見積もり合わせで契約不可能な見積書は使えるのか？正しい対応方法を解説

見積もり合わせにおいて、「契約はできないがが見積書だけなら出せる」という業者の見積書を比較検討の資料として使うことは、契約担当者として明確に「問題あり」です。

なぜなら、見積書は法的に「契約の申し込み」を意味し、発注者が承諾すれば契約が成立する重要な書類だからです。契約する意思がない見積書を使用することは、官製談合や業務妨害などの重大なトラブルに発展する危険性があります。

本記事では、このような見積書を受け取ってしまった場合のリスクと、適正な見積もり合わせを実施するための正しい対応方法について解説します。

見積書が持つ法的な意味と役割

官公庁の契約手続きにおいて、見積書は単なる価格の参考資料ではありません。民法上、見積書の提出は「契約の申し込み」という明確な意思表示に該当します。つまり、「この金額と条件で契約できます」という法的な約束を意味するものです。発注者である契約担当者がその見積書の内容を確認し、「これでお願いします」と承諾した時点で、有効に契約が成立します。

したがって、そもそも契約を結ぶことができない状況であるならば、見積書を提出すること自体が間違っています。繁忙期などを理由に契約できないのであれば、業者は見積書の提出を辞退すべきです。あるいは、見積書の書面内に「今回は業務多忙につきお取り扱いできません」と明確に記載して提出するのが、適正な取り引きのあり方です。

契約できない見積書を使うリスク

契約する気がないにもかかわらず、比較用として安価な見積書を提出する営業担当者は、非常に危険な存在です。もし契約担当者がその見積書を最安値と判断して正式に発注し、後から「実は契約できません」と断られた場合、官公庁の業務がストップしてしまいます。これは虚偽の書類によって官公庁の業務を妨害する行為であり、取引停止処分にも該当する大きな問題です。

また、このような実態のない見積書を比較検討の資料として用いることは、官製談合と同じような構図に陥る危険性があります。最初から本命の企業と契約するために、他の企業に当て馬としての見積書を出させたと外部から疑われかねません。適正な価格競争が行われていないとみなされ、厳しい責任を問われる可能性があります。

正しい見積もり合わせを実施するための対応

見積もり合わせは、実際に契約を履行できる複数の業者間で、公平かつ公正な価格競争を行うための手続きです。したがって、「契約はできないが見積書だけ出す」という業者の書類は、直ちに破棄するか無効として扱う必要があります。そのような業者とは関わらず、契約を確実に履行できる別の業者を新たに探し、改めて見積書の提出を依頼するのが安全です。

官公庁の契約手続きでは、後になってトラブルが発生しないよう、常に適正な事務処理が求められます。契約内容を確実に履行できる業者から、実態のある正しい見積書を取り寄せるようにしてください。少しでも疑わしい見積書を排除することが、結果的に発注者自身の身を守ることにつながります。