科研費の年度末納品には注意!科研費の主な使用ルールを簡単に把握

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科研費
国立競技場

単年度予算の科研費(補助金)で年度末近くに納品するときは注意が必要です。国民の税金を原資とする競争的資金は、使用ルールが細かく定められています。不適切な使用とならないよう、科研費の主な使用ルールを理解しておくことが重要です。

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会計年度独立の科研費とは

 

科研費(科学研究費補助金)は、研究者が研究テーマを遂行するための研究費です。国民の税金を原資とする競争的資金です。競争的資金は、文部科学省や厚生労働省、総務省などの各省庁が予算を配分しています。研究者からの応募により審査して配分されるので競争的資金といいます。

 

競争的資金として代表的な科研費は、運営費交付金と異なり、使用ルールが細かく定められています。主に注意したいポイントを解説します。以下の説明は、年度区分の必要ない基金分は対象外です。

 

科研費は、平成23年度から一部の研究種目が基金化され、繰越手続きを行わずに会計年度を超えて使用可能になりました。昔に比べて弾力的に使用できるようになりましたが、まだ一部分です。多くの科研費は会計年度独立の原則による単年度予算のため、かえって制度が複雑になっただけのように感じます。

 

単年度予算の科研費は、年度末納品や年度をまたぐ出張では注意が必要です。

 

現在(2019年7月)の年度末納品の考え方は、昔とは異なっています。昔は年度末納品を認めていませんでした。10月くらいまでに物品の納品が行われないと、当該年度の科研費の研究に十分使用できないと考えられていました。年度末近くに科研費で物品を購入するときは、本当に研究に利用する必要があるのか理由書を添付していました。しかし最近は、次のように年度末納品が可能となりました。

 

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年度末納品を可能としてる根拠

 

年度末近くの納品については、日本学術振興会の科研費ハンドブックに記載があります。科研費は、制度改革や運用の変更が毎年実施されます。コロコロ変わるので、最新の情報で確認することが大切です。

 

科研費ハンドブック(研究機関用)2018年度版112ページから抜粋

補助金分

物品の納品、役務の提供等は、補助事業を行う年度の3月31日までに終了していなければなりません。

物品の納品、役務の提供等に関する支出は、実績報告書の提出期限(補助事業実施年度の翌年度の5月31日)までに行ってください。

 

この取扱いは、前年度の実績報告を取りまとめる期間として2ヶ月間を確保することで、実質的に、3月末までの物品の納品や役務の提供等が可能となるようにしたものです。年度末ギリギリまで納品や契約を可能にして研究を進めることができるようになりました。

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年度末納品の注意点

 

3月末納品については、次のような制限があります。

 

【文部科学省大臣官房会計課の見解】112ページ、上記の下段を抜粋

 

ある年度から次年度に補助事業(研究)が継続する場合であっても、次のことは、会計年度独立の原則に反するので、行ってはならない。

 

・ 前年度には全く使用せず、次年度のみにおいて使用する物品を、前年度の補助金で購入すること(注:前年度中に少しでも使用すればよい

 

・ 次年度の出張のための航空券購入費用・宿泊費用等を、前年度の補助金で予め支払っておくこと

 

・ 次年度に開催される国際学会に参加するための登録料(当該年度の3月中に支払わなければ参加できない)を、前年度の補助金で予め支払っておくこと

 

この文部科学省の見解によれば、科研費で年度末近くに物品を購入するときは、前年度中に少しでも使用すればよいことになります。つまり契約を締結するときは、納入期限を3月31日に設定するのではなく、3月30日とか3月29日に設定します。前年度のうちに1日以上使用できる契約とした方が安全です。もし納入期限を3月31日としてしまうと、極端な話、3月31日23:59に納品されるかもしれません。そうなると前年度の科研費が使えなくなってしまいます。

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消費税改正のときは納期に注意

 

年度末に消費税法が改正されるときは、さらに要注意です。消費税が上がる前に購入しようと、日本全体の需要が一気に高まります。4月に消費税が上がるときは、3月納品の駆け込み需要が多数発生します。通常であれば十分間に合うはずの納期が遅れることがあります。

 

4月の消費税改正のときは、官公庁だけでなく民間でも年度末に注文が殺到します。通常であれば2週間の納期が、数ヶ月遅れる可能性があります。このような時期には、単年度予算の科研費で年度末に納品するのは避けましょう。

 

もし3月31日までに納品できなかった場合、科研費を使用することが不可能になります。科研費を国へ返さなくてはならない事態に陥ります。また日付だけ修正するような書類操作をすれば、研究費の不正使用になってしまいます。

 

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注意したい科研費の使用ルール

 

注意したい科研費の使用ルールです。科研費ハンドブック 研究機関用 2018年度版からの抜粋です。

 

【使用の開始】96ページ

新規の研究課題については内定通知日以降、また、継続の研究課題については4月1日から、それぞれ研究を開始し、必要な契約等を行って差し支えない。

 

直接経費が使用できる主な経費 99ページ

 

おおまかに下記内容を把握しておき、実際に判断が必要になったときは科研費ハンドブックの最新版を確認してください。

 

研究協力者を雇用するための経費

 

研究機関の施設において研究を行うことができない場合(賃借料、敷金等)や研究機関内でのスペースチャージ

 

科研費の研究で使用する設備等の修理費

 

設備、装置等に要した光熱水費、専用のメーターが装備されているなど算出根拠が明確な場合

 

研究を実施することにより生じた廃棄物の処理に係る経費

 

シンポジウムなどを開催するときの食事費用(アルコール飲料類には使用できません。

 

海外での国際学会への参加費(学会参加費とランチ代・バンケット代が不可分な場合は、学会活動の一環として必要となる経費と考えられるため支出することができます。)

 

研究成果発表のための学会誌投稿料(オープンアクセスに係る掲載料含む)、ホームページ作成費用、研究成果広報用パンフレット作成費用、一般市民を対象とした研究成果広報活動などのアウトリーチ活動

 

海外出張に係る海外旅行傷害保険料

 

臨時的に必要となる託児料

 

99ページ

アルコール飲料類には使用できません

外国人特別研究員に対して日当を支払うことはできない

 

108ページ
競争的資金における使用ルールの統一について 平成29年4月20日改正

 

耐用年数1年以上かつ取得価格 10 万円以上の物品は備品として、耐用年数1年以上かつ取得価格 50 万円以上の物品は資産として管理すること。

 

適切な物品検収が行われていても、科研費の管理が不適切な場合(例えば、補助金分における期ずれ等)には、不適正な執行に該当します。

 

117ページ
間接経費を研究者へ配分する場合には、直接経費で充当されるべきものに間接経費が充当されることがないように研究機関において、チェック体制を構築してください。

 

科研費の合算使用が認められるもの 104ページ

 

補助事業に係る用務と他の用務とを合わせて行う1回の出張において、用務内容に応じて別々に契約・支払をする場合

 

直接経費に使途の制限のない他の経費(委託事業費、私立大学等経常費補助金、他の科研費及び間接経費など、当該経費の使途に制限のある経費を除く。)を加えて、補助事業に使用する場合

 

同一研究課題の補助金と助成金を合わせて、ひとつの契約により補助事業に使用する場合

 

研究費の効率的な使用及び設備の共用を促進するため、共用設備について、各研究課題の直接経費を合算して購入することができます

 

運営費交付金など使途に制限のない経費を加えて、複数の科研費による合算額以上の設備を購入することも可能です。また、当初予定していた設備よりも高額でハイスペックな設備を購入することも可能

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