仕様書・予定価格同一の原則、仕様書を作成するときに忘れがちな点

競争入札を行うときは、最初に仕様書を作成します。仕様書の内容に基づいて契約金額の積算を行います。そして開札前には、仕様書に基づいて落札上限価格の予定価格を作成します。仕様書と予定価格の関係を確認しておきましょう。

仕様書を作成するときは、予定価格の積算までイメージする

 

一般競争入札を実施するときは、官公庁側が求めたい内容を、仕様書として作成します。そして開札の前日までに予定価格調書を作成します。

 

入札手続きの流れは、次のようになります。

 

仕様書作成　→　入札公告公開　→　予定価格作成　→　入札・開札

 

入札を始めるときは、最初に仕様書を作成します。仕様書が完成した後で入札公告を公開し、質疑応答などの手続きが始まります。入札公告を見た参加者が書類を提出し、しばらくしてから（書類提出期限の２週間くらい後で）開札になります。開札の前日までに予定価格を作成するのですが、最初の仕様書を作成しているときに、つい忘れてしまいがちなことがあります。それは「仕様書に記載してないことは、予定価格でも積算できない」ことです。

 

仕様書に基づいて契約金額を積算するわけですから、冷静に考えればわかることなのですが、いざ仕様書を作り始めると、つい忘れがちになります。早く入札公告を公開したいと思い、仕様書の作成のみに集中してしまい、その後に作成する予定価格の存在を忘れてしまうのです。仕様書を書くときは、後で予定価格を作成することになるので、契約金額に影響する部分は明記しなくてはなりません。ここは注意が必要です。

 

 

仕様書に記載していない内容は、予定価格では積算できません。仕様書に記載してある部分のみ予定価格で積算可能です。

 

予定価格の積算を行なうとき、仕様書に記載していないことを含めてしまうと、予定価格の過大積算として、会計検査院などから指摘を受けてしまいます。

 

簡単にいえば、仕様書と予定価格は同一でなければなりません。これを「仕様書・予定価格同一の原則」といいます。

 

金額の大きい契約では、仕様書を作成する前に参考見積書を取り寄せているはずです。仕様書を作成するときは、「参考見積書の積算項目が含まれているか」確認しながら進めましょう。

 

本体だけでなく、周辺のことにも注意

 

一般競争入札へ参加しようとする民間企業は、官公庁側から提示された入札説明書や仕様書に基づいて入札金額を見積もります。

 

例えば仕様書の中で、機器を接続するコードやケーブル類の記載を忘れてしまうと、かなり大きなミスになってしまいます。10台の新しいノートパソコンを増設し、職場内のネットワークへ接続しようと考えていたのに、接続に必要なLANケーブルやスイッチングHUBなどが仕様書に記載していなければ、民間企業側は「官公庁側で既に用意してある」と思い、契約の対象外としてしまいます。仕様書に記載がなければ、契約金額にも含めないですし、納品物にも含めません。

 

官公庁側は、LANケーブルも一緒に納品してくれると思っていても、仕様書に記載がなければ納品になりません。そして、これらのミスは契約手続きの最終段階の納品当日になってから判明します。

 

LANケーブルがなければ、物品を設置して性能検査を行うときに、ノートパソコンをネットワークへ接続できません。動作確認ができないのです。近くに電源コンセントがなければ、ノートパソコンを起動できません。契約内容どおりの性能を持つノートパソコンなのか確認できないのです。納品検査（検収）が実施できなければ、契約代金の支払も不可能になります。契約手続きがストップしてしまう事態になります。

 

納品日が３月３１日の夕方になり、単年度予算の物品購入契約で、LANケーブルを用意できない状況であれば、年度内の納品検査を断念することになります。４月１日以降にLANケーブルを手配して納品検査を行っても、新年度予算で支払うことになってしまいます。旧年度予算が余ってしまったり、とても残念な契約になります。（本来、新年度で購入予定だった別の物品を断念することにもなってしまいます。）

 

仕様書の記載ミスなので、契約の相手方である販売会社に過失はありません。発注者である官公庁側のミスです。慌てて次年度に別途予算を確保して、追加でLANケーブルを購入することになってしまいます。

 

仕様書を作成するときは、本体のみでなく、機器を接続するコードやケーブル類、電源コンセントやLANコンセントの確認、据え付け調整の作業費までを含めて記載します。なるべく事前に参考見積書を取り寄せ、納品時の作業をイメージし、本体の動作確認ができるようにします。

 

参考見積書の項目に、「据付調整費一式」という表記があったときは、必ず内容を確認します。コードやケーブル類、電気コンセント、ガス栓、水道の蛇口、排水などが必要か確認し、今回の契約へ含めるものは、仕様書で明示する必要があります。

 

仕様書を作成するときに忘れがちな点

 

物品購入を例に、契約金額に影響することが多い部分、仕様書を作成するときに忘れがちな点です。

 

仕様書を作成するときに忘れがちな点

 

〇　本体の附属品（本体を動かすのに必要なもの）

 

〇　インストールが必要なソフト類（仕事で必要なもの、インストール費用も検討が必要です。）

 

〇　本体を動かすために必要な周辺環境（ケーブル類、電気、ガス、水道、排気の確認）

 

〇　設置のときの搬入経路
本体の大きさと、エレベーターや廊下、入口ドアの間口の確認、大きな物品のときは、専門会社と一緒に歩いて実測すると安全です。