少額随意契約における見積もり合わせで、複数社から同額の見積書が提出された場合の対応について解説します。
結論から申し上げますと、同額を提示した会社へ連絡し、再度値引きが可能かを確認して2回目の見積書を提出してもらうのが最も適切な対応です。
競争入札とは異なり、随意契約において同額の場合に必ずくじ引きをしなければならないという法的制限はありません。くじ引きのために当事者を集めるのは日程調整の手間がかかり、迅速な契約を目的とする少額随意契約の趣旨に反します。そのため、再見積もりを依頼して価格差で決定する方が効率的であり、実務上もトラブルを避けやすくなります。
随意契約で見積書が同額になった場合の適切な対応
再見積もりの依頼が最も効率的
少額随意契約の見積もり合わせを実施した際に、複数の会社から全く同じ金額の見積書が提出されることがあります。契約金額が小さく値引き幅が少ない製品では、見積もり合わせが同額になるケースが比較的多く見受けられます。このような場合、最も効率的で適切な対応は、同額の見積書を提出した会社へ個別に連絡を取り、さらに値引きが可能かどうかを検討してもらうことです。そして再度見積書を提出してもらい、その金額で比較して契約の相手方を決定します。随意契約は迅速な手続きを目指すものであり、再見積もりで価格差をつけることが実務上も理にかなっています。
再見積もりを依頼する際の具体的な手順
再見積もりを依頼する際は、他社の会社名を絶対に秘密にしなければなりません。ライバル会社を教えてしまうと、談合などの不正を招くリスクが発生するからです。連絡手段としては、微妙なニュアンスを伝えるためにメールよりも電話が適しています。電話で他社からも同額の見積書があったことを伝え、再度値引きが可能か相談します。その際にもし再び同額になった場合は、官公庁側でくじ引きを行い契約の相手方を決定することをあらかじめ伝えておくことが大切です。
競争入札におけるくじ引きとの違い
競争入札でのくじ引きの法的義務
随意契約における対応を理解するためには、競争入札での対応との違いを知っておくことが役立ちます。一般競争入札や指名競争入札といった競争入札において、開札の結果として予定価格の範囲内で同額の入札があった場合は、必ずくじ引きで落札者を決定しなければなりません。これは予算決算及び会計令第83条などの会計法令によって義務付けられている手続きです。適正価格である予定価格以内であれば、不当に利益を削ぐような過度な競争を避けるために再度入札を行うことは禁止されており、くじ引きをしないと法令違反となります。
予算決算及び会計令
第八十三条 落札となるべき同価の入札をした者が二人以上あるときは、契約担当官等は、直ちに、当該入札者にくじを引かせて落札者を定めなければならない。
地方自治法施行令
第百六十七条の九 普通地方公共団体の長は、落札となるべき同価の入札をした者が二人以上あるときは、直ちに、当該入札者にくじを引かせて落札者を定めなければならない。（略）
随意契約でくじ引きを避けるべき理由
一方で少額随意契約には、競争入札のように同価の場合に必ずくじ引きで決定しなければならないという法的な制限は設けられていません。もちろん見積もり合わせの結果としてくじ引きを行うことも可能ですが、不公平感がないように当事者に集まってもらう必要があります。しかし関係者全員が集まるための日程調整は大変であり、迅速に契約の相手方を決定して業務を効率化するという少額随意契約の趣旨から外れてしまいます。そのため、くじ引きを実施するよりも、2回目の見積書を提出してもらう方がはるかに効率的で現実的な対応と言えます。
再見積もりでも同額になった場合の最終対応
辞退の記録を残すことの重要性
再見積もりを依頼しても、同額を提示した会社のいずれもがこれ以上の値引きはできないと回答する場合があります。そのような場合は、2回目の見積書提出を辞退した旨をしっかりと記録しておくことが重要です。また再見積もり辞退の連絡を受けたときに、同額の場合は、官公庁側でくじ引きで決定することも伝えます。
そして電話で辞退の申し出があった場合は担当者名と日付を記録し、メールを使用している場合は「これ以上の値引きは困難なため、見積書提出は辞退します」と記載して返信してもらいます。手続きの透明性を保ち、後から疑義を抱かれないようにするためにも、事実を客観的な記録として残しておくことが会計実務において不可欠です。
最終手段としてのくじ引きの実施方法
再見積もりを依頼しても、結果的に2回目の見積金額が再び同額になってしまうケースも稀に存在します。そのような場合には、事前に伝えていた通り、最終手段としてくじ引きで契約の相手方を決定することになります。くじ引きの実施方法については具体的な規定はありませんが、あみだくじのような紙に残る形で決めるのが一般的です。あみだくじを使用する場合は、入札事務とは関係のない他の係の職員に横線をランダムに入れてもらい、複数の職員に立ち合いしてもらい、公平に選ぶことで手続きの公正さを担保します。
官公庁側のみで行うくじ引きは、必ず、複数の職員で実施します。契約担当者ひとりで実施すると、癒着などの不正を疑われることになります。
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