コメントありがとうございます。

キャッシュレス決済の端末が、「特定の機種に限定される」理由が明確であれば、機種選定理由書を作成して、一般競争入札を実施することになるかと思います。

この場合、他の機種にない性能（サービス）が、「貴組織に必要」という部分がポイントになります。次のように検討するのが良いと思います。

〇　必要とする性能（サービス）について、ライバル会社など他メーカーの取り扱い店からヒアリングし、「他社では対応できない」ことを明確にしておく。

〇　なぜ、その性能が必要になるのか、具体的に理由書へ明記しておく。必要だと判断する場合には、上層部（決裁者）も全員同意見でなければなりません。上司たちへも事前相談が必要です。もし上司のうち、誰かが「他社の製品でもいいんじゃないの？」と疑問を持つようなら機種選定できません。

機種選定しても、対応できる会社が複数あり、一般競争入札できる状況なら問題ないです。実際に入札へ参加するかは関係なく、取り扱いできる会社が複数あることを電話などで確認しておきましょう。（入札した結果、１社入札になっても問題ありません。）

入札できずに「競争性がない随意契約」とするときは、「他社が対応できない」という、客観的な資料まで準備する必要がありますが、入札できる状況であればそこまで必要ありません。

なお、長期継続契約は、単年度予算の例外になりますので、（法律や規則などの）根拠が必要です。予算の種類など、予算担当者の判断も必要になります。

以上です。