役務契約の予定価格積算における諸経費率の根拠と参考見積書の扱い方

官公庁の契約実務において役務契約の予定価格を積算する際、諸経費率の設定は多くの担当者が悩むポイントです。諸経費率を10％や15％とする場合、決裁の過程でその数値の根拠を求められることが少なくありません。

本記事では、役務契約の予定価格積算における諸経費率の妥当な根拠の作り方や、複数社から参考見積書を取り寄せた際の諸経費項目の扱い方について詳しく解説します。省庁からの公表データの有無や、他施設の実績照会に関する疑問にもお答えしますので、日々の契約実務にお役立てください。

役務契約における諸経費率の考え方と根拠の作り方

諸経費率に法令や省庁の公表データは存在するのか

役務契約の予定価格を積算するにあたり、諸経費率を定めた法令や省庁からの統一的な公表データは存在しません。清掃や警備などの役務契約は、現場によって作業内容や条件が大きく異なるため、統一的な基準を設けることが困難だからです。

そのため一律に特定のパーセンテージが常に正しいと証明できる公式な資料はありません。契約金額が高くなれば諸経費率は低くなる傾向があり、契約金額と諸経費は反比例の関係にあります。理想としては各官公庁が自組織の過去の膨大な契約実績を基にして、契約内容や金額ごとの独自の諸経費率基準を作成しておくことです。

予定価格における諸経費率の根拠とは

予定価格を算出する際の諸経費率には根拠が必要です。根拠がないと説明できない予定価格になってしまい、予定価格全体が適正とは言えなくなってしまいます。しかしこの場合の根拠というのは、その数値が絶対的に正当なのかまで深く考える必要はありません。

担当者として妥当と判断した数値を用い、その数値を採用した経緯がわかれば十分です。諸経費の定義自体があいまいであり、会社によってまた契約内容によって範囲が変わります。そのため絶対的な正解を求めるのではなく、客観的な資料に基づいて算出したという事実を示すことが重要になります。

参考見積書から最安値の諸経費率を採用する

諸経費の根拠として最もよく用いられるのが、専門会社から提出してもらった参考見積書です。一般的に諸経費の主要部分は会社の利益を意味します。実際の会社の利益は損益計算書で確認できますが、個々の契約ごとの諸経費率までは算出できません。

そこで複数の販売会社や専門会社から参考見積書を取り寄せ、それらを比較検討します。そして提出された複数の参考見積書の中から、最も率の低い諸経費率を採用します。利益とみなされる諸経費部分は、率が小さいものを採用することで、経済性を確保した適正な予定価格の根拠とすることができます。

複数社から参考見積書を徴取した際の注意点

会社ごとの諸経費項目の差は考慮しない

複数の会社に参考見積書の提出を依頼した場合、会社ごとに法定福利費や福利厚生費など、諸経費として算出する項目に差が出ることがあります。しかし予定価格を積算する際には、個々の項目や中身の差までは考慮しません。

依頼する際に明確に諸経費の項目を指定する必要もなく、各社が提示した諸経費率という結果の数値を比較し、最も低いものを採用するだけで問題ありません。諸経費の積算項目を細かく分析して調整することは、かえって担当者の恣意的な判断が入り込む余地を生むため、単純に率の比較を行うのが安全です。

他官公庁の契約実績を採用しない理由

諸経費率の根拠を作るために、他の官公庁へ実績を照会することはあまりおすすめできません。他官公庁の契約実績に基づく諸経費率は、金額を調整している可能性が高いためです。

実際の契約手続きでは、値引き分を諸経費から控除して帳尻を合わせていることが多く、表面上の諸経費率が実態を表していないことがあります。そのため他官公庁の実績をそのまま自組織の予定価格の根拠として採用すると、実勢価格と乖離してしまう恐れがあります。直近の取引価格を反映した参考見積書を使用する方が、より適正な根拠となります。