官公庁の物品購入において、規格の異なる複数の商品を安く買うために分けて発注し、それぞれ別の会社と契約することは、原則として問題ありません。入札を避ける目的などの違法性はないと考えられます。しかし、ひとつの契約にまとめられるものを書類上だけ分割し、意図的に少額随意契約の限度額に抑えて同一の会社と契約する行為は違法となります。この記事では、適法な分割発注と違法となるケースの違いについて解説します。
分割発注の基本的な考え方
官庁が目的を果たすために規格の違う複数の商品を購入する際、少しでも安く調達することは重要です。例えば、大型机と中型机と小型机を購入する場合に見積書を複数の業者から徴収することがあります。その結果、ある商品は業者Aが安く、別の商品は業者Bが安いという状況が起こり得ます。このとき、商品を分けて再度見積もりを依頼し、それぞれ最も安い業者へ発注することは適正な手続きです。国民の税金を効率的に使うという観点からも、経費を削減するための工夫として認められます。それぞれ別の会社と契約するのであれば、違法な分割発注には当たりません。
入札逃れとなる違法な分割発注とは
違法性が問われるのは、本来ひとつの契約としてまとめるべきものを、意図的に分割して入札対象以下の契約金額で発注する場合です。特に問題となるのは、分割発注したにもかかわらず、同一の会社と契約するケースです。官公庁の契約手続きは一般競争入札が原則ですが、契約金額が一定の基準以下の場合は、業務の効率化を目的にして、少額随意契約が認められています。この基準額を超えないように、実態はひとつの契約であるものを書類上だけ複数に分け、入札手続きを回避する行為は違法となります。このような意図的な分割発注は、特定の業者を優遇していると見なされます。
違法と判断されるケース
意図的な分割発注を防ぐため、会計法令等の運用においても同一の者と少額随意契約を複数回行っている場合には、重点的な監査が行われます。合理的な理由がなく契約を分割している場合は、適正な手続きとは認められません。同じ業者から同じような時期に同種の物品を複数回に分けて購入していると、入札逃れを疑われる原因となります。事務手続きを簡略化できる少額随意契約は効率的ですが、適正な運用が求められます。契約を分ける際には、それが本当に必要な分割であるか客観的な理由を説明できるようにしておくことが大切です。
適切な見積もり合わせの重要性
適法に少額随意契約を行う場合でも、3社の業者から見積書を徴収して価格を比較することが必要です。3社の見積書を比較して最も有利な業者を選ぶ手続きを、「見積もり合わせ」といいます。このとき、特定の業者に他の業者の見積金額を教えるなどの行為は絶対にしてはいけません。また、契約の相手方を先に決めておき、その業者に他社の見積書を用意させるようなやり方は談合につながる危険な行為です。常に公平な立場で3社の業者から見積書を取り寄せ、適正に比較検討して契約の相手方を決定することが求められます。
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