変更契約で予定価格調書作成基準額を超える場合の対応と作成のタイミング

官公庁の契約実務において、当初の契約金額が予定価格調書の作成基準額未満で作成を省略した場合でも、その後の変更契約によって基準額を超えることになった場合は、予定価格調書の作成が必要です。

変更契約を締結する前に、増額後の合計価格の妥当性を判断するために作成しなければなりません。

本記事では、予定価格調書を作成するタイミングや、そもそも増額を伴う変更契約が認められる条件について詳しく解説します。

変更契約で基準額を超える場合の予定価格調書の要否

当初契約で作成を省略した場合の対応

官公庁の契約では、少額な契約の場合（100万円など、組織によって異なります。）に予定価格調書の作成を省略することができます。しかし当初の契約で作成を省略していても、仕様変更などによって契約金額が増額となり、最終的な金額が作成基準額を超えることになった場合は注意が必要です。このような増額の変更契約を行う際には、改めて予定価格調書を作成しなければなりません。金額が基準額を超える以上、契約価格の妥当性を証明する書面が必要になるからです。

予定価格調書を作成するタイミングと日付

予定価格調書を作成するタイミングは、変更契約を締結する前になります。増額後の合計価格が適正であるかどうかを判断し、組織としての意思決定を行うために作成します。そのため調書の作成日付は、変更契約を締結する年月日の直前、あるいは同日になることが一般的です。過去に遡って作成するようなことはせず、変更契約に向けた手続きの一環として、事実に即した正しい日付で書類を整えることが求められます。

増額の変更契約が認められる条件とは

やむを得ない事情による変更のみ可能

官公庁の契約において、契約金額を増額するような変更契約は、原則として厳しく制限されています。増額が認められるのは、契約の相手方に責任がなく、かつ官公庁側に予算の余裕があるという前提を満たした上で、やむを得ない事情がある場合のみです。当初の仕様書に記載漏れがあった場合など、発注者側の都合によるもの以外では、不可抗力といえるような極めて限定的な状況でしか契約金額の増額は認められません。

自然災害や価格高騰などの具体例

やむを得ない事情として認められる不可抗力の具体例には、台風や大雪などの自然災害が挙げられます。これらによって追加の費用が必要になるなど、相手方の努力ではどうにもならない事情が必要です。また原油など輸入価格の急騰といった、世界情勢による予測不能な事態も該当します。このような客観的な事実が存在し、誰が見ても契約変更が妥当であると判断できる根拠資料（報道記事など）が揃って初めて、増額の変更契約が可能となります。