2月に入ると、官公庁の会計現場では年度末の足音が聞こえ始めます。「まだ1ヶ月ある」と思っていると、3月の怒涛の忙しさに飲み込まれ、重要な手続きを見落としてしまう危険があります。特に、納入期限が3月末に集中する契約の管理や、4月1日からスタートする新年度契約の準備は、この2月の動き出しが成否を分けると言っても過言ではありません。
本記事では、多忙な会計実務担当者が2月中に優先して取り組むべきタスクを整理しました。3月納品の契約が進捗通りかを確認する方法、毎月の支払いに潜む落とし穴、そして新年度入札に向けたスケジュールの逆算思考など、実務直結のポイントを具体的に解説します。法令遵守の観点から適正な事務を行うための指針として、ぜひ日々の業務にお役立てください。
納入期限が3月の契約に関する進捗確認
3月は多くの契約が履行期限（納入期限、完了期限）を迎えます。特に物品の購入や委託業務などで、3月末を期限としている案件は非常に多いはずです。
ここで重要なのが、契約の相手方任せにせず、発注者である官公庁側が主導権を持って進捗を管理することです。
履行遅延を防ぐための能動的なアクション
契約書に「納入期限：3月31日」と記載されていても、本当に3月31日に納品されては困るケースが大半です。 なぜなら、官公庁の会計実務には「納品検査（検収）」という不可欠なプロセスがあるからです。
もし、3月31日の夕方に物品が納品された場合、担当職員は物理的に検査を行う時間が取れません。
特に高額な契約では、検査職員が係長や課長補佐などへ役職指定されていることもあり、日程調整が間に合わなくなる可能性もあります。
2月中に契約相手方へ連絡を入れる際は、以下のような具体的な提案を行いましょう。
【確認のポイント】
×「納入期限に間に合いますか？」（漠然とした質問）
〇「検収の時間を考慮し、3月中旬頃には納品いただけますか？」（具体的な提案）
印刷製本であれば「校正」、システム改修であれば「受入テスト（UAT）」など、スケジュールが後ろ倒しになっていないか、2月の時点で電話やメールで確認を入れてください。
相手方が「3月31日に間に合わせれば良い」と認識している場合、ギリギリの納品によるトラブル（仕様不適合や数量不足など）が発生した際に、年度内の是正措置（手直し）が不可能となります。
そうなれば、法令上、検収が新年度になってしまい、当年度の予算で支払いはできません。予算の繰越手続きが必要になれば、膨大な事務負担が発生するリスクがあります。 これを防ぐためにも、2月中の進捗確認は「転ばぬ先の杖」として非常に有効です。
契約変更が必要な場合の判断基準
進捗確認を行った結果、相手方から「資材の調達が遅れており、3月末の納品が厳しい」といった相談を受ける場合もあるでしょう。
このとき、2月中にその情報を得ていれば、まだ対策を打つ時間があります。
- 履行期限の延長：正当な理由がある場合、変更契約を締結し違約金の発生を防ぐ。
- 繰越手続きの検討：年度内納入が不可能な場合、早期に予算繰越の手続きに着手する。
最も避けたいのは、3月下旬になってから「実は間に合いません」と報告されることです。 この段階では事務的な対応手段が限られてしまい、法令違反に近い無理な処理を誘発しかねません。
2月という時期は、こうした最悪のシナリオを回避するための「最後の防衛ライン」であると認識してください。
毎月支払う契約の過去支払い状況と3月分の処理
年度末の繁忙期には、突発的な案件に気を取られがちですが、毎月定例で行っている支払い事務にこそ落とし穴があります。
新聞代、電気・ガス・水道などの光熱水料、コピー機の保守料金、清掃や警備委託料、データベースの利用料など、毎月支払いが発生している契約について、今一度確認を行いましょう。
支払い漏れと二重払いのチェック
まず行うべきは、契約台帳の確認です。 前年4月分から1月分（または2月支払い分）まで、毎月欠かさず支払いが完了しているかをチェックします。
特に以下のケースは要注意です。
- 年度途中で契約金額の変更があった場合
- 担当者の不在時に代理で処理が行われた月
金額に誤りはないか、あるいは請求書が未着のまま処理が漏れている月はないかを確認してください。
もし支払い漏れが見つかった場合でも、2月中であれば速やかに相手方に連絡し、請求書を取り寄せて支払うことで、年度内の処理に間に合わせることができます。
逆に、誤って二重に支払っている月がないかも確認が必要です。 過払いが見つかった場合、相手方に返還請求を行わなければなりませんが、これも年度をまたいでしまうと「過年度収入」としての処理が必要になり、事務が煩雑になります。
現年度の予算内で修正ができる今のうちに、全月の履歴を洗う作業をおすすめします。
3月分請求書の到着時期と支払年度の区分
次に重要なのが、「3月分の請求書がいつ届き、どの予算から支払うか」の確認です。 これは契約の種類や自治体の規則によって「歳出年度区分」の取り扱いが異なるため、非常に間違いやすいポイントです。
2月中に各契約相手方に対して「3月分の請求書はいつ頃発送されますか？」と問い合わせておきましょう。
もし、4月に入ってから到着する場合、4月1日の人事異動で担当者が代わっている可能性があります。 後任者がスムーズに処理できるよう、引き継ぎ書には以下のように明記しておく準備が必要です。
「◯◯会社の3月分請求書は〇月〇日頃到着予定。旧年度予算にて支払い」
また、予算残額の確認も忘れてはいけません。 特に光熱水料は高騰している可能性があるため、3月分の支払いに必要な予算が残っているか、2月の段階で試算しておくことが、決算時の「予算不足」を防ぐことにつながります。
新年度（4月1日）から開始する契約の入札準備
2月は現年度の決算準備だけでなく、来るべき新年度に向けた準備期間でもあります。
特に、4月1日から切れ目なく業務を開始しなければならない案件については、2月中に手続きを本格化させる必要があります。
入札スケジュールの逆算と公告時期
4月1日から警備業務や清掃業務、システム運用保守などを開始する場合、3月末日までには契約を締結（または予算成立を条件とした契約）し、業者との打ち合わせを完了させておく必要があります。
ここから逆算してスケジュールを立てると、以下のようになります。
| 時期 | 業務フェーズ | 具体的なアクション |
|---|---|---|
| 2月中 | 仕様書確定・決裁 | 仕様書作成、予算執行伺い（起案）、入札公告（指名通知） |
| 3月中旬 | 入札・開札 | 予定価格作成、開札、落札者決定 |
| 3月下旬 | 契約締結 | 契約書作成、業務打合せ |
| 4月1日 | 業務開始 | 新年度業務のスタート |
特に一般競争入札の場合、法令や条例で定められた入札公告期間（例えば10日以上など）を厳守する必要があります。
この期間を短縮することはできないため、1日の遅れが致命傷になります。 2月のカレンダーを確認し、祝日を考慮した上で、余裕を持ったスケジュールを組みましょう。
仕様書作成時の注意点とアップデート
新年度の仕様書を作成する際、前年度の仕様書をそのまま「コピー＆ペースト」して日付だけ変えるのは避けましょう。 主な業務内容は同じでも、取り巻く環境が変わっている可能性があるからです。
- 建物工事などのため清掃面積や警備対象エリアが変更
- 過去の仕様書で曖昧だった部分の明確化、不要部分の削除など
これらを見直し、契約後のトラブルを未然に防ぐ内容へとアップデートしてください。
予定価格作成と見積もりの取り扱い
予定価格を作成するために、参考見積書を業者から徴収する場合も注意が必要です。
2月は民間企業にとっても決算期前の繁忙期です。 「明日までに見積もりをください」といった急な依頼は、相手方にとって大きな負担となり、精度の低い見積もりが提出される原因となります。
参考見積書の依頼は、仕様書案を提示した上で、十分な回答期限を設けて行いましょう。
また、徴収した参考見積書はあくまで「参考」です。 過去の契約実績などを調査し、法令に基づいて厳正に予定価格を決定することが求められます。
法令遵守と適正な事務処理に向けて
会計事務を行う際、「会計検査院の検査で指摘されないように」という動機で書類を整えることがありますが、これは本質的ではありません。
私たちの目的は、住民から預かった税金を原資とする貴重な予算を、会計法令に基づいて適正に執行することにあります。
外部からの検査などは、その事務が適正に行われているかを第三者の視点で確認するプロセスに過ぎません。 日々の業務において、一つひとつの支出や契約が法令に適合しているか、公益に資するものかを自問自答しながら進めることが、結果として健全な財務運営につながります。
2月という時期は、多忙ゆえに「前例踏襲」や「形式的な処理」に流れがちですが、今一度、基本に立ち返って一つひとつの契約や支払いを確認してみてください。 ここでの丁寧な確認作業が、年度末の混乱を防ぎ、新年度の良いスタートを切るための土台となります。
まとめ
2月中に確認・実行すべき会計事務について解説しました。 最後に、重要なポイントを整理します。
| 3月納入契約の 進捗確認 | 納入期限ギリギリを防ぐため、契約の相手方へ連絡し、検収期間を確保できるスケジュールか確認する。 遅れそうな場合は変更契約などの対策を検討する。 |
|---|---|
| 定例払いの確認 | 過去の支払い漏れや二重払いがないか台帳と照合する。 3月分の請求書がいつ届き、どの年度の予算で支払うか（年度区分）を明確にしておく。 |
| 新年度入札の準備 | 4月1日開始の契約に向け、入札公告期間から逆算してスケジュールを立てる。 仕様書は実情に合わせてアップデートし、参考見積書は早めに依頼する。 |
これらの業務は、担当者一人の記憶や手帳の中だけで管理するのではなく、係内で情報を共有し、組織として進捗を把握することが大切です。
年度末は異動の内示などもあり、心落ち着かない時期かもしれませんが、立つ鳥跡を濁さず、そして新年度へのバトンをスムーズに渡せるよう、プロフェッショナルとしての業務遂行を心がけましょう。
（私は3年目で人事異動の対象だから、面倒な契約手続きは後任へ任せよう、などと考えるのはやめましょう。必ずしっぺ返しを食らいます。）
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