科研費で図書カードを購入するリスクを正しく理解、現金扱いと年度末

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国立競技場
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科研費で図書カードを購入するときの注意点です。日本学術振興会のQ&Aでは、調査などに協力してくれた人へ図書カードを配布することができると明記してあります。しかし図書カードは金券で現金扱いです。受払簿による管理や領収書の保管が必須です。

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科研費で図書カードを配布できる

 

日本学術振興会(JSPS)の科研費FAQ(平成23年6月14日版)に次の質疑応答があります。

 

【Q4451】 人件費・謝金として支出できるものに制限はありますか?
【A】
アンケート調査を実施する場合に、協力していただいた人に、謝礼として図書カードなどを配付することも、研究に直接必要となるものであれば支出できます。

 

「科研費(科学研究費補助金)で図書カードを配布して良い」というルールの解釈で、研究現場が混乱しています。

 

本来、科研費は、研究を行うのに直接必要な経費です。謝礼は付随的な経費なのです。そのため、判断に迷ったり不正を疑われるような事態が生じています。

 

科研費は、単年度予算です。従来からの古い考え方で、「年度末までに予算を使い切る必要がある」、「せっかくもらったお金だから返すのはもったいない」と考える研究者が多いのです。余った予算を図書カードで消化しようと考えてしまうのです。研究・調査に協力してもらった人に対して図書カードを配れば、一枚500円から1万円までの種類があるので、配布人数が多ければ予算消化に役立ちます。

 

これは、困った考え方です。不正と看做されるリスクが存在します。

 

そもそも科研費は、国の税金です。国民の血税です。無駄な支出は行うべきではありません。余った予算は国へ返還するのが原則です。

 

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科研費を使用するときの判断

 

研究者は、研究に関連した支出なら、使った方が得するという、自分本位の発想は慎むべきです。日本全体が財政危機に瀕している今、考えなければいけないことは、「本当に研究に必要な経費かどうか」という判断です。必要性を十分に考えて科研費を使用するべきです。

 

判断基準は単純です。

 

「この経費を支出しなければ研究ができない」と対外的に研究者自身が説明できるかどうかです。理由を聞いた人が納得するかどうかです。

 

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図書カードの危険性

 

図書カードは、相手に謝意を表すものです。しかし真に必要かどうか検討すべきです。

 

また、図書カードには、次のリスクがあることを理解する必要があります。

 

図書カードは現金と同じ扱い(金券)です。受け渡しの書類(受払簿と領収書)を保存する必要があります。相手に渡す目的(どういう趣旨で渡すのか)、受入時には、受入年月日、単価、枚数、残枚数の記帳、払い出し時には払い出し年月日、単価、枚数、渡した相手を受払簿に記帳し、受払いの事実を正確に記録する必要があります。配付した証拠として、渡した相手から領収書を取っておく必要があるのです。

 

図書カードは、現金と同じ扱いです。受払簿と領収書を保存しておかないと、最悪の場合、横領を疑われることになります。

 

特に注意が必要なことは、図書カードを購入した研究者が、その図書カードを配布せずに、年度を超えて保存していた場合、科研費の不適切な使用と看做されてしまうことです。不正使用のリスクが発生してしまうのです。

 

図書カードの払い出しは、年度末の3月31日までに完了しなければならないのです。もし4月以降、図書カードが配布されずに残っていると、残金として返還の対象です。収支簿も注意が必要です。そして、もし科研費を返還する手続きを怠ってしまえば、プール金と同じように看做され、科研費の不正使用です。

 

図書カードの使用は、上記のようなリスクがあるのです。

 

謝礼の対象者が少ないなら、リスクのある図書カードの配布ではなく、通常の謝金として現金で支払います。謝金は、会計機関から相手の銀行口座へ振り込み処理が行われるので、研究者が現金を扱うリスクがなくなります。

 

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JSPSのFAQには手続きの注意点が必要

 

しかし、なぜJSPSは不正使用の温床となるような図書カードの使用を例示として認めたのか不思議です。リスクのある例示のときは、手続き上の注意点も併せて併記すべきです。

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