年末調整は、なかなか書類が揃いません。給与担当者にとって年に一度の悩みの種です。書類さえ早く提出してくれれば効率的に年末調整できます。年末調整の書類が集まらないと、給与計算もできずに板挟みになります。効率的に書類を集める依頼方法です。
年末調整の書類が集まらない悩み
給与事務を担当していると、毎年12月に年末調整を行います。所得税を確定させる重要な手続きですが、年一回のために処理方法を忘れてしまったり、所得税法の改正が変わったりして、最初から勉強しなくれはならずかなり大変です。
年末調整は、その年の最後の給与を支払うときに実施します。職場によって支給日が異なりますが、12月初旬には年末調整手続きを終わらせることになります。
所得税は、年収や家族構成を基に金額が決定します。そのため、ひとりひとり所得税が変わります。各人から提出された証明書類を確認しながら年末調整手続きを行います。
通常、提出期限を11月中旬に設定して、年末調整に必要な書類を提出してもらいます。書類の提出依頼は、2週間ほど前に一斉メールで行います。しかし給与事務経験者以外には年末調整の大変さはわからないので、面倒な書類手続きと感じる人が多いです。年末調整の書類は、つい提出するのを忘れてしまう優先度の低いものになってしまうのです。
年末調整が面倒と思ってしまう原因は、複雑すぎるからです。扶養控除等申告書などがわかりづらいのです。専門用語が多くて、説明文の文字が小さくて、何が書いてあるのかわからないです。わかりづらい書類は、面倒な書類になってしまいます。
さらに生命保険料控除などの証明書類も面倒と感じる原因です。１ヵ月ほど前の10月に自宅へ郵送されているので、家の中を探さなくてはいけません。年に一度の書類なので、どこに置いたか忘れてしまうのです。
書き方もわからない、証明書類もどこにあるかわからない、という状況になり面倒と感じることになります。年末調整は、書類提出が億劫になり、つい提出期限に遅れてしまうのです。
給与以外に副業などがあり、自分で確定申告するため、年末調整は必要ないと思ってる人さえいます。扶養控除等申告書の提出は義務なので年末調整は必要です。
一方、毎月の給与を支払うときは、振込用のデータを銀行へ提出しなくてはなりません。全員分のデータをまとめて銀行へ提出します。ひとりだけデータが完成してなければ物理的に提出できません。つまり誰かの年末調整書類の提出が遅れると、給与の支払処理全体がストップしてしまうのです。そのため年末調整の書類が提出されていない人に対して、すぐに提出するよう催促するわけです。しかし、面倒な書類のために協力してくれないことが多いのです。
給与の支払いは処理期限が決まっています。銀行に対して4営業日前までに振込データを提出しなければ、全員分の給与が支払われなくなってしまいます。給与の支払いが止まってしまえば、それこそ大きなトラブルになります。ローンの返済ができなくなり、生活に支障が出ることもあります。
給与の支払い期限が決まっているのに、年末調整の書類が集まらない。
給与担当者は、板挟み状態の中で、やきもきしながら年末調整することになります。
どのように説明すれば、年末調整の書類を重要だと理解し、すぐに提出してくれるのか、毎回悩むことになります。
年末調整しないと、どうなる？
所得税を納めることは、憲法で定められている国民の義務です。故意に所得税を払わなければ、罰せられることになります。
憲法
第三十条 国民は、法律の定めるところにより、納税の義務を負ふ。
所得税を支払うためには、原則として本人からの確定申告が必要です。しかし会社員の場合は、本人が確定申告する代わりに、職場の給与担当者が年末調整してくれます。会社員など多くの人は、年末調整を行うことで、確定申告が免除されているわけです。
では面倒だからという理由で、年末調整の書類を提出しなかったらどうなるでしょうか？
もちろん自分で確定申告するのであれば、所得税をきちんと確定させることができるので問題ありません。しかし確定申告もせず、年末調整の書類も提出しない、このような場合どうなるのでしょう。
実は、かなり不利な状況に陥ります。
主に2つのデメリットになります。ひとつは実際に損することになります。ふたつめは、税金や社会保険に関する貴重な情報を得られなくなります。
年末調整を忘れると数万円損する
最初のデメリットです。年末調整しないと、多くの場合、損することになります。
毎月の給与から天引きされている所得税は、多めに取られていることが多く、さらに年末調整のデータが住民税にも連動しているからです。年末調整を行うことで、所得税と住民税、２つの税金の基礎データになります。
年末調整によって所得税を確定すると、所得税の還付を受ける人が多いです。これは年末調整を行うことで課税所得を圧縮できるからです。生命保険料控除や住宅ローン控除などの各種控除によって課税所得を少なくできれば、所得税と住民税の両方を節約できます。
年末調整の結果は、税務署だけでなく市区町村へもデータが通知されます。給与支払報告書を市区町村あてに提出することが義務付けられています。下記に根拠法令を記載してます。所得金額だけでなく扶養家族や生命保険料の金額など、住民税の課税所得を控除するためのデータが通知されます。つまり所得税と住民税はデータが連携しています。
もし、年末調整を面倒と感じ、課税所得を控除するための申告をサボってしまうと、所得税と住民税、二つの税金が多く取られることになってしまいます。
次のデメリットとして、給与事務担当者に嫌われます。
好き嫌いは、仕事には関係ないと思っていると、とんでもなく甘いです。年末調整などの給与事務に協力しない人に対しては、給与担当者としても、当然ながら積極的に協力しません。仕事上の最低限のことしか対応しません。
もし年末調整に協力しない人から何か依頼されたとしても、後回しにします。なぜなら年末調整に協力してくれている人の依頼を優先するからす。また、給与に関係する重要な情報、不利にならないための各種の情報も受けられなくなるでしょう。この傾向は、職場の人数が多いほど顕著になります。見た目には誰にもわからない部分なのでダメージも大きいです。
2020年11月現在、税金だけでなく、社会保険などの手続きも相当複雑です。法令だけでなく職場内の人事給与規則も複雑です。実際に給与事務を担当している人でないと、正確に判断することはできません。何か困ったときのアドバイスを受けられなくなります。
給与担当者の依頼に対しては、誠実に協力しないとかなり痛い状況に陥ります。給与関係は、自分の仕事よりも最優先と位置づける方が良いです。
年末調整の書類を提出しない人への説明方法
年末調整の書類を期限までに提出しない人は、面倒くさい、あるいは、もっと大事な仕事があると思っています。年末調整をないがしろにすれば、所得税と住民税で損することになり、なおかつ給与担当者からも嫌われるというデメリットを理解していないのです。
年末調整の重要性を理解し、自分の中で優先度を高くしていれば、必ず提出期限までに書類が集まるずです。
年末調整の書類を提出するよう催促する場合のポイントは次のとおりです。
年末調整の書類を催促するときのポイント
デメリットを強調する。
人間は本能的に、得をすることよりも、損をしないリスクを避ける方を優先します。
年末調整の書類を提出すれば、所得税が還付され得ですよと説明するよりも、年末調整の書類を提出しないと、かなり損してしまいます。自分で確定申告するのは大変ですよの方が効果的です。
年末調整しないと損してしまうことをアピールします。
実際に、どのぐらい損をするの？と聞かれるでしょう。その時は、年末調整書類を実際に確認しないとわかりません、と答えましょう。あるいは、金額の多い人なら5万円くらい、ハワイ旅行くらいですと答えましょう。
また、職場で年末調整しないと、後で自分で確定申告することになります、かなり大変ですよと説明しましょう。実際には、確定申告は簡単です。税務署へ行けば親切に教えてくれますし。
年末調整関係の根拠法令
年末調整が義務になっているという根拠法令です。個人ではなく、給与の支払者の義務として明文化されています。
所得税法
第百九十条
給与所得者の扶養控除等申告書を提出した居住者で、（略）給与等の金額が二千万円以下であるものに対し、その提出の際に経由した給与等の支払者がその年最後に給与等の支払をする場合（略）において、（略）税額に比し過不足があるときは、（略）翌月十日までに国に納付しなければならない。
扶養控除等申告書の提出自体は、法律で義務になっています。通常、年末調整のときに（翌年分を）提出します。新規採用のときは採用時に提出してもらいます。
所得税法
第百九十四条
国内において給与等の支払を受ける居住者は、（・・扶養控除等申告書を、給与の支払者を経由して）所轄税務署長に提出しなければならない。
住民税の計算に必要なデータを通知する根拠法令です。
地方税法
第三百十七条の六
1月1日現在において給与の支払をする者（略）は、同月31日までに、（略）前年中の給与所得の金額その他必要な事項を（略）同月1日現在における住所所在の市町村別に作成された給与支払報告書に記載し、これを当該市町村の長に提出しなければならない。
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