科研費で「図書カード」は危ない! これが間違った使い方

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科研費で図書カードを購入するときの注意点です。日本学術振興会のQ&Aでは、調査などに協力してくれた人へ図書カードを配布することができると明記してあります。しかし図書カードは金券で現金扱いです。受払簿による管理や領収書の保管が必須です。

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科研費で「図書カード」を配布できる

図書カードは、現金と同じく「金券」です。科研費(科学研究費補助金)で図書カードを購入し、配布することについて解説します。最初に日本学術振興会(JSPS)の科研費FAQ質疑応答を確認します。

 

科研費FAQ R1.6.版

【Q4451】 人件費・謝金として支出できるものに制限はありますか?

【A】アンケート調査を実施する場合に、協力していただいた人に、謝礼として図書カードなどを配付することも、研究に直接必要となるものであれば支出できます。

参考 古いFAQ(平成23年6月14日版)
【Q4451】 人件費・謝金として支出できるものに制限はありますか?
【A】
アンケート調査を実施する場合に、協力していただいた人に、謝礼として図書カードなどを配付することも、研究に直接必要となるものであれば支出できます。

 

この「科研費で図書カードを配布できる」というルールの解釈で、研究現場が混乱しています。

 

本来、科研費は、研究を行うのに直接必要な経費です。厳密に言えば、「謝礼」は付随的な経費です。そのため、「ほんとに現金をバラ撒いてよいのか?」と判断に迷ったり、予算を消化するために使うような、不正を疑われる事態が生じています。

 

科研費(補助金分)は、単年度予算です。従来からの古い考え方で、「年度末までに予算を使い切る必要がある」、「せっかくもらったお金だから返すのはもったいない」と考える研究者が多いのです。余った研究費を図書カード購入で予算消化しようと考えてしまうのです。研究・調査に協力してもらった人に対して図書カードを配れば、すぐに予算を消化できます。図書カードをもらった人からも感謝されます。科研費を消化でき、みんなから感謝される。一石二鳥と考えてしまうのです。図書カードは、1枚あたり500円から1万円までの種類があります。配布人数を多くすれば簡単に予算消化できます。

 

これは、困った考え方です。「不正」と看做されるリスクが存在します。

 

そもそも科研費は、国の税金です。国民の血税です。無駄な支出は行うべきではありません。余った予算は、国へ返還するのが原則です。

 

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科研費を使用するときの「判断」

 

研究者は、「研究に関連した支出なら、使った方が得する」という考え方は慎むべきです。日本全体が財政危機に直面している状況で、考えなければいけないことは、「本当に研究に必要な経費かどうか」という判断です。「必要性」を十分に考えて科研費を使用するべきです。

 

判断基準は単純です。

 

「この経費を支出しなければ、研究ができない」と、対外的に研究者自身が説明できるかどうかです。そして理由を聞いた人が納得するかどうかです。

 

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図書カードの「危険性」

 

図書カードの配布は、相手に謝意を表すものです。しかし「真に必要か」どうか検討すべきです。

 

また、図書カードには、次のリスクがあることを理解する必要があります。

 

図書カードは現金と同じ扱い(金券)です。受け渡しのときに書類(受払簿と領収書)を作成し保存する必要があります。相手に渡す目的(どういう趣旨で渡すのか)明確にしておくことが大切です。受入時には、受入年月日、単価、枚数、残枚数の記帳、払い出し時には払い出し年月日、単価、枚数、渡した相手を受払簿に記帳し、受け払いの事実を正確に記録する必要があります。さらに配付した証拠として、渡した相手から「領収書」を取っておく必要があるのです。

 

「受払簿」と「領収書」を保存しておかないと、最悪の場合、犯罪「横領」を疑われることになります。「受払簿」と「領収書」がないと、図書カードを横領したと疑いをかけられたとき、無実であることを証明することができません。懲戒処分になる危険性があります。

 

さらに注意が必要なことは、図書カードを購入した研究者が、その図書カードを配布せずに、年度を超えて保存していた場合、「科研費の不適切な使用」と看做されてしまうことです。不正使用のリスクが発生してしまうのです。

 

科研費(補助金)で購入した図書カードの払い出しは、年度末の3月31日までに完了する必要があります。もし4月以降も、図書カードを配布せずに残していると、科研費の「未使用残金」として返還の対象です。収支簿の記載方法も注意が必要です。そして、もし科研費を返還する手続きを怠ってしまえば、プール金と同じように看做され、「科研費の不正使用」です。

 

図書カードの使用は、上記のようなリスクがあるのです。これらのリスクは書類上だけでは発見できません。もし露見するとすれば「内部告発」のみです。内部告発を誘発することにもなります。「内部告発」されたら、もう「研究者」としては人生が終わりでしょう。

 

謝礼の対象者が少ないなら、リスクのある図書カードの配布ではなく、通常の「謝金」として銀行振込みで支払うべきです。謝金での支払いなら、事務部門の会計機関から、相手の銀行口座へ振り込み処理が行われます。支払手続きが明確に証拠書類として事務部門に残ります。図書カードのように、研究者が現金を扱うリスクがなくなります。

 

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JSPSのFAQには、「手続きの注意点」が漏れている

 

しかし、なぜJSPSは「不正使用の温床」となるような図書カードの使用を、例示として認めたのか不思議です。上記のようにリスクのある例示のときは、「受払簿」や「領収書」の様式も記載し、手続き上の注意点も併せて併記すべきです。

 

図書カードによる不正は、内部告発でしか露見しませんが、そのようなリスクを内在させるルールは変えたいものです。


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