日常の仕事の中で、初めての相手に電話したりメールすることは、信頼関係を構築するための重要なステップです。
しかし、特に初めての連絡でメールを使ってしまうと、相手に失礼な印象を与えてしまうことも少なくありません。電話やメールの内容によっては、「突然の連絡」「相手の状況を考慮しない対応」と感じられ、不意打ちのような感覚を与えてしまうことがあるためです。一般的に不意打ちは、相手に準備する機会を与えず、卑怯なことと捉えられています。
そのため信頼を得るには、丁寧で誠実な言葉遣いが欠かせません。電話するときには、無理にベテランのように流暢に話す必要はなく、たどたどしくても、ゆっくりと誠実に話すことが相手に安心感を与えます。また、相手の話をよく聞き、適切に対応することで、より良い印象を残し、その後のやり取りがスムーズに進みます。
本記事では、初めての連絡で相手に信頼感を与えるための具体的な方法や、好印象を与えるコツについて解説します。
初めての会社へメールを送ることは失礼なので極力避けるべき
初めての会社へ突然メールを送ることは、状況によっては失礼と見なされることがあります。特に、前触れもなく直接メールを送ると、相手が驚いたり、混乱したりすることがあります。初対面でのコンタクトは、できる限り事前に電話するなど適切なアプローチを取ることで避けるべきです。
電話している
初めてのメールが失礼とされる理由
初めてのメールが失礼とされる主な理由は、「相手に準備がないまま突然連絡が入ること」 です。相手が予定していない連絡を受け取ることで、迷惑をかける可能性があり、ビジネスマナーに反してしまう場合があります。特に、相手が忙しい状況の中では、突然の依頼やお願い事をすることは負担に感じられます。
さらに、初めての連絡でメールを使ってしまうと、相手がスパムメールや不審な詐欺メールと判断してしまうリスクもあります。ビジネスでは信頼関係が大切です。初めての連絡は、その信頼を築くための重要な第一歩ですが、誤った方法で行うと逆効果となりかねません。
避けるべきシチュエーションと対応策
初めてのメールを送る際、以下のシチュエーションでは特に注意が必要です。
1. 事前の挨拶や名刺交換がない場合：相手にあなたの存在を認識してもらうためには、先に対面や電話での挨拶が望ましいです。対面や電話でのコミュニケーションがあった場合、その後のメールでの連絡がより自然に進められます。
2. 相手が忙しい時期：繁忙期や特定のタイミングでの突然の連絡は、相手にとって負担となる可能性があります。特に、相手が多忙であることが予想される場合は、メールを控えるか、事前にスケジュールを確認するなどの配慮が必要です。
初めてのメールを避けるための代替手段
初めての会社にメールを送る代わりに、まずは他の手段でコンタクトを取る方法を検討しましょう。たとえば、電話や直接の面会、または紹介者を通じての連絡が効果的です。これにより、相手に突然の負担をかけることなく、丁寧に関係を築くことが可能です。
また、初めてのメールをどうしても送らなければならない場合は、最初の文面の中で、相手に連絡をする意図を簡潔に説明したり、紹介者の名前を記載するなどして、スムーズなコミュニケーションのきっかけを作ることが重要です。これによって、メールの負担を軽減できます。
初めての会社へメールを送ることは、時として失礼と見なされることがあるため、極力避けるべきです。特に事前のコンタクトがない場合や、突然の依頼が含まれる場合、メールは相手に負担をかけ、ビジネス関係の構築を妨げる可能性があります。まずは他の手段を通じて、関係を築く努力をすることが大切です。
突然のメールに失礼を感じるのは「不意打ち感」から
ビジネスで初めてメールを送る場合、相手がそれを失礼だと感じる大きな理由の一つに、「不意打ち感」 があります。突然の連絡に驚かされ、状況を把握するための時間がなく、相手に負担をかける可能性があるためです。また、メールは顔が見えないやりとりであるため、信頼感が不足しやすいという点も挙げられます。
メールのやり取りが信頼感を損なう理由
メールは便利なコミュニケーション手段ですが、相手の顔が見えない ために、どうしても冷たい印象を与えてしまいます。初めての相手に対しては、信頼感が築かれていない状態でのやりとりとなるため、特に気を遣わなければなりません。顔が見えないことで、相手が誰で、どのような人物かを想像しづらく、十分に信頼できないと感じる人が多いのです。
この信頼不足は、特にメールの文面だけでコミュニケーションを図ろうとする際に強く現れます。たとえば、丁寧な自己紹介やメールを送る理由を記載しても、相手はまだあなたのことを十分に理解できていないため、距離感を感じることが多いのです。
声を聞くことで信頼感が増す理由
電話 は、メールとは異なり、相手の声を聞くことができるため、より信頼感を築きやすい手段です。相手の声が聞こえることで、顔を想像しやすくなり、感情や意図がより明確に伝わります。声のトーンや話し方から、相手の誠意や姿勢を感じ取ることができるため、一歩進んだコミュニケーション が可能になります。
電話を使うことで、メールのやり取りだけでは感じられない人間らしさや温かみが伝わり、相手との信頼関係が築きやすくなります。電話での会話が最初にあれば、その後のメールのやり取りもスムーズに進みやすくなり、相手が顔をイメージしながら対応することが可能です。
不意打ち感を軽減するためのポイント
1. 自己紹介をしっかり行う
電話をした後で、初めてメールを送る際は、あらためて自己紹介を丁寧に行いましょう。「先ほどは、電話で失礼しました。私は〇〇省〇〇課の△△と申します」と明記し、なぜ連絡をしたのかを明確に説明することで、相手が不安を感じることを防げます。紹介者がいる場合は、その旨を明記することも効果的です。
2. 声を通じたコミュニケーションの活用
初回の連絡は、できるだけ電話を使うことを検討しましょう。相手の声を聞くことで、顔を想像しやすくなり、信頼感が増します。また、電話での会話の後にメールを送ることで、相手はあなたの声や姿を思い浮かべながら内容を理解しやすくなります。
3. メールを送る理由を明確にする
メールを送る理由を明確に伝えることも重要です。相手が何を期待されているのかを理解できるように、メールの内容を簡潔かつ明確に記載しましょう。「〇〇について見積書の提出をお願いしたく、メールを差し上げました」など、具体的な要件を伝えることで、相手に無駄な不安を与えないようにします。
また目的も明確にしましょう。「見積もり合わせ」を目的に見積書を取り寄せるのであれば、「御社の他にも見積書の提出を依頼しております。提出して頂いた見積書の中から、最も安い金額を提示して頂いた会社と契約を締結する予定です。」のように記載しましょう。
突然のメールが失礼と感じられるのは、相手に「不意打ち感」を与えてしまい、信頼感が築かれないためです。特に顔が見えないやり取りでは、信頼感が欠如しやすく、相手に不安（不快感）を与えることがあります。最初に電話を使って声を通じたコミュニケーションを図ることで、相手との信頼関係を築きやすくし、その後のメールでのやり取りもスムーズに進めることができます。
好印象を与える初めての電話のかけ方：相手が信頼しやすい言葉遣い
初めて電話をかける際には、相手に好印象を与え、信頼を得るための言葉遣いが非常に重要です。相手が安心して対応できるよう、丁寧で誠実な言葉選びを心がけることで、信頼関係を築きやすくなります。以下では、具体的な電話のかけ方に加えて、信頼を得るための言葉遣いについても説明します。
準備をしっかり行う
電話をかける前には、しっかりと準備をしておくことが重要です。要点を整理し、相手に伝えたい内容を明確にしておきましょう。聞きたいこと、伝えたいことをまとめた、箇条書きの手書きメモが効率的です。
電話で会話を始めると緊張してしまいます。頭の中で考えていたことは白紙になってしまいます。緊張で頭の中が空っぽになります。手書きメモへ内容を整理しておきましょう。
この段階で信頼されるためには、最初に電話した経緯を簡単に伝えます。根拠のある情報 を用意しておくことが大切です。「競争参加資格者名簿を見て電話させて頂きました」、「御社のWEBサイトを見て電話させて頂きました」、「〇〇様のご紹介でお電話させていただきました」といった言葉を用いることで、相手は安心感を持ちやすくなります。
最初の挨拶で相手を気遣う
電話をかけた際の最初の挨拶は、相手があなたに対して抱く印象を左右します。ここで、相手の立場を尊重する言葉遣いが信頼感を生み出します。たとえば、「突然のお電話、失礼いたします」という表現を用いると、相手に配慮していることが伝わり、電話を受けることに対する抵抗が軽減されます。
また、相手の時間に配慮する言葉として、「お忙しいところ恐れ入りますが、今お時間いただけますでしょうか？」と確認することで、相手は対応しやすくなります。
簡潔に要件を伝える
初めての電話では、簡潔かつ的確に要件を伝えることが信頼を築く鍵となります。ここで使う言葉も、わかりやすく具体的 であることが重要です。たとえば、「〇〇の件でご連絡いたしました」とシンプルに伝えると、相手はすぐに内容を理解できます。また、「見積書の提出をお願いしたく、電話差し上げました」といった柔らかい表現を使うことで、相手に押し付けがましい印象を与えず、穏やかな印象を持たせることができます。
相手の返答を丁寧に受け止める
相手が発言した内容をしっかりと受け止め、それに対して誠実に返答することも、信頼感を生む大切な要素です。相手の意見や要望に対して、「おっしゃる通りです」や「ごもっともです」といった同意や理解を示す表現 を使うことで、相手に対する尊重を示すことができます。こうした対応によって、相手はあなたに対してより信頼を寄せやすくなります。
官公庁の会計法令を長々と解説するような失礼な態度はやめましょう。民間企業は官公庁の会計法令など興味ありません。会計法令は、相手方から質問があった部分だけ簡潔に答えるようにします。
信頼を得る言葉遣いと感謝の表現
最後に、電話の締めくくりに感謝の気持ちを伝える際にも、丁寧で感謝の意を伝える言葉 が重要です。「お忙しいところ、お時間をいただきまして誠にありがとうございました」といった言葉を使うことで、相手は自分の時間が尊重されていると感じ、信頼感が生まれます。電話が短時間でも、感謝の言葉を忘れずに伝えることで、相手との関係がより良好に進むでしょう。
初めての電話で相手に信頼感を与えるためには、丁寧で誠実な言葉遣いが欠かせません。事前の準備や挨拶、要件の伝え方、相手の返答への対応、感謝の言葉を通じて、相手に配慮したコミュニケーションを図ることが、信頼関係を築くための鍵となります。顔が見えない電話のやり取りでは、言葉一つひとつが相手に与える影響が大きいため、慎重に選んだ言葉を使って、誠実な印象を与えることが重要です。
丁寧な電話はビジネスでの信頼関係構築の第一歩
初めての電話で相手に信頼感を与えるためには、丁寧な言葉遣いと明確な意図 が不可欠です。電話での第一印象はその後の関係性を左右するため、最初の言葉や対応が重要です。最初の言葉が好印象であれば、相手も今後のやり取りに対して前向きな気持ちを持ちやすくなります。
特に重要なのは、無理にベテランのように完璧に話そうとするのではなく、誠実に、落ち着いて話すこと です。早口で話すと、相手に焦りや緊張を感じさせることがありますが、ゆっくりとしたペースで話すことで、相手に安心感を与え、落ち着いた印象を持ってもらえます。また、誠実さを示すためには、相手の話をしっかり聞き、適切に反応することが大切です。
相手の言葉をよく聞くことがポイント
信頼関係を構築するためには、相手の言葉に耳を傾ける ことが非常に重要です。一方的に話すのではなく、相手が話すタイミングを大切にし、その内容に対して適切に返答することで、相手は自分の意見が尊重されていると感じます。例えば、相手が質問をしたり、懸念を示した場合には、丁寧に答えることで、さらに信頼を得ることができます。
質問を受けたときに「知ったかぶりはしない」ようにしましょう。わからないことは素直に、「すみません、勉強不足でわかりません。」「折り返し回答させて頂いてよろしいでしょうか？」などと答えます。適当にあしらうような言葉を使うと、一瞬で信頼感を失います。誠実に答えることが重要です。相手からの質問は必ず、手書きメモへ記載します。
初めての電話で丁寧に対応することは、ビジネスにおいて信頼関係を築くための第一歩です。ベテランのように流暢に話す必要はなく、むしろ誠実さを重視し、ゆっくりと丁寧に話すことが重要です。相手の話に耳を傾け、適切に対応することで、好印象を与え、今後のやり取りが円滑に進むようになります。
コメント