官公庁の契約事務において、見積もり合わせを行おうとしても複数社の見積書が揃わないケースは少なくありません。特殊な製品の部品購入などで、5社に依頼しても、1社からしか見積書が提出されなかった場合、どのように手続きを進めればよいか迷う担当者は多いでしょう。
この記事では、見積書が1社しか得られなかった場合の辞退届の必要性や、少額随意契約で処理するための条件、競争性のない随意契約や一般競争入札への移行について、具体的な対処法を解説します。
見積もり合わせで1社しか見積書が取れない場合の対応
少額随意契約の範囲内であれば1社でも可能
官公庁の契約事務において、契約予定金額が少額随意契約の認められている範囲内であれば、複数社に見積書を依頼した結果として1社からしか提出されなくても手続きを進めることができます。少額随意契約は、業務の効率化を目的として定められた制度です。なるべく複数の者（3社）から見積書を取ることが求められますが、特殊な部品などで他社が取り扱っていない場合、結果的に1社のみの見積書になっても問題ありません。
辞退届は不要で聞き取りメモを残す
見積書を提出できないと断られた場合、その会社からわざわざ辞退届を提出してもらう必要はありません。相手先の会社名、応対した担当者名、聞き取った内容、そして聞き取りを行った日時を正確にメモとして残しておくことで十分な証拠となります。他社の見積書が取れなかった客観的な理由を記録しておくことで、適正に複数社へ依頼した実績が証明され、1社のみの見積書でも少額随意契約としての処理が可能になります。
特殊な製品の部品で1社しか契約できない場合
競争性のない随意契約への移行を検討する
複数社に聞き取りを行った結果、見積書を提出できない理由が特殊な仕様によるものであり、事実上その1社としか契約できないことが明白になることがあります。メーカーの系列店や特定の代理店でないと特殊な部品を扱っていないことはよくあるケースです。このような状況が確認できた場合は、少額随意契約ではなく、競争性のない随意契約として処理することも可能です。特定の1社しか履行できないことが客観的に判断できる状況に該当します。
選定理由書の作成が必要
競争性のない随意契約を締結する場合には、なぜその会社としか契約できないのかを説明する業者選定理由書を作成する必要があります。他の会社が辞退した理由や、特殊な部品の流通経路などの聞き取り結果をまとめることになります。業者選定理由書によって、競争が不可能であるという客観的な根拠を示すことができれば、適正な契約手続きとして認められます。他社が見積書の提出を断った経緯も重要な判断材料となります。
少額随意契約の限度額を超える高額な契約の場合
一般競争入札を実施する
もし購入を予定している特殊な物品が非常に高額で、少額随意契約の対象となる限度額を超えている場合には、競争性のない随意契約として、そのまま手続きを進めることはできません。この場合は、原則に従って一般競争入札を実施する必要があります。高額な契約においては、広く参加を呼びかけることで透明性を確保しなければならないため、入札公告を十分な期間公開して入札手続きを進めることになります。
１社しか取り扱うことができないという証明を、一般競争入札で行うことになります。２回目からは１社入札を根拠にして「競争性がない」随意契約として処理します。
1社入札でも適正な手続きであれば有効
一般競争入札を実施した結果、やはり特殊な部品であるために1社しか入札に参加しなかったとしても、それは問題ありません。十分な期間（2週間以上）にわたって入札公告を公開し、誰もが参加できる機会を確保した結果としての1社入札であれば、競争性は担保されたとみなされます。適正な手続きを踏んでいれば、そのまま開札して契約へと進めることが可能です。競争の機会が確保されていることが最も重要となります。
例えば、入札前に5社くらいへ聞き取り調査した結果、1社だけが契約できることが判明し、実際に一般競争入札を実施しても1社だけであれば、十分に「競争性がない」と判断できます。
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