知らないと損する「随意契約」のメリット、入札より10倍も効率的

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随意契約
2005年 グアム
随意契約

「随意契約のメリット」を正しく理解するための解説です。

「入札」と「随意契約」の契約手続きを比較すると、随意契約の方が10倍も効率的です。わかりやすく具体的に説明するため、実際の契約手続きを「数値化して比較」しました。

契約実務担当者しか知らない「実際の契約手続きの比較」です。

 

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随意契約の必要性

 

世間一般では「随意契約」という言葉を聞くと、「贈収賄事件」や「業者との癒着」などの悪いことをイメージします。「随意契約」=「いけないこと・不正や犯罪の温床」のように思っています。

 

ほんとに悪い制度であれば、法律で禁止すれば良いのです。では、なぜ禁止しないのでしょうか?

 

そもそも、どのような目的で「随意契約」という契約方式が存在するのでしょうか。

 

これらの疑問について、わかりやすく解説します。

 

官公庁が事業を実施するときは、国民の貴重な税金を使用して、民間会社等(会社や個人事業主)と様々な契約を締結します。工事請負契約や物品購入契約、役務契約などです。契約方式は、原則として一般競争契約(一般競争入札)です。「契約方式」とは、「契約の相手を選ぶ方法」という意味です。

 

契約方式の原則は、会計法令(会計法第二十九条の三第一項)で、一般競争契約と義務付けられています。例外として随意契約が認められています。近頃は随意契約に絡む不正事件が多くなってきましたが、最近できた法令ではなく、昔から「入札が原則」で変わっていません。

 

不正事件が多発するなら随意契約を廃止して、「すべての契約を入札」で実施すれば良いと思うかも知れません。

 

しかし、入札という契約方式は、極めて煩雑な事務手続きが必要で、膨大な時間と労力を要します。そして、これらの労力や煩雑な事務手続きについては、「煩雑さ」を客観的に示すデータが存在しないのです。実際に実務を担当した人しかわからないのです。

 

マスコミを始めとする多くの人に、入札手続きの「煩雑さ」が理解されてないのは、事実を証明するものが存在せず、一般の人にはわからないからです。予定価格を作成した経験のある「契約実務担当者」しか、事務手続きの「煩雑さ」は理解できません。出来上がった書類を見ると、簡単に作れそうに見えてしまうのです。

 

膨大な時間と労力が必要なら、「お喋りせずに真面目に働けば解決するはず」という「公務員のお役所仕事体質」を批判する声が聞こえます。でも、以下で説明しますが、そんな甘いものではありません。

 

つまり「随意契約」は、入札の欠点である「煩雑さと膨大な労力」を節約するために存在する契約方式なのです。

 

では具体的に、数値を用いて「入札」と「随意契約」を比較しながら解説します。

 

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「入札(一般競争契約)」と「随意契約」の比較

 

「入札」には、一般競争入札と指名競争入札があります。今回の解説は一般競争入札と随意契約を比較します。

 

また「入札」は、いろいろな呼び方があり、「一般競争契約」「一般競争入札」も同じ意味です。

 

説明をわかりやすくするため、具体例を設定します。

例えば、総額200万円のパソコン(1台20万円相当のパソコンを10台)を購入する契約手続きを想定します。この手続きを、「入札」と「随意契約」で細かく比較します。契約手続きの流れに沿って、労力(業務量)を数値化して比較します。

 

なお契約手続きは、ひとつの契約だけに集中して仕事を行うことは、実務上あり得ません。いろいろな仕事を行いながら、他の仕事と並行して入札などの契約手続きを進めます。この説明でも、実務に即して、日常業務の中で入札や随意契約を実施する場合の解説です。

 

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仕様決定(買いたいパソコンの決定)

 

最初に、購入するパソコンを選定する作業が必要です。

 

入札の場合

競争性を確保するため、大手メーカー(6社程度)の「カタログと定価表」を収集します。

インターネットで各メーカーのサイトから該当品を検索しダウンロードしたり、販売会社へ電話してカタログと定価表を取り寄せます。

 

多数の会社が入札へ参加できるよう、特定メーカーに依存しない「仕様書」を作成する際に検討資料として必須です。通常、1週間程度の期間(調査時間、依頼時間、待ち時間)が必要です。

 

入札担当者は、日常業務の中で、他の仕事も行いながら、書類を集めたり作成します。入札では、正式に仕様決定する前段階の準備作業になります。正式決定は、この後説明する「仕様策定委員会」で行います。

 

随意契約の場合

特定のメーカー2~3社を比較して、一番良さそうな機種(コストパフォーマンスの良さそうなもの)を選ぶだけです。作業期間は1日あれば十分です。

 

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仕様書の作成

 

販売会社へ「購入したい条件」を提示するための仕様書を作成します。販売会社は、仕様書に基づいて、入札の準備や見積金額の積算を行います。官公庁側の発注者が、受注者(供給者)である民間会社に対して、求めたい内容を「仕様書」として作成します。

 

入札の場合

入札では、インターネット上のWEBサイトや、職場の掲示板へ入札公告を掲載します。不特定多数の販売会社が入札へ参加できるよう仕様書を作成します。特定メーカーを排除したり、あるいは特定メーカーだけが参加できるような不公平な内容で公開してしまうと、クレームが入り、入札は中止になってしまいます。不公平な内容は、絶対に避けなければなりません。

 

必要とする性能、付属品、ソフト類を選定し、納入時期や納入方法などの契約条件を考えて「仕様書」に記載します。一人の担当者のみが作成すると恣意的になってしまうので、3~5人の複数メンパーで構成する「仕様策定委員会」を設置して仕様を最終決定します。

 

「仕様策定委員会」を開催するためには、最初に選任手続きが必要です。その後に委員への委嘱簿の作成、委員会開催日程の調整、委員会での審議資料の準備を行います。これらの作業には、最低でも10日ほど必要です。

 

仕様策定委員会は、購入したい機種の性能について、必要性などを詳細に検討します。会議時間の制約から、1回で完了できないこともあります。そうなると、仕様策定委員会の開催数に比例して、時間と書類作成の手間が加算されます。今回の比較では、説明をわかりやすくするため、1回で仕様策定を完了したと仮定します。

 

随意契約の場合

担当者ひとりで仕様書の作成が可能です。

特定メーカーのパソコンを機種指定することも可能です。機種指定する場合は、競争性が確保できるよう「同等品での入札も可能」と記載するだけで問題ありません。2時間程度で仕様書が完成します。

 

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入札公告の準備と掲載手続

 

上記の仕様書が完成した後に、入札公告を掲載します。

 

入札の場合

入札公告を、一般公開用のWEBサイトへ掲載します。同時に入札専用の「職場の掲示板」へも入札公告を掲載します。WEBサイトへの入力と、職場の玄関などにある掲示板へ掲載するのに半日ほど必要です。

通常、職場の掲示板へ掲載するときは、掲示板を管理する総務担当部署へ説明し、掲示板の使用許可を得ます。その後、庁舎内の掲示場所へ行き、入札公告を掲示します。公印を押印した入札公告が多いです。守衛さんや警備員さんへも挨拶と説明を行っておきます。初めての会社は、近くにいる守衛さんへ質問することが多いです。

 

随意契約の場合

この入札公告掲載手続きは不要です。

 

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入札に関する「問い合わせ」対応

 

入札公告を見た民間会社の営業担当者からの「問い合わせ」への対応です。営業担当者から尋ねられる主な内容は、調達物品の内容、類似品の入札可否、入札参加資格、仕様書などの入札関係資料を受け取る場所などです。

 

入札の場合

入札公告期間の最低日数が、会計法令で義務付けられています。入札公告から開札まで最低10日間は必要です。通常、土日の休業日を考慮して2週間以上掲載します。入札公告の掲載期間中は、入札公告を見た会社からの質問などへの対応と、入札関係資料の配布や説明が必要です。

 

入札に関して質問があれば、その質疑応答を、他の参加者へも連絡します。同じ条件で入札するために、情報も平等でなければなりません。後日、落札できなかった会社から、「その情報がわかっていれば、もっと安く入札できた。」とクレームが入れば、入札は中止になってしまいます。質疑応答は記録に残し、入札参加者へ平等に伝達するのが基本です。

 

随意契約の場合

この手続きは不要です。

 

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予定価格調書の作成

 

開札するときの、落札基準価格を「予定価格調書」として作成します。多くは非公開ですが、地方自治体などでは事前公開しているところもあります。

入札の場合

法令で定められた予定価格調書を開札前に作成します。

 

取引価格の実例を調査するため、他の官公庁での契約実績を調べます。入札に参加を希望する会社から提出された「納入実績一覧表」に基づき納品先を調査し、その納品先の官公庁へ電話して、購入の事実を確認します。購入が確認できたら、正式に文書で購入実績を照会します。予定価格を作成するために必要な情報(契約当時の見積書、定価、契約金額、契約方式)を文書で回答してもらいます。通常、10箇所ほどの官公庁を調べます。相手先官公庁の回答時間や待ち時間を含めて2週間程度が必要です。

 

契約実績は、過去の取引価格の調査です。購入した官公庁の担当者に対して、過去の契約書類を探してもらうことになります。少し古い契約書類は、離れた倉庫に保管されていることが多いです。その分調査に時間もかかります。通常業務の合間に倉庫のキャビネットを調べてもらい該当書類を探してもらうのです。これらの作業は、「購入実績の照会」と呼ばれ、会計検査院からも十分に調査するよう指示されています。過去の「値引き率」を調べる大変な作業です。

 

随意契約の場合

調査対象は1~2箇所、電話照会のみで完了します。口頭確認したことをメモするだけです。3日程度で完了します。

 

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開札手続き

入札会場で、入札執行官と入札参加者で開札を行います。

入札の場合

開札前に、入札会場の設営を行います。開札当日の業務は、入札書の内容確認、読み上げ、落札後の打ち合わせです。当日の会場準備から落札決定、契約の打合せなどで3時間程度必要です。

開札時間が午前中のときは、前日に会場設営することが多いです。

 

随意契約の場合

不要です。「見積もり合わせ」は、見積書を郵送やメールなどで取り寄せるだけです。

 

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入札は、随意契約よりも10倍の業務量が必要

上記を集計します。

 

入札の場合は、45日間と7時間です。約46日間が必要です。土日を除くと月20日平均なので、約2ヶ月間の業務量(事務手続期間)です。

 

随意契約の場合は、4日と2時間です。およそ5日間の業務量(事務手続期間)です。

 

つまり、全く同じ物を購入するという契約手続で、次のように労力等に差があります。

 

入札の契約手続きは「2ヶ月間」

 

随意契約の契約手続きは「1週間」

 

販売会社へ正式に発注できるまでの期間が、入札なら2ヶ月間、随意契約なら1週間です。

 

随意契約の手続きに比べて、入札手続きは10倍の業務量(手続期間)が必要です。契約手続きに必要な期間が、「入札なら2ヶ月」、「随意契約なら1週間」では、どちらが効率的か明白です。比較にならないほど大きな差です。

 

そのため、入札手続きを実施するケースは、契約金額が高額なものとすることが会計法令で定められています。例えば、物品購入契約であれば「160万を超える契約」です。契約金額が「160万円以下」の少額な場合は、随意契約を可能とし、事務簡素化を図っています。

 

また、購入物品を使用する側から見れば、欲しい物の契約手続で「2ヶ月待たされる」のと、「1週間待たされる」のでは、どちらが良いでしょうか?

 

このように、「業務の効率性」という観点では、圧倒的に「随意契約が有利」なのです。

 

これが、随意契約のメリットです。入札と随意契約の「実際の違い」です。残念なことに、これらは、実際に契約手続きを担当し、自分で書類を作成した経験のある実務担当者しか理解できないのです。

 

マスコミなどが報道する際には、視聴者受けする「公務員の体質批判」や「随意契約批判」のみでなく、広く国民に対して、正確な事実を伝える必要もあると感じています。学識経験者だけでなく、契約実務担当者の見解も伝えて欲しいものです。

 

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「まとめ」入札と随意契約の「業務量比較表」

 

参考に、上記の数値をまとめました。

区分入札随意契約
仕様決定1週間1日
仕様書の作成10日2時間
入札公告半日不要
問い合わせ対応2週間不要
予定価格調書の作成2週間3日
開札手続き3時間不要
合計45日7時間4日2時間

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コメント

  1. 匿名さん より:

    3年間1億円もする業務委託契約を随意契約ですることはあるのでしょうか?

    • 矢野 雅彦矢野雅彦 より:

      管理人です。
      コメントありがとうございます。

      3年間で1億円の業務委託契約は、可能性はあります。

      例えば、入札手続きを行った際に、落札しなかった「不落随意契約」や「競争性のない随意契約」のケースです。契約内容と契約手続きの経緯がくわしく判明すれば、もう少し具体的に解説できると思います。

      高額な随意契約で多い例は、「競争性のない随意契約」予決令102-4-3です。

  2. そぉ より:

    初めまして。IT企業で入札案件の担当者をしている者です。

    どの省庁にも見た目は「最低価格落札方式の入札」ですが、仕様書を読むと1社しか参加できない「実質的な随意契約」のような案件が山ほどあります。


     ・A社の◯○を使用すること ⇒ A社以外は有償になるので価格で絶対に負ける
     ・システムのテスト運用会社が本システムの入札に参加できる ⇒ システム構築などの経費が掛からないため、価格で絶対に負ける

    この様な実質的に1社応札になるような案件が随意にならないのは、単純に随意に持っていくのが大変(面倒)だからなのでしょうか。

    また、上記の様な案件で落札率99.5%近くを複数叩きだしている会社が数社あります。
    違法性は無いと思いますが、納得は行きません。この様な入札は無くならないのでしょうか。

    • 矢野 雅彦矢野 雅彦 より:

      コメントありがとうございました。管理人です。

      実質的に1社しか入れない入札案件が多いとの御指摘、たしかに、IT関係では、その通りだと思います。入札を実施する担当者としては、まず第一に、「リスクのない」契約を考えてしまいます。国民の税金を使うので、契約を締結した後に、「やっぱりできませんでした。」では済まされません。特にソフトウェアを含む契約では、互換性を最優先します。ソフトの互換性は、実際に動かしてみないとわからないことも多く、(市販されている製品でさえ、バグが無数にあります。世の中に完璧なソフトは存在しません。はるか昔、私もC言語でソフト開発してました。)そのため、少しでもリスクを減らそうと、安全を考えて特定のメーカーを指定することがあります。

      御指摘にあるように、「実質的に1社なのに、なぜ入札を行うか」ということですが、会計法令(規則などのルール)で「入札の対象」になっているからです。契約実務担当者としては、随意契約の方が楽です。入札を実施する方が、ずっと大変です。現在は、入札対象の契約について、最初から競争性を排除した随意契約を締結すると、批判の対象になってしまうので望ましくないです。それと「事前に、この契約内容では1社に限定されるだろうな」と予想されても、実際に入札してみないとわからないからです。もしかしたら、複数社が安く参加する可能性も排除できません。

      最後に、「最初から特定の会社が落札する」ような入札案件をなくす方法ですが、次の方法が考えられます。

      仕様書を作成する前段階から、複数社が参加して、平等(公平)に参加できる仕様内容を検討する方法です。これが理想なのですが、かなり困難です。

      これは、想定しているIT会社の技術情報を他社へ公開し、これから入札へ参加したいと思う会社と一緒になり、システムの仕様書を作成することになります。さらに、仕様書を作成していることを公開し、作成途中で、他にも参加したい会社があれば、いつでも参加させて、すべてが平等に参加できる仕様書をみんなで作成することです。

      実際には、これが不可能なので、特定メーカーを指定するような仕様になってしまいます。

      官公庁側の契約実務担当者は、ITの専門家ではないので、各社の意見を取り入れた仕様書のとりまとめや作成は不可能です。どこかの会社の技術者が、「落札できなくても公平な仕様書を作りたい」と言ってくれないと、実現は困難かと思われます。

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