官公庁の契約手続きにおいて、予定価格を作成する本来の責任者は、支出負担行為担当官や契約担当官などの契約担当官等です。しかし、実際の業務では内部規則に基づき、補助者である契約実務担当者が作成の事務処理を行います。
また金額の小さい少額随意契約などでは、事務の簡素化を目的として予定価格調書の作成を省略できます。調書の作成を省略した場合でも、契約締結時や代金支払時などのいずれかの段階で書類決裁を行います。その後、契約担当官等の承認を得ていれば手続きとして問題ありません。
予定価格調書の作成を省略したときは、契約金額を予定価格とみなして判断します。この記事では、これらの疑問について詳しく解説します。
予定価格の作成責任者と実務担当者の役割
予定価格を作成する本来の責任者は、支出負担行為担当官や契約担当官などです。各組織の局長や部長、課長などの責任ある立場の人が官職指定によって（組織の長から委任されて）その役割を担っています。法令上、予定価格を決定する権限はこれらの契約担当官等にあります。しかし実際の現場では、責任者である契約担当官等が自ら書類を作成することはありません。組織の内部規則や事務分掌規則などに基づき、部下に対して事務の一部を処理することを命じています。そのため、契約実務担当者（係員）が実際の予定価格を作成することになります。
契約実務担当者は、上司である契約担当官等から事務処理を命じられた補助者という立場です。予算執行職員等の責任に関する法律に基づき、補助者として実務を遂行しています。したがって、契約実務担当者が予定価格の作成事務を行っても、組織のルールに従っている限り何ら問題はありません。権限を持つ責任者の指示の下で、適正に事務手続きを進めることが求められます。
少額随意契約における調書作成の省略
契約金額の小さい少額随意契約などは、業務の効率化を目的に設けられた制度です。一定の金額以下（100万円など、各組織で基準を定めている。）の契約については、予定価格調書の作成を省略することが運用通知により認められています。このような場合、通常は予定価格を記載した書面の作成そのものを行いません。調書の作成を省略できるのに、あえて書面で予定価格を定めることは、業務効率化の目的に反することになります。そのため、少額随意契約においては予定価格を記載した書面をあえて作成しないのが一般的です。
予定価格の書面作成を省略したときは、結果として決定された契約金額が予定価格であると判断されます。このような取り扱いは、日々の膨大な契約事務を迅速に処理するために必要不可欠なものです。予定価格調書を作成しなくても、契約手続きの適正性が損なわれるわけではありません。効率的な業務運営のために、認められた省略規定は積極的に活用することが求められます。
予定価格の決定にかかる決裁のタイミング
予定価格調書の作成を省略した場合、予定価格の決定にかかる決裁をいつ行うべきか悩むことがあるかもしれません。少額随意契約については、契約手続きの進行に合わせて適切な段階で書類決裁を行えば問題ありません。決裁の手続きやタイミングは各組織の内部規則によって異なります。一般的な実務としては、見積もり合わせを実施する前、契約の相手方を決定し契約を締結する時や、契約代金を支払う時などに書類決裁を行います。その決裁手続きの中で、契約担当官等の承認を得ることになります。
つまり、独立した予定価格の決裁を事前に行わなくても、契約手続きの決裁の過程で承認を受けていれば、予定価格の決定もなされたとみなされます。重要なのは、組織の規定に従って最終的に責任者の承認を得ていることです。どの段階であっても、契約担当官等の決裁を受けていれば手続きとしての要件は満たされています。日々の業務においては、各組織のルールに沿って適切なタイミングで決裁を受けるようにしてください。
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