官公庁の会計実務において、仕様内容が違うことで参加できる業者が異なる場合、契約を分割して発注することは問題ありません。しかし、参加業者が同一であるにもかかわらず、複数社での競争入札や見積もり合わせを避ける目的で意図的に分割発注することは違法と見なされます。購入する目的が違うことは分割の理由にはなりません。本記事では、仕様が異なるパソコンを同時に手配する具体例を交えながら、分割発注が適正と認められるケースと問題になるケースの違いについてわかりやすく解説します。
官公庁における分割発注の基本的な考え方
官公庁の契約手続きでは、公平性と透明性を確保するため、金額に応じた適切な契約方式を選ぶ必要があります。仕様内容や購入目的が異なる複数の物品を調達する際、これらを一つにまとめて発注すべきか、あるいは分割して発注すべきか迷うケースは少なくありません。
結論から申し上げますと、購入目的が違うという理由だけでは分割発注の正当な根拠にはなりません。重要な判断基準となるのは、仕様内容が異なることによって、入札や見積もり合わせに参加できる販売会社が異なってくるかどうかという点です。参加可能な業者が分かれるのであれば、分割して発注することが認められます。
適正な分割発注と違法と見なされるケース
参加できる業者が異なる場合は分割可能
仕様が違う複数の物品をまとめて発注した場合、すべての仕様を満たす一部の業者しか参加できなくなることがあります。このように、まとめると参加できない業者が生じてしまう場合は、業者の受注機会を確保するために分割発注を行うことが推奨されます。官公需についての中小企業者の受注の確保に関する法律でも、分離や分割での発注が推進されています。
入札を避ける目的の分割は問題となる
一方で、契約を分割しても、それぞれの見積もり合わせに参加する業者が全く同じになる場合は注意が必要です。どの業者もすべての契約を受注できる能力があるにもかかわらず分割した場合、それは競争入札や上位の手続きを避ける目的で行われたと判断されます。事務手続きの負担を減らすためであっても、意図的な分割は違法と見なされるため行ってはいけません。
具体例から見る分割発注の実務的な対応
仕様の異なるパソコンを調達する場合
仕様の異なるパソコンｂとパソコンｃを、同じ部署で同時に必要とした場合の具体例で考えてみましょう。それぞれ単体であれば少額随意契約の範囲内ですが、合算すると複数社の見積もり合わせや競争入札が必要になるケースです。このとき、Ａ社は両方を取り扱い、Ｂ社はパソコンｂのみを取り扱っているとします。
この場合、パソコンｂとパソコンｃをまとめて発注すると、Ｂ社は見積もり合わせに参加できなくなってしまいます。そのため、Ｂ社も参加できるようにパソコンｂとパソコンｃを分割して発注することは適切な判断となります。結果として両方をＡ社が安く落札したとしても、手続きの経緯が明確であれば問題はありません。後から見直した際に経緯がわかるよう、保存する契約関係書類に理由をしっかりと記録しておきます。
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