官公庁の物品購入などで実施される「見積もり合わせ」ですが、手続きの途中で購入を取りやめることができるのか疑問に思うことはありませんか？
予算の都合や上司からの指示など、さまざまな理由で急きょ購入を中止しなければならないケースは実務上起こり得ます。この記事では、見積もり合わせを実施した後に、発注を取りやめることが可能なのかについて詳しく解説します。トラブルを防ぐための適切な手順も紹介しますので、日々の業務を円滑に進めるための参考にしてください。
見積もり合わせの途中で購入を取りやめることは可能か
契約成立前であれば取りやめは可能
官公庁における物品購入の手続きでは、複数の業者から見積書を提出してもらう見積もり合わせを実施することがよくあります。この手続きの途中で、想定よりも金額が高額だった場合などに、購入自体を取りやめることは実務上問題ありません。見積もり合わせの結果が出たとしても、まだ発注の連絡をしておらず、契約が正式に成立する前であれば、発注者側の都合で手続きを中止することができます。
正式な発注前に行うべきこと
見積書を受け取った段階ではまだ契約は結ばれておらず、発注を見送ることも自由に行うことができます。しかし、後になってから上司の指示で購入を取りやめる事態になると、見積書を作成してくれた業者に対して迷惑をかけてしまいます。このような事態を減らすためにも、購入の必要性や予算の範囲について、事前に職場内で十分に意思疎通を図っておくことが大切になります。
正式発注後（契約成立後）の取りやめは要注意
契約違反による違約金や損害賠償のリスク
見積もり合わせの結果をもとに正式な発注を行った後は、状況が大きく変わります。正式に注文をして契約が成立した後に、発注者側の都合で一方的に取りやめることはできません。契約が成立した以上は、お互いに約束を守る義務が発生するためです。相手方の合意がないまま購入をキャンセルすると契約違反となり、場合によっては違約金や損害賠償を請求される可能性があります。
トラブルを防ぐための事前の承認手続き
もし正式発注後にやむを得ず取りやめる場合は、担当者レベルではなく、責任ある立場の役職者（部長や課長、支出負担行為担当官など）から相手方へ理由を丁寧に説明し、申し入れを行うことがトラブルを防ぐ基本です。このような重大な事態を避けるためにも、正式に発注する前には、必ず上司へ書類決裁や口頭で了解を得る手順を徹底することが重要です。組織としての承認を得てから発注へと進むようにしてください。
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