を示さないと、合格になるのか不合格になるのか不安の中で入札へ参加することになります。さまざまな質問が寄せられ、入札できなくなるでしょう。入札参加者に疑問が残っている状況では入札すべきではありません。公平性・公正性の観点からも問題です。疑問が解決できないなら入札は中止にすべきです。
同等品と認める範囲、基準を数値で示すこと
例示規格品ではない場合は、同等品として認める範囲を明確にします。官公庁側へ質問しなくても判断できるだけの情報を記載します。情報が不十分な場合、質問だらけになり、質問が解決できなければ入札を中止せざるを得ません。そのため、同等品として認める項目は少ない方が望ましいです。
最初に市販製品であることを前提とします。新製品の場合には、旧製品も明確にしなければなりません。
基準値は曖昧な表現は認められません。「大きい、小さい」「良い、悪い」などの表現は使いません。〇ｃｍ以上、〇ｋｇ以下、ＣＰＵはCore i7-14700K以上、ＳＳＤ容量は、500GB以上、のように基準値を明確にして記載します。
入札説明書や仕様書を受け取った営業担当者が、自分で簡単に同等品の範囲を理解でき、官公庁側へ問い合わせしなくても良いように記載します。ここはとても重要なポイントです。入札に関する問い合わせと回答は、すべての参加者へ公平に伝えなければなりません。一部の入札者だけに回答したとなれば不公平な扱いになります。「その情報を知っていれば、もっと安く入札できた」という状況が一番まずいです。入札の基本理念である公平性・公正性を阻害しているわけです。
一般的に、入札に際してクレームが入れば中止にせざるを得ません。入札参加者全員が納得している状況でしか入札はできないのです。
同等品基準を示さない入札のリスク
入札だけでなく、少額随意契約の際に実施する「見積もり合わせ」でも仕様書を作成します。もし、仕様書の中で、「同等品であること」と条件を記載したにもかかわらず、同等品の範囲を明確に示さない場合、どのような事態になるでしょうか？
例えば、一般競争入札で入札公告をGW期間の５日間だけ公開し（特定の企業しか見られないように短期間にし）無事に入札したとしましょう。
こうなると、もう完全に官製談合しているとしか思えません。あらかじめ例示規格品だけで入札することを把握し、他の会社が同等品で入札することを排除しているわけです。明らかに不正が疑われます。公平・公正な入札であれば、同等品と認める範囲（基準）を明確にし、長期間（少なくとも２週間以上）入札公告を公開し、同等品での入札を促すのが正しい入札の姿です。
土日を挟む５日間くらいの短期間の入札公告の公開は、極めて怪しい入札です。ほとんどの人に入札公告が見られないよう、官公庁側と癒着している企業だけが入札に参加する手続きは実施してはいけません。
同等品の範囲（認める条件）が記載してない、入札公告期間が１週間以内の入札などは、業者との癒着、官製談合が疑われます。
同等品で入札するための手順（入札者の立場から）
入札前に同等品を提案するための準備手順
官公庁の入札において同等品を提案するためには、入札前にしっかりと準備を行うことが重要です。以下に、具体的な準備手順を説明します。
1. 入札説明書や仕様書を確認し、同等品が認められるか確認
まず最初に、入札説明書や仕様書を詳細に確認し、同等品が認められているかどうかを確認します。同等品が認められている場合、入札説明書や仕様書の中にその旨が明記されています。同等品を認める旨の記載がなければ機種指定されている製品で入札するしかありません。具体的な確認ポイントは以下の通りです。
同等品の認定条件: どのような条件・範囲で同等品が認められるかを確認します。形状、材質、大きさ、品質、性能などの具体的な基準が記載されているはずです。
同等品の提出期限: 同等品の技術提案書やその他の必要書類を提出する期限を確認します。通常、開札日の1〜2週間前までに提出が求められます。提案書を官公庁側で審査する期間が必要なので開札日の1週間以上前であることが多いです。
必要な証明書類: 提案書、技術仕様書、カタログ、履行証明書など、どのような書類が必要かを確認します。性能等を証明する書類は、製作会社が発行する書類になります。代理店などは製品の品質を証明できません。
2. 提案書、技術仕様書、カタログの用意
次に、同等品を証明するための書類を準備します。これには、以下の書類が含まれます。
提案書: 官公庁が求める仕様や性能を満たす内容であることを詳細に記載した書類です。仕様書で求めている項目を一字一句正確にコピーし、それに対して同等品の仕様や性能を対応させます。例えば、「耐荷重60kg以上であること」という条件の項目で、単純な記載ミスで7kgと書いてしまえば不合格になります。カタログなどに70kgの耐荷重があると明記されていても、提案書の中で7kgと記載してしまえば、そのひとつの項目だけで不合格になってしまいます。
技術仕様書: 提案する同等品が官公庁の求める仕様を満たしていることを証明する技術資料です。メーカーのカタログや技術文書を使用します。市販品のカタログとして製品仕様が記載されているものがわかりやすいです。
カタログ: 同等品のカタログを用意し、該当部分に付箋やマーカーでわかりやすく表示します。市販品であれば通常カタログが発行されています。市販品で品質が保証されていることを示すためにも同等品のカタログは必須です。
同等品入札に必要な書類とその具体的内容
同等品を提案する際に提出する書類は、ケースバイケースで異なりますが、一般的には以下の書類が必要です。
1. 提案書（同等品確認書、性能一覧）
同等品確認書は、提案する物品が例示規格品と同等以上の性能を持つことを確認するための書類です。これには、表形式で官公庁側の求める仕様と、同等品の具体的な仕様を対比させて、一目見て条件に合致していることがわかるようにして提出しなければなりません。
次のような内容で表形式で作成します。仕様書の順番どおりに並べて記載します。
耐荷重 要求仕様 60kg以上 同等品（〇〇型）の仕様 70kg以上
ここで注意が必要なのは、単位が異なる場合（例えばｍとインチなど）には、官公庁側が求める仕様の単位に換算して記載しなければならないということです。単位が異なれば、それだけで不合格です。曖昧な表記とみなされます。つまり誰でもわかる内容で記載しなければなりません。専門家しか理解できないような換算は認められません。日本語で求めている内容について、英語で回答するのも認められません。
2. カタログの写し
提案する同等品のカタログの写しを提出します。カタログには、該当部分に付箋を貼り、該当箇所をマーカーや赤マジックでわかりやすく示します。これにより、官公庁の担当者が簡単に確認できるようになります。市販品で市場で品質が保証されていることを示すためにも必要です。
3. 技術資料
技術資料として、メーカーの技術仕様書や試験結果などを添付します。これにより、同等品が例示規格品と同等以上の性能を持つことを証明します。技術資料は、詳細な仕様や性能を示すもので、信頼性の高い資料であることが求められます。製造メーカーが作成した資料になります。技術資料は、カタログなどに明記されていない仕様を補足する役割です。カタログで仕様が明記されていれば技術資料は不要です。
4. 提案書のつづり方
提案書には、官公庁が求める仕様や性能を詳細に記載し、それに対する同等品の対応状況を明示します。以下のポイントに注意して作成します。書類は見やすいようにファイリングしてインデックスラベルをつけて提出します。
仕様一覧の作成: 官公庁の仕様書から必要な条件をコピーして一覧にします。この一覧を提案書の目次として使用し、対応する同等品の仕様や性能を記載します。
証明資料の添付: 各仕様の項目に対して、同等品が対応していることを証明する資料を添付します。例えば、カタログや技術仕様書の該当ページに付箋を付け、該当部分をマーカーで強調します。ファイリングしてインデックスラベルに番号と簡単な内容を付します。例：「５耐荷重」
詳細な説明: 提案書には、同等品がどのようにして官公庁の求める仕様や性能を満たしているかを詳細に説明します。具体的な数値やデータを用いて説明することで、説得力を高めます。重量や寸法など一目見てわかる部分はマーカーだけで問題ありません。ただ、単位が異なっていたり、性能を表す表記が異なる場合には、注釈をつけて換算したり、条件を満たすことを補足しなければなりません。専門家以外が見てもわかるように資料を準備します。
基本的な考え方として、同等品であることを書面だけで一目瞭然にすることが重要です。口頭で補足しなければ理解できないような内容であれば不合格になります。
同等品の審査方法
官公庁入札における技術審査委員会の役割
官公庁の入札で同等品を認める場合は、開札前に同等品の審査を行わなければなりません。通常は「技術審査委員会」を開催して、同等品かどうかを審査します。３～５人程度の技術審査委員を選任し、会議室などに集まってもらい、委員の中から委員長を選んでから審査を開始します。
同等品審査の詳細な手順
同等品での入札を希望する者から提出された、提案書、技術資料、カタログなどを各委員へ配布します。入札説明書と仕様書も一緒に配布します。同等品を提出するときにファイリングすることを条件にしてれば、ファイルを配布するだけで簡単です。
次に、技術審査委員会委員長から、次のように発言してもらい、審査を開始します。
「それでは、ただ今から〇〇の入札に関する技術審査を開始します。今回は同等品として〇〇社、〇〇社、２社の審査になります。同等品であることを示す資料が配布されていますので、担当者からの説明に基づき、進めます。」
そして契約担当者が仕様書の内容に沿って説明しながら、各社の項目を確認していきます。
同等品審査の合否判定基準
通常は仕様書の内容を満たしているので、確認するだけで終わります。稀に、記載内容に疑義があり、その原因が官公庁側が作成した仕様の記載ミスである場合があります。その場合は、再度入札者へ確認しなければなりません。
また、仕様書に合致していないことが判明した場合、その理由も審査委員会で明確にしておきます。合否通知のときにトラブルにならないよう、不合格の理由は明確でなければなりません。
同等品審査結果の通知プロセス
技術審査を終えた後、審査結果は、すぐに連絡します。
審査結果は、電話あるいは電子メールで通知されることが一般的です。通知方法は各官公庁によって異なるため、入札説明書や仕様書に記載された手順を確認しましょう。開札日前日までに必ず連絡があります。ただ不合格の場合だけ通知することもあります。
同等品を認める場合の注意点
入札後に注意すべきポイント
官公庁の入札で同等品を提案する場合、入札後にもいくつかの注意点があります。これらの注意点を理解し、適切に対処することで、トラブルを避け、スムーズに契約を進めることができます。
1. 例示規格品でない同等品での入札は無効になる可能性
例示規格品でない製品を同等品として提案して入札を行った場合、入札後に無効となる可能性があります。官公庁の入札においては、提出された同等品確認書や技術資料に基づいて審査が行われます。そのため落札後に資料の誤記載などが発覚した場合、入札自体が無効になるリスクがあります。可能であるなら例示規格品で入札するのが安全です。
2. トラブルを避けるために、事前に確認を徹底する
同等品として提案する物品が確実に認定されるよう、入札前に確認手続きを徹底することが重要です。提出期限を守り、必要な書類を正確に準備することで、審査に通りやすくなります。特に、技術仕様書やカタログの記載内容が明確であり、求められる性能や品質を十分に証明できるようにすることが求められます。一目見てわかる資料、素人でもわかる資料が重要です。
同等品入札のトラブル事例とその対策方法
官公庁の入札で同等品を提案する際には、いくつかのトラブルが発生することがあります。以下に、よくあるトラブル事例とその対策を紹介します。
1. 落札後に同等品として認められなかった場合の対応
同等品として提案した物品が落札後に認定されなかった場合、以下のような対応が必要です。提案書の誤記載などが原因で、後になってから不合格になる場合です。
例示規格品の納入: 同等品として認定されなかった場合、契約に基づいて例示規格品を納入する必要があります。
事前確認の徹底: このようなトラブルを避けるためには、入札前に同等品の確認手続きをしっかりと行い、確実に認定を受けることが重要です。提出書類の内容を再確認し、技術仕様や品質に不備がないかチェックしましょう。
2. 提出書類の不備や遅延
提出書類に不備があったり、提出期限を過ぎてしまった場合も、同等品が認定されないことがあります。これを防ぐためには、以下の対策が有効です。
事前準備の徹底: 提出書類を早めに準備し、必要な書類が全て揃っているか確認します。特に、技術仕様書やカタログの内容が正確であることを確認します。
期限管理: 提出期限を厳守するために、スケジュールをしっかりと管理します。提出期限の1〜2週間前には書類の準備を完了し、余裕を持って提出できるようにします。
3. 誤った情報の提供
提案書などに誤った情報を記載してしまうと、同等品として認定されません。正確な情報を提供するためには、以下のポイントに注意します。
正確な情報の確認: 提案する物品の技術仕様や性能について、メーカーや供給元から正確な情報を取得します。資料作成するときは、可能な限りコピペします。型式などを手入力してしまうと、誤入力のリスクが高くなります。提案書などの資料作成の原則はコピーです。
資料の精査: 提出する資料を再度確認し、誤りや不明確な点がないかをチェックします。専門外の第三者に確認を依頼することも有効です。ベテランと新人の両方にチェックしてもらうと良いです。
これらの注意点を理解し、適切に対処することで、官公庁の入札において同等品を提案する際のトラブルを避け、スムーズに契約を進めることができます。
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