官公庁では人手不足と業務量の増加という二つの課題が同時に進んでいます。
少子高齢化によって職員数の確保が難しくなる一方、住民サービスへの期待は高まり続けており、従来のやり方だけでは業務が立ち行かなくなる自治体も出てきました。こうした状況を打開する手段として注目されているのがAIの導入です。すでに都道府県や政令指定都市では生成AIの導入がほぼ標準となりつつあり、市区町村でも普及が進んでいます。とはいえ、庁内のどの分野からAIを取り入れればよいのか、限られた予算と人員の中で何を優先すべきか迷う担当者も多いのではないでしょうか。
この記事では、契約担当者や会計担当者としての実務経験を踏まえながら、官公庁がAIを導入する際におすすめの分野を、契約事務、会計事務、住民対応という三つの切り口から具体的に紹介します。導入を成功させるためのポイントもあわせて解説しますので、これからAI活用を検討する方はぜひ参考にしてください。
官公庁でAI導入が急速に進む背景とは
人手不足と業務量増加という構造的課題
官公庁の現場では、職員一人ひとりが抱える業務量が年々増える傾向にあります。住民ニーズの多様化や制度改正への対応、複雑化する申請手続きなど、求められる業務の幅は広がる一方です。それに対して、採用できる職員の数は限られており、特に町村部では専門人材の確保そのものが難しいという実情があります。
このような環境で行政サービスの質を落とさずに業務を続けるためには、人にしかできない判断業務と、機械に任せられる定型業務を切り分ける発想が欠かせません。申請書の入力確認やデータ集計、問い合わせ対応といった繰り返し作業をAIに任せることで、職員は住民対応や政策立案といった本来注力すべき業務に時間を使えるようになります。AI導入は、単なる先進的な取り組みではなく、組織を維持するための現実的な選択肢になりつつあるのです。
総務省の調査でも、AI導入の最大の動機として現場の担当課からの要望が挙げられており、業務負荷の限界を感じている職員が少なくないことがうかがえます。都道府県や指定都市ではすでに大半の団体が生成AIを導入済みである一方、町村部ではまだ三割程度にとどまるなど、団体の規模による差も見られます。人口規模の小さい自治体では専門人材の確保が難しいため、近隣自治体との共同導入によってコストや知見を分担する動きも広がっており、規模を問わず取り組みやすい環境が整いつつあります。
デジタル庁のガイドライン整備と政府の後押し
政府全体としても、生成AI活用を後押しする動きが強まっています。デジタル庁は行政の進化と革新のための生成AIの調達や利活用に関するガイドラインを公表し、内部管理系業務などリスクの低い分野については積極的に実装を進める方針を示しました。政府共通の生成AI利用環境の整備も進められており、各府省庁への展開が予定されています。
このように国レベルでルールとインフラの両方が整いつつあることで、これまでAI活用に踏み切れなかった自治体でも導入を検討しやすい環境が整ってきました。ガイドラインには、生成AIシステムを調達する際の評価観点や、契約時に取り決めておくべき事項を整理したチェックシートも示されています。データの取扱いをどのように管理するか、情報セキュリティインシデントが発生した際の対応義務をどう定めるかなど、契約担当者が事業者との契約条件を検討するうえでも参考になる内容が含まれています。国の取り組みを把握しておくことは、自庁の利用ガイドラインを整備する際の土台にもなります。
契約事務でAI導入がおすすめな分野
仕様書・見積依頼文書の作成支援
契約事務は、法令や規則に基づいて書類を作成し、決裁を経て進める仕事です。仕様書の作成や見積依頼文書、契約書の下書きなど、毎回ゼロから作成するには時間がかかる文書が数多く存在します。生成AIに過去の文例や必要な条件を伝えることで、たたき台となる文書を短時間で作成できるようになります。
実際に法務分野では、契約書の作成作業が数時間から十分程度にまで短縮された事例も報告されています。もちろん官公庁の契約は会計法令に基づく厳格な手続きが求められるため、AIが作成した文案をそのまま使うのではなく、契約担当者が内容を確認し、根拠となる法令と照らし合わせて修正する運用が前提になります。それでも、白紙から作成する負担を大きく減らせる点は魅力です。
契約書チェック・法令根拠の確認業務
契約担当者にとって悩ましいのが、案件ごとに適用される法令や規則を確認しながら手続きを進める作業です。予算決算及び会計令や地方自治法施行令など、関係する条文は多岐にわたり、随意契約や指名競争入札が可能な金額の基準なども定期的に改正されます。
生成AIに条例や規則集、マニュアルを読み込ませておけば、条文を検索する時間を大幅に短縮できます。ある行政機関の実証実験では、法令やマニュアルを参照させたAIによって、根拠資料を探す時間がおよそ四分の一削減できたという結果も出ています。契約担当者が最終判断を行うことに変わりはありませんが、調べものにかかる時間を圧縮できることは、日々の業務負担の軽減に直結します。
特に契約担当者になったばかりの職員にとっては、一般競争入札と指名競争入札の違いや、随意契約が認められる上限額など、覚えるべき知識が数多くあります。過去の決裁文書や先輩職員が作成した文例をAIに参照させておけば、似たような案件を扱う際に確認すべきポイントを素早く洗い出すことができ、初任者の業務習熟を助けるツールとしても活用できます。ただし、AIの回答をそのまま信じるのではなく、最終的には根拠となる条文を職員自身の目で確認するという姿勢を崩さないことが、公平性と公正性が求められる契約事務では欠かせません。
会計・経理業務でAI導入がおすすめな分野
請求書処理とAI-OCRによる支払事務の効率化
会計担当者の業務の中でも、請求書に基づく支払処理は件数が多く、繰り返し発生する定型業務の代表例です。紙の請求書や納品書を一件ずつ確認して入力する作業は、時間がかかるうえに転記ミスも起こりやすい業務でした。
AI-OCRを活用すれば、請求書をスキャンするだけで取引先名や金額、支払期日などを自動で読み取り、会計システムへ連携できます。政府契約の支払遅延防止等に関する法律では、検収完了後の支払期限が定められているため、支払漏れや遅延を防ぐという観点からも、請求書処理の自動化は効果の高い分野といえるでしょう。
予算執行状況の分析と異常検知
単年度会計を原則とする官公庁では、会計年度所属区分の判断や予算の執行状況の把握が欠かせません。年度末が近づくと、旧年度予算と新年度予算のどちらで処理すべきかを一件ごとに確認する作業も発生します。
AIにこれまでの支出データや契約情報を学習させることで、執行状況を継続的に分析し、想定外の支出や処理ミスの兆候を早期に検知できるようになります。異常なデータや金額の乖離を自動でアラートする仕組みを取り入れれば、担当者がすべての伝票を細かく確認する負担を減らしつつ、会計処理の正確性を高めることができます。エビデンスに基づく政策立案の観点からも、蓄積されたデータをAIで分析し、政策担当者へフィードバックする取り組みが注目されています。
会計年度所属区分の判断は、期間で区分するものと検収日で区分するものとで扱いが異なるため、年度末になるたびに問い合わせが集中しやすい分野でもあります。よくある質問とその根拠条文をAIに整理させておけば、庁内からの問い合わせに対して一次回答を用意でき、会計担当者が一件ずつ同じ説明を繰り返す手間を減らせます。あわせて、水位予測など防災分野でのAI活用のように、蓄積したデータをもとに将来を予測する取り組みも各地で進んでおり、会計分野でも資金繰りや予算超過のリスクを事前に把握する使い方へと広がっていく可能性があります。
住民対応・窓口業務でAI導入がおすすめな分野
24時間対応のAIチャットボットによる問い合わせ対応
住民から寄せられる問い合わせは、ごみ出しのルールや各種手当の申請方法など、内容が定型化しているものが少なくありません。こうした問い合わせにAIチャットボットで一次対応することで、開庁時間外でも住民が必要な情報にたどり着けるようになります。
実際に、粗大ごみの予約対応や福祉相談の窓口案内などにチャットボットを導入し、高い自己解決率を達成している自治体もあります。共働き世帯や遠方に住む住民にとっては、時間を気にせず相談できる点が大きなメリットです。職員側も、定型的な問い合わせ対応にかかっていた時間を、複雑な相談や対面でのきめ細かい対応に振り向けられるようになります。
チャットボットは多言語対応が可能なものも多く、訪日外国人や外国籍の住民からの問い合わせにも対応しやすくなる点も見逃せません。自庁のホームページに掲載している制度情報を情報源としてAIに読み込ませ、正答率を確認したうえで公開するといった進め方をとれば、誤った情報を案内してしまうリスクを抑えながら運用を始められます。まずは特定の分野に絞って試験運用を行い、住民からの反応や自己解決率を確認しながら対象範囲を広げていく段階的な進め方が、多くの先行自治体で採用されています。
議事録・会議録の自動作成
会議や打ち合わせの議事録作成も、AI活用の効果が出やすい分野です。録音データをAIに読み込ませることで、発言内容の要約や決定事項、担当者の抽出まで自動で行えるようになります。
ある町では、議事録作成にかかっていた時間を四分の一程度まで短縮できたという報告もあります。議事録以外にも、通知文書の下書き作成や広報文の校正など、文章に関わる業務全般でAIの支援を受けられる場面は多く、庶務や広報を担当する職員にとっても身近な活用分野です。
議事録作成は、専門的な知識がなくても効果を実感しやすいことから、AI活用の入り口として選ばれることが多い分野でもあります。録音データをアップロードするだけで下書きができあがるため、まずは負担の大きい会議から試してみて、職員が実際の効果を体感したうえで他の業務へ活用を広げていくという進め方がしやすいのも特徴です。決定事項や担当者を自動で抽出できれば、会議終了後の情報共有もスムーズになり、フォローアップの漏れを防ぐことにもつながります。
官公庁がAI導入を成功させるためのポイント
小さく始めるPoCとガイドライン整備
AI導入を進める際は、いきなり全庁的に展開するのではなく、まず特定の業務に絞って実証実験を行い、効果と課題を確認してから範囲を広げる進め方が現実的です。個人情報保護条例との整合性や、機密情報を扱わない範囲での利用ルールなど、事前に整理しておくべき事項も少なくありません。
デジタル庁のガイドラインでは、リスクの低い内部管理系業務から着手し、高リスクな分野については適切なリスク対応を行ったうえで取り組む方針が示されています。契約担当者や会計担当者が業務で使う場合も、まずはリスクの低い定型業務から試し、AIの出力を鵜呑みにせず必ず職員が確認するという運用ルールを組織内で共有しておくことが大切です。
職員研修とリテラシー向上の両輪
AIを導入しても、使う職員がその特性を理解していなければ十分な効果は得られません。生成AIは事実と異なる内容を出力することがあるため、AIの回答を最終的な正解として扱うのではなく、調査や作業の近道として活用するという意識づけが重要です。
そのためには、無料で使える範囲からAIに触れてもらい、検索や文書作成の補助として試してもらいながら、少しずつ組織全体のリテラシーを底上げしていく取り組みが効果的です。契約実務や会計実務のように専門知識が求められる分野ほど、基礎知識を身につけたうえでAIを使うことで、確認すべきポイントを見極めやすくなります。人がやらなくてもよい作業はAIに任せ、職員は住民サービスの向上や政策立案といった本来の業務に集中する、という役割分担を意識しながら導入を進めていくことをおすすめします。
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