科研費で年度末に納品するとき注意すべき点、主な使用ルール

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国立競技場
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科研費(補助金)で年度末近くに納品するときの注意点を解説します。税金を原資とする「競争的資金」は、使用ルールが細かく定められています。「不適切な使用」とならないよう、使用ルールを正確に理解するための解説です。

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会計年度独立の科研費

 

科学研究費補助金(科研費)は、研究者(大学の教授、准教授、助教など)が研究を実施するための研究費です。国民の税金を原資とする「競争的資金」です。「競争的資金」は、文部科学省や厚生労働省、総務省などの各省庁が配分機関です。

 

競争的資金として代表的な科研費は、通常の運営費交付金などの税金と異なり、使用ルールが細かく定められています。主に注意したいポイントを解説します。以下の説明は、年度区分の必要ない「学術研究助成基金(基金)」は対象外です。

 

科研費は、平成23年度から一部の研究種目が基金化(上記の「学術研究助成基金」)され、繰越手続きを行わずに会計年度を超えて使用可能となりました。昔に比べて弾力的に使用できるようになりましたが、まだ、会計年度独立の原則による「単年度予算」の制約が、厳格に適用される部分が多い状況です。

 

特に、「年度末納品」や「年度をまたぐ出張」は、注意が必要です。

 

「年度末納品」については、昔の考え方は、現在(2019年7月)とは異なっていました。原則的に年度末納品は認められていませんでした。10月くらいまでに物品の納品が行われないと、当該年度の科研費の研究に使用できないと考えられていました。年度末近くに科研費で物品を購入するときは理由書の添付が必要でした。しかし最近は、次のように年度末納品が可能となりました。

 

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年度末納品が可能な根拠

 

年度末近くの納品については、日本学術振興会のHPで次の「科研費ハンドブック」を確認しましょう。科研費は、制度改革や運用の変更が毎年実施されます。最新の情報で確認することが大切です。

 

科研費ハンドブック(研究機関用)2018年度版112ページから抜粋

補助金分

物品の納品、役務の提供等は、補助事業を行う年度の3月31日までに終了していなければなりません。

物品の納品、役務の提供等に関する支出は、実績報告書の提出期限(補助事業実施年度の翌年度の5月31日)までに行ってください。

 

この取扱いは、前年度の実績報告を取りまとめる期間として2ヶ月間を確保することで、実質的に、3月末までの物品の納品や役務の提供等が可能となるようにしたものです。年度末においても適切に研究を進めることができるよう定めたものです。

 

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年度末の科研費の注意点

 

しかし、上記の3月末納品については、次のような制限があります。

 

【文部科学省大臣官房会計課の見解】112ページ、上記の下段を抜粋

 

ある年度から次年度に補助事業(研究)が継続する場合であっても、次のことは、会計年度独立の原則に反するので、行ってはならない。

・ 前年度には全く使用せず、次年度のみにおいて使用する物品を、前年度の補助金で購入すること(注:前年度中に少しでも使用すればよい

 

・ 次年度の出張のための航空券購入費用・宿泊費用等を、前年度の補助金で予め支払っておくこと

 

・ 次年度に開催される国際学会に参加するための登録料(当該年度の3月中に支払わなければ参加できない)を、前年度の補助金で予め支払っておくこと

 

この文部科学省の見解によれば、科研費(補助金)で、年度末近くに物品を購入するときは、「前年度中に少しでも使用すればよい」ことになります。つまり購入契約を締結するときは、納入期限を3月31日に設定するのではなく、3月30日とか3月29日に設定します。「前年度のうちに1日以上使用できる」契約とした方が安全です。もし納入期限を3月31日としてしまうと、極端な話、3月31日23:59に納品されるかもしれません。そうなると前年度の科研費(補助金)は使えません。

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消費税改正のときは納期に注意

 

年度末に消費税法が改正されるときは、要注意です。消費税が上がる前に購入しようと、日本全体の需要が一気に高まります。4月に消費税が上昇するときは、3月納品が多数発生します。通常であれば十分間に合うはずの納期が遅れてしまいます。

 

4月の消費税改正のときは、官公庁だけでなく民間でも、年度末に注文が殺到します。通常であれば2週間くらいの納期が、数ヶ月必要になる可能性があります。このような時期には、科研費(補助金)のような単年度予算で、年度末に納品するのは避けましょう。

 

もし、3月31日までに納品できなかった場合、科研費(補助金)の予算を使用することが不可能になります。予算を国へ返さなくてはならない事態に陥ります。また、日付だけ修正するような「書類操作」をすれば、研究費の「不正使用」になってしまいます。

 

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注意したい科研費の使用ルール

 

以下は、科研費ハンドブック(研究機関用)-2018年度版からの抜粋です。注意したい「使用ルール」です。

 

【使用の開始】96ページ

新規の研究課題については内定通知日以降、また、継続の研究課題については4月1日から、それぞれ研究を開始し、必要な契約等を行って差し支えない。

 

直接経費が使用できる主な経費 99ページ

 

研究協力者を雇用するための経費

 

研究機関の施設において研究を行うことができない場合(賃借料、敷金等)や研究機関内でのスペースチャージ

 

科研費の研究で使用する設備等の修理費

 

設備、装置等に要した光熱水費、専用のメーターが装備されているなど算出根拠が明確な場合

 

研究を実施することにより生じた廃棄物の処理に係る経費

 

海外・国内での研究・会議参加のための旅費

 

シンポジウムなどを開催するときの食事費用(アルコール飲料類には使用できません。)

 

海外での国際学会への参加費(学会参加費とランチ代・バンケット代が不可分な場合は、学会活動の一環として必要となる経費と考えられるため支出することができます。)

 

研究成果発表のための学会誌投稿料(オープンアクセスに係る掲載料含む)、ホームページ作成費用、研究成果広報用パンフレット作成費用、一般市民を対象とした研究成果広報活動などのアウトリーチ活動

 

海外出張に係る海外旅行傷害保険料

 

臨時的に必要となる託児料

 

99ページ

アルコール飲料類には使用できません

外国人特別研究員に対して日当を支払うことはできない

 

108ページ
「競争的資金における使用ルールの統一について」(平成29年4月20日改正)

耐用年数1年以上かつ取得価格 10 万円以上の物品は備品として、耐用年数1年以上かつ取得価格 50 万円以上の物品は資産として管理すること。

 

適切な物品検収が行われていても、科研費の管理が不適切な場合(例えば、補助金分における期ずれ等)には、不適正な執行に該当します。

 

 

 

117ページ
間接経費を研究者へ配分する場合には、直接経費で充当されるべきものに間接経費が充当されることがないように研究機関において、チェック体制を構築してください。

 

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合算使用が認められるもの

 

104ページ

補助事業に係る用務と他の用務とを合わせて行う1回の出張において、用務内容に応じて別々に契約・支払をする場合

 

直接経費に使途の制限のない他の経費(委託事業費、私立大学等経常費補助金、他の科研費及び間接経費など、当該経費の使途に制限のある経費を除く。)を加えて、補助事業に使用する場合

 

同一研究課題の補助金と助成金を合わせて、ひとつの契約により補助事業に使用する場合

 

研究費の効率的な使用及び設備の共用を促進するため、共用設備について、各研究課題の直接経費を合算して購入することができます

 

運営費交付金など使途に制限のない経費を加えて、複数の科研費による合算額以上の設備を購入することも可能です。また、当初予定していた設備よりも高額でハイスペックな設備を購入することも可能

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