官公庁で契約実務を担当していると、ときどき「会計検査」や「予定価格調書」という言葉が浮かんでしまいます。悪夢のようでイヤなものではありますが、これらの重要性を理解しておきましょう。
この記事では、予定価格調書がどのように作成され、会計検査にどのように備えるべきかを詳しく解説します。
予定価格調書とは、契約手続きの中で価格の妥当性を示すための重要な書類であり、会計検査は行政の活動を会計面から確認するための手続きです。これらを理解し、適切に対応することで、公務員としてのリスク管理を強化することができ、また官公庁を取引先とする営業担当者にとっても、提出する見積書などを深く知ることができます。
はじめに
ここでは、「会計検査」と「予定価格調書」についての基本的な理解を深めることを目的としています。これらの概念は、公務員や営業担当者にとって非常に重要です。なぜなら、これらが行政の透明性と信頼性を確保するための基盤となるからです。
会計検査とは何か？
会計検査は、官公庁の会計手続きが適正に行われているかを確認するための手続きです。具体的には、税金などの公的資金の使い道が、法律や規則に従って適正に行われているか、無駄遣いや不正がないかをチェックしています。会計検査を行う機関としては、日本では会計検査院が法律で設置されています。
広い意味での「会計検査」は、会計検査院が実施する検査だけでなく、補助金などを交付する機関（各府省）が実施する確定検査、外部の有識者などが実施する外部監査なども含みます。「会計検査」という用語を広く捉えると、さまざまな検査（会計手続きをチェックする）が該当します。この解説での「会計検査」とは、会計検査院が実施する検査に限定して解説します。
予定価格調書とは何か？
予定価格調書は、官公庁が契約を結ぶ際、契約金額の妥当性を確認するために、事前に設定した価格のことです。この金額は、市場価格や過去のデータを基に算出され、競争入札や随意契約の際に価格の適否を判断する基準となります。予定価格調書は、契約金額が適正であることを証明するための重要な書類です。
公務員にとっての重要性
契約を担当する公務員にとって、会計検査と予定価格調書は非常に重要です。これらは、行政の透明性と信頼性を確保するための手段であり、法令遵守を証明するためのツールでもあります。例えば、予定価格調書が適正に作成されていない場合、不正な契約や予算の無駄遣いが発生する可能性があります。また、会計検査によってこれらの問題が発覚すると、責任を問われることになります。
営業担当者にとっての重要性
一方で、営業担当者にとっても会計検査と予定価格調書は重要です。国や地方自治体などの行政機関との取引を行う際、予定価格調書を理解しておくことで、適正な価格設定が可能になります。見積金額の算出に役立つのです。また、会計検査に対応するための準備ができていれば、契約のトラブルを避けることができます。営業担当者は、これらの知識を活用して、行政機関との取引をスムーズに進めることができます。
このように、会計検査と予定価格調書は、公務員と営業担当者の両方にとって重要な概念です。これらを正しく理解し、適切に対応することで、行政の透明性と信頼性を確保し、円滑な取引を実現することができます。本記事では、これらの概念についてさらに詳しく解説し、実際の業務に役立つ情報を提供していきます。
会計検査の基本
会計検査の定義と目的
会計検査とは、各省庁などの行政機関や地方自治体が、適正に会計手続きを行っているかどうかを確認する手続きです。この検査は、予算の使い道が法律や規則に従って正しく行われているか、無駄遣いや不正がないかをチェックするために実施されます。会計検査の目的は、行政の透明性と信頼性を確保することです。適正な財務管理が行われていることを証明することで、国民の信頼を得ることができます。
実施主体
会計検査は、法律で設置されている会計検査院が実施します。会計検査院は、内閣から独立した機関で、行政機関や地方自治体の財務管理をチェックする役割を担っています。
会計検査院が実施する書面検査と実地検査
会計検査院が実施する会計検査には、主に書面検査と実地検査があります。
書面検査：提出された書類や帳簿を基に、財務管理が適正に行われているかを確認します。書面検査は、書類の整合性や適法性をチェックすることで、不正や誤りを発見します。計算証明規則という法律で、国は書類提出が義務付けられています。
実地検査：現場に赴き、実際の業務や財務状況を確認します。実地検査は、書面では把握しきれない実態を確認するために行われ、現場での業務プロセスや設備の状況を直接確認します。会計検査院へ提出する書類は一部のものに限られているので、細かい書類のチェックを現場で行うわけです。
会計検査と内部監査・外部監査の違い
紛らわしいので、簡単に解説しておきます。会計検査、内部監査、外部監査は、それぞれ異なる目的と方法で実施されます。
会計検査：主に国の機関を対象とし、予算の適正な使用を確認します。会計検査の対象機関は、国の予算を使っている機関です。補助金などが地方自治体へ交付されていれば、交付先も対象機関になります。いずれも法律に基づいて行われます。
内部監査：会計検査は、会計手続きが終わった後に、その適否を判断するものです。現場の状況を考えずに（なぜ適正に実施できなかったのか、という要因までは考えずに）指摘するのが会計検査です。一方、内部監査は、組織内部の監査部門が、自らの業務の効率性や法令遵守を確認します。
つまり内部監査は、現場の実情を把握しながら、（ミスをなくすよう、ミスが起こらなくなるよう）改善していくことを目的としています。ここが勘違いしやすい部分なのですが、内部監査の役割を把握している組織は、ミスや不正が根絶され、職場がどんどん良くなっていきます。会計検査のように後ろ向きな指摘ではありません。指摘するのが内部監査の目的ではないのです。
外部監査：監査法人などの第三者の独立した機関が、財務諸表の正確性を確認します。外部監査は、利害関係者に対して組織の信頼性を証明するために行われます。監査法人が実施する監査だけでなく、外部の有識者を監査人に指定して、会計書類などをチェックすることもあります。ただ、外部監査は、いずれも組織側が依頼して実施するものなので、形式的な内容であることが多いです。
定期検査と随時検査
会計検査には、定期検査と随時検査があります。
定期検査：定められたスケジュールに従って、定期的に実施される検査です。国の大きな組織では、通常、毎年実施され、時期もほぼ同じです。会計検査のための資料作成も膨大なので、３か月以上前から準備しないと間に合いません。会計検査院が指定する様式の資料を作るのも大変なわけです。
随時検査：不正が発覚しマスコミで大問題になっている際に、必要に応じて実施される検査です。緊急の問題や不正の疑いがある場合に、迅速に対応するために行われます。
予定価格調書の重要性
予定価格調書の定義と役割
予定価格調書とは、国が金額の大きい（１００万円以上など）契約を結ぶ際に、あらかじめ設定した価格を記載した書類です。この予定価格は、直近の市場価格や過去の契約データを基に算出され、契約金額の妥当性を確認する書類になります。予定価格調書は、競争入札では上限価格として用いられるなど重要な役割を果たします。
具体的には、以下のような役割を持っています。
契約金額の妥当性の確認：予定価格を基に、入札者の提示した価格が妥当であるかを判断します。一般競争入札では上限価格になるため、予定価格を超えていれば再度入札を実施することになります。予定価格を適切に設定することで、不当な取り引き（税金の無駄遣い）を防ぐことができます。
透明性の確保：予定価格を設定することで、契約手続きの透明性を確保し、公平な競争を促進します。予定価格の金額は秘密扱いが多いですが、予定価格の存在を示すことで落札の判断基準を公に示すことができます。紙ベースの入札では、入札会場に予定価格調書を置かなければなりません。
予算の適正管理：予定価格調書を活用することで、予算の適正な使用を確保し、無駄遣いを防ぎます。予算の範囲内で予定価格を設定するのが基本です。
予定価格作成の基本プロセス
予定価格調書の作成には、以下の基本プロセスがあります。
1. 市場調査：予定価格を設定するために、市場価格や過去の契約データを調査します。これにより、最新の価格動向を把握します。他省庁への購入実績調査、直近の取引価格を調べるための参考見積書の取り寄せなどから、総合的に判断して予定価格を設定します。
2. データ収集：納入実績一覧、参考見積書、他省庁の購入データ、WEB上のネット販売価格などを収集し、価格の妥当性を確認します。人件費に係わる部分は、賃金に関係するデータを収集します。
3. 価格設定：収集したデータを基に、予定価格を設定します。価格設定には、材料費や人件費、運搬費などの詳細なコストも含めます。
4. 調書作成：最終的に設定した予定価格を基に、予定価格調書を作成します。この調書は金額の大きい契約（１００万円以上など）に限定され、内部決裁（上層部による承認）を受けます。
予定価格調書の法的根拠
予定価格の作成と使用は、法令に基づいて行われます。具体的には、以下のような法令が関連しています。
予算決算及び会計令（国の場合）
第八十条 予定価格は、競争入札に付する事項の価格の総額について定めなければならない。
２ 予定価格は、契約の目的となる物件又は役務について、取引の実例価格、需給の状況、履行の難易、数量の多寡、履行期間の長短等を考慮して適正に定めなければならない。
競争入札の場合の上限価格（落札基準）についての根拠法令です。
会計法（国の場合）
第二十九条の六 契約担当官等は、競争に付する場合においては（略）予定価格の制限の範囲内で最高又は最低の価格をもつて申込みをした者を契約の相手方とするものとする。
地方自治法（地方自治体）
第二百三十四条
３ 普通地方公共団体は、一般競争入札又は指名競争入札（略）に付する場合においては、政令の定めるところにより、契約の目的に応じ、予定価格の制限の範囲内で最高又は最低の価格をもつて申込みをした者を契約の相手方とするものとする。
国と地方自治体の違い
国と地方自治体では、予定価格調書の作成や使用に関する規定が異なっています。以下は、その主な違いです。
国の規定：国の機関では、「予定価格」と「予定価格調書」を明確に分けています。契約の相手方を探すときに、事前に予定価格を把握しなければなりませんが、契約金額が小さい随意契約の場合（１００万円以下など）には調書の作成を省略できます。
地方自治体の規定：地方自治体では、地方自治法に基づいて予定価格を設定し、各自治体の条例や規則により具体的な手続きが決められています。自治体ごとに規定が異なります。多くの自治体では国の規定と同じように定められていますが、確認が必要です。
予定価格調書は、行政機関の契約手続きにおいて非常に重要な役割を果たします。これにより、契約金額の妥当性を確認し、透明性と公正性を確保します。また、予定価格調書の作成には法令に基づいた手続きが必要であり、国と地方自治体では規定が異なります。これらの知識を正しく理解し、適切に活用することで、会計事務を適正に行うことができます。
会計検査と予定価格調書の関係
予定価格調書の妥当性の確認
会計検査で最も重要なポイントの一つが、予定価格調書の妥当性です。予定価格調書は、契約金額が適正であることを証明するための基盤となる書類です。以下のチェックポイントを通じて、その妥当性を確認します。
市場調査の実施：予定価格が市場価格に基づいて設定されているかを確認します。市場調査が不十分であると、予定価格が現実と乖離してしまい、不適正な契約金額につながる可能性があります。
データの根拠：予定価格の設定に使用したデータの出所や算出方法が明確であるかを確認します。信頼性の高いデータを使用することで、予定価格の妥当性が保証されます。根拠が明確であれば、公正さ（多くの人が正しいと感じること）を示すことになります。
手続きの適正性：予定価格調書の作成過程が法令に基づいて適正に行われているかを確認します。例えば、関係書類の整合性や、内部承認のプロセスが適正に行われているかをチェックします。作成時期などが法令に違反していないかなども含みます。（例えば、入札を終えた後に予定価格調書を作成したとなれば法令違反です。）
不正防止のためのポイント
予定価格調書に関する不正防止のためには、以下のポイントが重要です。
透明性の確保：予定価格の設定過程を透明にすることで、不正行為を防止します。例えば、複数の関係者による承認（決裁手続き）を必要とするなどの仕組みを導入することが効果的です。特定の業者を有利に扱わないよう内部けん制が必要になります。ここでいう「透明性」とは官公庁内部での扱いです。予定価格は秘密扱いが原則なので外部に対して公開するものではありません。
定期的な内部監査：内部監査を定期的に実施し、予定価格調書の作成プロセスやその内容をチェックします。これにより、早期に不正を発見し、対策を講じることが可能です。会計検査のように指摘するだけでなく、現場の実情を考慮した改善策を提示することが重要です。
教育と訓練：担当者への教育と訓練を徹底することで、不正行為の予防と予定価格調書の正確な作成を促進します。研修などを開催し、法令や内部規定に関する知識を深めることが重要です。
会計検査で問題となる事例
会計検査で指摘を受ける主な事例があります。
予定価格の過大設定：予定価格が市場価格よりも著しく高く設定されており、結果的に契約金額が不適正に高くなっていたケースが報告されました。この問題は、適切な市場調査が行われていなかったことが原因です。
データの不備：予定価格の設定に使用されたデータに不備があり、根拠が不明確なまま契約が進められていました。これにより、会計検査で問題が指摘され、後に契約が見直される事態となりました。
会計検査と予定価格調書は、会計手続きの公正性を確保するために不可欠な要素です。会計検査でのチェックポイントや不正防止のためのポイントを理解し、実際の事例を参考にすることで、より効果的な財務管理が可能になります。これらの知識を活用し、適切な財務管理と法令遵守を実現しましょう。
公務員にとってのリスク管理
会計検査を恐れる理由：罰則と懲戒処分
会計検査は、行政機関や自治体が適正に会計処理を行っているかを確認する重要な手続きです。しかし、公務員にとっては恐れるべき側面もあります。その理由の一つが、会計検査で不適切な行為が発覚した場合の罰則や懲戒処分です。
罰則：会計検査で不正や不適切な財務管理が発覚すると、関与した公務員には法的な罰則が科されることがあります。例えば、故意に虚偽の報告を行った場合や、贈収賄が関与している場合には、刑事罰が科される可能性があります。
懲戒処分：会計検査で問題が見つかった場合、懲戒処分が行われることがあります。懲戒処分には、減給、停職、解雇などが含まれ、キャリアに大きな影響を与える可能性があります。これらの処分は、職務の遂行に対する信頼を失うことにつながるため、公務員にとって大きなリスクです。
会計検査院法
第三十一条 会計検査院は、検査の結果国の会計事務を処理する職員が故意又は重大な過失により著しく国に損害を与えたと認めるときは、本属長官その他監督の責任に当る者に対し懲戒の処分を要求することができる。
仕事の進め方の透明性と説明責任
公務員の仕事には、透明性と説明責任が求められます。会計検査を通じて、業務の進め方が公正であり、適法であることを証明する必要があります。
透明性：業務プロセスが透明であることは、不正行為の防止につながります。公務員は、すべての手続きが法令に基づいて明確であり、誰でも確認できる状態を維持する必要があります。これにより、不正行為の発見が容易になり、信頼性が高まります。
説明責任：公務員は、自分の行った業務について常に説明する責任があります。特に、予算の使用や契約の締結に関しては、詳細な説明が求められます。説明責任を果たすことで、業務の正当性を証明し、会計検査への対応がスムーズになります 。税金などの公的資金を使うときは、必ず説明責任が伴います。
公務員にとってのリスク管理は、会計検査への対応をスムーズにし、不正行為を防止するために重要です。罰則や懲戒処分を避けるためには、透明性と説明責任を果たすことが求められます。
営業担当者が知っておくべきポイント
取引先としての官公庁の特性を知る
官公庁との取引は、民間企業との取引とは異なる特性を持っています。まず、官公庁は公共の利益を最優先に考えるため、取引には厳格な規則と手続きが求められます。また、透明性と公正性を確保するために、多くの書類とプロセスが必要となります。例えば、契約前に詳細な見積書や関係資料を提出しなければなりません。
さらに、官公庁は予算の枠内で運営されるため、価格競争が激しいことが特徴です。そのため、営業担当者は競争力のある価格設定とともに、高品質なサービスや製品を提供することが求められます。官公庁との取引は、信頼関係を築くことが重要であり、一度信頼を得ると長期的な取引が期待できることも特徴の一つです。
競争入札と随意契約の違い
官公庁との契約には、主に競争入札と随意契約の二つの方式があります。これらの違いを理解することは、営業担当者にとって非常に重要です。
競争入札：複数の業者が入札に参加し、最も有利な条件を提示した業者が契約を獲得します。競争入札は、公平性と公正性を確保するための手法であり、官公庁が定めた予定価格を上限として落札者が決まります。営業担当者は、入札条件や予定価格をよく理解し、競争力のある価格を提示することが求められます。
随意契約：業務効率化を目的とする３社による見積合わせや、特定の業者と直接契約を結ぶ方式です。随意契約は、少額随意契約が最も多いですが、緊急性が高い場合や特定の技術やサービスが必要な場合にも行われます。
入札手続きが不要なため、迅速に契約が結ばれることが利点です。ただし、随意契約でも透明性と公正性を確保するために、適正な価格設定が求められます 。
予定価格の読み解き方：見積書を作成する前に
見積書を作成する際には、予定価格を想定することが重要です。競争入札のときに作成する予定価格調書には、官公庁が事前に設定した契約金額の上限が記載されています。この予定価格と業者の見積書を比較することで、価格の妥当性を評価します。（競争入札の入札書と、随意契約の見積書は同じものです。契約の申込み書類になります。）
価格の妥当性：見積書の金額が予定価格よりも著しく高い場合、不正な価格設定が疑われることがあります。逆に、見積書の金額が予定価格よりも低すぎる場合は、品質やサービスの低下が懸念されることがあります。営業担当者は、適正な価格を提示することで、信頼性を高めることができます。
詳細な項目の確認：見積書作成する際には、各項目の詳細も確認することが重要です。材料費、人件費、運搬費など、各項目の価格が適正に設定されているかをチェックします。これにより、透明性のある価格設定が可能になります 。
見積書の内訳を詳細に記すことで、官公庁側は価格の妥当性を判断しやすくなります。例えば、次の２つの見積書があった場合、官公庁側はどちらの見積書を採用するでしょうか？
業者 A 設置費 一式 １５万円
業者 B 設置費 １５万円
内訳 作業員６人（2万×6人）、トラック１台（3万円）
業者Bの見積書を採用するのは明白です。見積書の内容が理解でき、価格も妥当と考えられるからです。業者Aの一式１５万円では、高いのか安いのか判断できません。
価格設定の戦略
営業担当者が官公庁との取引を成功させるためには、効果的な価格設定の戦略が必要です。以下のポイントを押さえて、競争力のある価格設定を行いましょう。
市場調査：競争入札に参加する前に、十分な市場調査を行い、最新の価格動向を把握します。市場調査を基に、競争力のある価格を設定します 。ライバル商品や最近の入札事例なども調査します。
コスト削減：コストを削減することで、競争力のある価格を提示することができます。例えば、効率的な業務プロセスの導入や、サプライチェーンの最適化を図ることで、コストを削減します 。
価値の提供：特に随意契約の場合には、価格だけでなく、提供する製品やサービスの価値も重視します。高品質なサービスや独自の技術を提供することで、官公庁からの信頼を得ることができます 。競争入札でも、同等品での入札を認めている場合は価格以外の部分が有利になることがあります。
官公庁との取引を成功させるためには、その特性を理解し、適切な価格設定の戦略を立てることが重要です。競争入札と随意契約の違いを理解し、予定価格を理解しながら見積書を作成することで、チャンスが広がります。
会計検査に向けた実践ガイド
予定価格（調書）の作成手順
予定価格（調書）は、官公庁が契約を結ぶ際の基準となる重要な書類です。以下は、予定価格を作成する具体的な手順です。
1. 市場調査の実施：まず、予定価格を設定するために市場調査を行います。これは、現在の市場価格や過去の契約データを収集するところから始めます。時間のかかる作業になるので、競争入札を計画するときには早期に動き始めます。他省庁への購入実績照会だけでも３週間くらい必要です。同時に参考見積書も取り寄せます。
2. データの収集：市場調査で得たデータの他にも、材料費や人件費、運搬費などの詳細なコスト情報が必要な場合には、それらの情報を収集します。公的機関が公表している人件費のデータ、法令で定められている法定福利費などを調査します。これにより、予定価格の根拠となるデータが整います。このデータ収集に一番労力が必要です。大きい契約になると２か月くらいかかります。
3. コストの分析：収集したデータを分析し、各項目のコストを算出します。材料費、人件費、運搬費など、各コスト項目を詳細に検討し、適正な価格を設定します。
4. 予定価格の設定：分析結果を基に、予定価格を設定します。市場価格や過去のデータなどを比較し、妥当な価格を決定します。この価格は、入札や契約の基準となります。
5. 調書の作成：競争入札の場合には、設定した予定価格を基に、予定価格調書を作成します。調書には、価格の根拠や算出方法を詳細に記載し、組織内部での透明性を確保します。
6. 内部承認の取得：作成した予定価格調書を内部で決裁します。複数の関係者による承認を経て、予定価格が正式に決定されます。決定された予定価格調書は金庫で厳重に保管します。秘密扱いの予定価格は、外部に漏れると入札自体が取りやめになります。犯罪を疑われるリスクのある部分です。
会計検査に向けた準備
会計検査に向けた準備は、予定価格調書の適正性を証明するために重要です。以下の手順を参考に、適切な準備を行いましょう。
1. 書類の整理：すべての関連書類を整理し、会計検査に備えます。これには、予定価格を作成した際に使用した資料すべてを含みます。納入実績一覧、購入実績照会、参考見積書や市場調査データなどです。また、契約書類のつづり方も重要です。手続き順に整理されていないと（書類がぐちゃぐちゃにファイリングされていると）それだけで不正を疑われてしまいます。
会計法令を理解して、適正な会計手続きを実施していれば、会計書類もきれいに保管されています。ベテランになるとファイリングされた会計書類を一目見るだけで、適正に処理しているかわかるものです。きれいに保管されている会計書類を見れば、十分に理解できるので質問もなくなります。
2. 内部監査の実施：定期的な内部監査を実施し、予定価格調書や関連書類の整合性を確認します。内部監査を通じて、不備や誤りを事前に発見し、修正することができます。内部監査が充実していれば、会計検査などで外部から指摘や批判を受けることはありません。
3. 担当者の教育：担当者に対して、法令や内部規定に関する教育を行います。これにより、法令遵守と透明性を確保します。研修会などが理想ですが、小さな組織ではむずかしいかもしれません。当サイトの記事を繰り返し読むことで十分な研修効果が得られます。
4. シミュレーションの実施：会計検査のシミュレーションを行い、検査に対する準備を整えます。具体的な質問に対する回答を準備し、検査の流れを把握します。事前に会計検査院から作成を求められている資料の対象については、特に重点的に確認しましょう。
まとめ
予定価格（調書）の重要性の再確認
予定価格（調書）は、行政機関や自治体が適正な契約を結ぶための基盤となる重要な書類です。これにより、契約金額の妥当性を確認し、透明性と公正性を確保することができます。市場調査を基に設定された予定価格は、不当な価格設定や談合を防ぎ、公平な競争を促進します。また、予定価格調書は法令に基づいて作成されるため、法的な正当性を持ちます。
会計検査に対する備え
会計検査は、行政機関の財務管理の適正性を確認する重要な手続きです。適切な準備を行うことで、会計検査への対応がスムーズになり、不正行為の防止にもつながります。具体的には、以下の点に注意することが重要です。
書類の整備：予定価格（調書）や市場調査データなど、すべての関連書類を整理し、整合性を確認します。
内部監査の実施：定期的な内部監査を通じて、業務プロセスや財務管理の適正性をチェックします。現場を理解しながら、組織を改善していく内部監査です。会計検査のような、後から指摘する検査ではありません。
教育と訓練：担当者への教育を徹底し、法令や内部規定に関する知識を深めることが重要です。
今後の展望：改善策と未来への提案
予定価格調書と会計検査に関する改善策と未来への提案を以下に示します。
デジタル化の推進：予定価格や関連書類のデジタル化を進めることで、透明性と効率性を向上させることができます。デジタル化により、データの一元管理が可能となり、迅速なアクセスや検索が容易になります。AI（人工知能）を用いた契約実績の調査、適正価格の調査なども必要になるでしょう。
継続的な教育と研修：担当者に対する継続的な教育と研修を強化することで、法令遵守と適正な財務管理を促進します。最新の法令や規則について定期的に学ぶ機会を設けることが重要です。
内部監査体制の強化：内部監査の体制を強化し、定期的な監査を実施することで、不正行為の早期発見と防止が可能になります。内部監査の結果を基に、業務プロセスの改善点を特定し、適切な対策を講じることが重要です。内部監査が充実していれば会計検査で指摘を受けることはありません。
予定価格調書と会計検査は、行政機関の財務管理の透明性と信頼性を確保するために不可欠な要素です。正確な予定価格調書を作成し、適切な会計検査に備えることで、行政の信頼性を高めることができます。今後もデジタル化や教育・研修の強化、内部監査体制の強化などを通じて、より効果的な財務管理を実現していきましょう。これらの取り組みを通じて、公共の利益を最大化し、信頼される行政を目指していくことが求められます。
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